Herzlich willkommen!
Zwischen Sach- und beziehungsorientierten Kulturen gibt es große Unterschiede, die beim Geschäftsbesuch zu beachten sind.

Herzlich willkommen!

Internationale Verhandlungen sind keine Einbahnstraße: Oft planen potenzielle Geschäftspartner nach der ersten Begegnung auf heimischem Terrain einen Gegenbesuch in Deutschland. Wie Sie Ihren Gästen aus aller Welt einen Top-Aufenthalt bereiten.

Ausländischen Businesspartnern den Aufenthalt in Deutschland so angenehm wie möglich zu gestalten, das ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit. Es erhöht zugleich die Chancen auf eine erfolgreiche Verhandlung. Doch woher weiß ich, was der fremde Besucher braucht oder gar erwartet?

Maria Menzenbach, Internationalisierungsberaterin der interkulturellen Beratungsfirma ICUnet AG, kümmert sich um Organisation und Durchführung von internationalen Reisen, sowohl nach Deutschland als auch ins Ausland. Für sie gibt es jenseits der länderspezifischen Besonderheiten ein grundlegendes Kriterium, das den Umgang mit Besuchern beeinflusst: „Generell unterscheiden wir zwischen beziehungsorientierten und sachorientierten Kulturen“, erklärt sie. „In beziehungsorientierten Kulturen ist das zwischenmenschliche Verhältnis Grundlage der Zusammenarbeit. Nur wenn dieses stimmt, kann man zu sachlichen Fragen übergehen. In sachorientierten Kulturen ist der Ansatz weitaus unemotionaler: Anstelle von Vertrauen stehen Verträge und schriftliche Vereinbarungen im Vordergrund.“

Schon die Vorstellungen von Sinn und Zweck einer solchen Reise liegen oft weit auseinander: Während sich sachorientierte Deutsche vom direkten Gespräch besonders effiziente Verhandlungen versprechen, dient der Besuch in Europa aus beziehungsorientierter Sicht nicht nur der Geschäftsanbahnung, sondern auch dem besseren Kennenlernen: Woher stammt der potenzielle Partner? Wie sieht seine Herkunftskultur aus? Wie verhält er sich „zu Hause“? Logisch, dass dann der Gastfreundschaft eine ganz andere Bedeutung zukommt. 

Der Einstieg zählt

Die erste Begegnung setzt daher den Trend: „In beziehungsorientierten Kulturen wird viel Wert auf Etikette gelegt: Wer empfängt wen – und wie?“, erklärt Maria Menzenbach. Idealerweise wartet ein dem ranghöchsten Teilnehmer entsprechender Angestellter der deutschen Firma auf die Delegation. Für den Weg in die Stadt gilt: Lieber ein wenig dicker auftragen. Bei wichtigen Partnern empfiehlt sich der Einsatz einer komfortabel ausgestatteten Limousine. Wer die Gruppe mit einem Lageplan per E-Mail und mit dem Hinweis auf den Taxistand am Flughafen vertröstet, gibt sich noch vor dem ersten Treffen als Rüpel zu erkennen.

Genauso wichtig ist der angemessene Empfang in der Firma. Die Gastgeber dürfen sich durchaus zu einem kleinen Willkommensbanner hinreißen lassen. Ein förmlicher Rahmen schadet zu Beginn nicht. Er zeigt, dass der Delegationsbesuch auch für den Gastgeber ein wichtiges Ereignis ist. Ein anschließender kurzer Stehempfang mit Info-Mappe und Rundgang durch das Unternehmen bietet die Möglichkeit, gleich ein wenig in die Karten zu schauen.

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