Langsam, aber sicher
Zeigen Sie Ihren Kollegen, welche Vorteile der neue Workflow hat.

Langsam, aber sicher

Assistenzkräfte, die Prozesse digitalisieren möchten, haben es nicht immer einfach, ihr Umfeld zu überzeugen. Doch gründliche Vorbereitung und freundliche Beharrlichkeit lohnen sich: Vier Beispiele, die Mut machen.

Als Schnittstelle in den Unternehmen erleben Assistentinnen den Wandel in Wirtschaft und Technologie hautnah mit. Viele freuen sich über neue Tools, die Austausch, Planung und Aufgabenverteilung erleichtern. Doch nicht alle sind begeistert von den Möglichkeiten. Unwissenheit und Unsicherheit sind oft Grund für Ablehnung.  Manchmal spüren Assistentinnen auch Gegenwind von Chefs und Kollegen, die beispielsweise nicht auf die Arbeit mit Papier verzichten mögen.

„Das hängt nicht nur vom Alter ab, sondern auch von der Persönlichkeit“, schildert Tanja Bögner ihren Eindruck. „Wir werden es noch eine gewisse Zeit mit der Parallelität von Systemen zu tun haben. Manche sind eher der haptische Typ, während andere lieber am Bildschirm lesen und korrigieren. Man kann niemanden dazu überreden, die neue Technik anzuwenden. Jeder muss es ausprobieren, davon überzeugt sein und es gerne tun.“ Für die Vorstandsassistentin, Fachbuchautorin und Trainerin aus Berlin ist entscheidend, dass Assistentinnen aktiv ihre Rolle als „Game Changer“ wahrnehmen, statt sich vor dem Wandel zu fürchten, wie es nach dem aktuellen Edelman Trust Barometer 73 Prozent der Deutschen tun. „Nutzen Sie Ihren guten Draht zu Vorgesetzten und zum Team, um sinnvolle Neuerungen im Sinne der Firma anzustoßen. Bilden Sie sich fort, finden Sie Ihre Nischen, die Sie besetzen können“, appelliert Tanja Bögner an ihre Kolleginnen.

Entscheidungsreife Anfragen

Dazu müssen sich Assistentinnen mit aktuellen Tools auseinandersetzen. Hier helfen Netzwerke: „Denn nicht jedes Tool, das neu auf den Markt erscheint, ist sinnvoll oder eignet sich für jedes Unternehmen. Gerade der Sicherheitsaspekt ist genau zu prüfen“, erklärt Tanja Bögner. Sie ist in der Versicherungsbranche tätig, ein sensibler Bereich, ebenso wie das Bankenwesen, die Luft- und Raumfahrt oder die Medizintechnik. Da ist die Zusammenarbeit mit der IT gefragt, falls es im Haus solche Spezialisten gibt, oder eben eine entsprechende Recherche: „Selbstverständlich mache ich mir als Assistenz im Vorfeld Gedanken, welche Fragen mein Vorgesetzter zu einem neuen Tool oder Prozess haben könnte. Bevor ich ihn konkret anspreche, stelle ich alle wichtigen Informationen und Erfahrungswerte zu einem Tool zusammen und hole eine erste Einschätzung von der IT ein. Meine Vorlage muss im Grunde entscheidungsreif sein.“

Im Rahmen der Prüfung scheiden dann gelegentlich Programme wie OneNote bzw. Apps fürs Smartphone wie Slack, Trello oder Wunderlist aus, die im Marketingbereich, bei Agenturen oder Dienstleistern wie dem Unternehmensnetzwerk Pioneer’s Club in Bielefeld täglich im Einsatz sind. Ein Grund ist, dass sie zwar praktisch, vielseitig und leicht zu bedienen sind, aber aus Sicherheitsgründen nicht dienstlich verwendet werden dürfen.

Tanja Bögner arbeitet mit ihren Kolleginnen über ein gemeinsames Ordner-Archiv zusammen, das ähnlich wie SharePoint ist (ebenfalls Microsoft). Ein praktisches Instrument, um etwa große Gremiensitzungen und Mitgliederversammlungen vorzubereiten, Einladungen zu erstellen, Rahmenprogramme zu planen, die Unterbringung vieler Gäste zu managen. Sie und ihre Kolleginnen arbeiten gemeinsam in einem Ordner, somit kann jede jederzeit Änderungen vornehmen. Anhand des Speicherdatums ist man stets über den aktuellen Stand informiert. Die Chefs können in den Ordnern lesen; vollen Bearbeitungszugriff haben die Assistentinnen. In ihrer Verantwortung liegt es, gemeinsame Regeln für die Ordnerstrukturen, Dateibenennungen etc. zu schaffen, an die sich alle halten sollten. 

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