WORKING SPACE Korrespondenz
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WORKING SPACE Korrespondenz

E-MAIL ALS GESCHÄFTSBRIEF Seit der Neuauflage der DIN 5008 heißt es: Regeln auffrischen. Speziell für die Mail-Korrespondenz haben wir in diesem Beitrag noch einmal alle Regeln zusammengefasst.

Die DIN 5008 gibt Empfehlungen, damit Sie Ihre Korrespondenz und Schriftstücke lesefreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten können. Diese Norm legt nicht fest, was zu schreiben ist, sondern wie. Dieses „Wie“ hilft Ihnen dabei, für ein einheitliches Erscheinungsbild der schriftlichen Kommunikation in Ihrer Abteilung – besser noch in Ihrem gesamten Unternehmen – zu sorgen, und stärkt somit die Corporate Identity Ihrer Firma.

In der neuesten Fassung der DIN 5008 aus dem Jahr 2020 gibt es spezielle Empfehlungen für die Korrespondenz per E-Mail. Dabei beziehen sich die Empfehlungen auf E-Mails als Geschäftsbriefersatz, nicht auf rein firmeninterne E-Mails.

1. Zeilenabstand

Der Zeilenabstand ist, wie im Geschäftsbrief, auch bei E-Mails einzeilig.

2. Anschrift

Es soll eine eindeutige E-Mail-Adresse verwendet werden. Also empfiehlt die DIN, statt „info@firmenname.de“ beispielsweise einen konkreten Empfänger anzusprechen (vorname.name@firmenname.de).

3. „Cc“ und „Bcc“

Sollen Personen nur über den Inhalt der E-Mail informiert werden, werden sie in das Feld „Cc“ eingetragen. Sollen die Personen für den restlichen Verteiler nicht sichtbar sein, nutzen Sie das Feld „Bcc“.

4. Anrede

Eine Anrede ist fester Bestandteil einer E-Mail. Sie wird, wie im Geschäftsbrief, mit einer Leerzeile vom weiteren Text abgesetzt.

5. Betreff

Der Betreff wird stichwortartig ausgefüllt. Achten Sie in der Korrespondenz mit dem Ausland darauf, dass Sie Umlaute, ä, ö und ü, und auch ß vermeiden.

6. Bezugszeichen

Das Bezugszeichen und auch andere Angaben können nach der DIN 5008 nun am Anfang des Textes in der E-Mail platziert und mit zwei Leerzeilen Abstand von der Anrede eingefügt werden. Damit ist es jetzt möglich, einer E-Mail einen genauso aussagekräftigen Bezug zu geben wie einem Brief.

7. Text

Schreiben Sie im Fließtext einzeilig und ohne Worttrennungen. Abschnitte und Absätze werden in E-Mails genauso dargestellt wie in herkömmlichen Briefen. Auf die Unterscheidung zwischen Kurz- und Langstrich und die Nutzung von geschützen und ungeschützen Leerzeichen darf verzichtet werden.

8. Emojis

Auf Emojis sollte in der Geschäftskorrespondenz verzichtet werden. Falls sie doch verwendet werden, ersetzen sie keine Satzzeichen und werden hinter den Schlusspunkt gesetzt.

9. Abschluss

Der Abschluss einer E-Mail besteht aus einer Grußformel, die je nach Empfänger angepasst werden kann, und einem elektronischem Textbaustein. Im Sprachgebrauch

sagt man dazu „Signatur“.

Die Signatur sollte bestehen aus:

  • Gruß
  • Firmenname
  • Vor- und Zuname der Absenders
  • Funktion des Absenders (keine Pflicht)
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Internet-Adresse

Zusätzlich müssen Sie in der Signatur die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben nach HGB, GmbHG und AktG machen.

Beispiel für eine vollständige Signatur:

Freundliche Grüße

Mertens GmbH
i. A. Gabi Berger

Mertens GmbH
Mertensstraße 12 – 20
12345 Berlin

Telefon: +49 30 123456
Fax: +49 30 123457
E-Mail: g.berger@mertens.de
Internet: www.mertens.de

Geschäftsführer: Ferdinand Kersting

Handelsregister: HRB 8811 beim Amtsgericht Berlin