Mach mal! Delegieren, aber richtig
Beim Delegieren im Auftrag des Vorgesetzten muss der Assistenz der Hintergrund der Aufgabe klar sein, um Rückfragen beantworten zu können.

Mach mal! Delegieren, aber richtig

Zum Assistenz-Alltag gehört es, Aufgaben im Auftrag des Vorgesetzten an das Team zu geben. Das ist nicht immer einfach und geht nur mit klarer Kommunikation und einem gesunden Selbstverständnis: Die wichtigsten Tipps und Erfahrungen.

 

So richtig gern hören wir diese Aufforderung meistens nicht: Mach mal! Da will jemand etwas von uns, es klingt nach Fremdbestimmung, und beinahe automatisch stellen wir uns die Frage, ob wir das eigentlich selbst auch wollen.

Einen Auftrag zu erteilen ist immer eine heikle Angelegenheit und für Führungskräfte mit eine der schwierigsten Aufgaben – noch dazu eine der häufigsten. Der Begriff für dieses Führungsinstrument lautet Delegieren und es gibt jede Menge Fachliteratur dazu. Denn an der Kunst des Delegierens hängt viel, letzten Endes der Unternehmenserfolg – und auch der eigene.

Chef und Assistenz in einem Boot

Wer mit einer Führungskraft zusammenarbeitet, wie die Assistentin oder der Assistent, sitzt in der Regel automatisch mit im Boot. Denn die Weitergabe von Aufträgen gehört nahezu zwingend zum Jobprofil der Assistenz dazu. Auch wenn in den Stellenanzeigen so gut wie nie ausdrücklich davon die Rede ist, wie die Münchner Management Assistent Margaret Vendl bemerkt.

Tatsächlich, ein Blick in die Jobbörsen für Sekretariat- und Assistenzaufgaben zeigt: Ob „Geschäftsführungssekretär/in“, „Teamassistenz“ oder „Chefsekretär/in“, von Delegieren steht da nichts. Allenfalls die Erwähnung von erforderlichem „Durchsetzungs- und Organisationsvermögen“ könnte ein Hinweis darauf sein, dass es in diesem Job auch darum geht, Aufgaben weiterzuleiten, zu verwalten und zu kontrollieren.

„Vor allem, wenn Sie mit einem Chef oder einer Chefin im 1:1-Verhältnis arbeiten, ist viel Delegation dabei“, sagt die heute 53-jährige Margaret Vendl, die im IT-Bereich eines Münchner Unternehmens tätig ist und beim Netzwerk IMA – International Management Assistants – eine leitende Funktion hat.

Nach verschiedensten Assistenz-Jobs im In- und Ausland habe sie definitiv viel Erfahrung mit diesem „spannenden Thema“, und ihr Fazit lässt erahnen, dass sie sich nicht ohne Grund einen eigenen Umgang damit erarbeitet hat: „Ich liebe es, klare Ansagen ohne Rechtfertigungen zu machen, und ich vermeide auch immer mehr Weichmacher, wie zum Beispiel ‚ich hoffe‘. Mit der Zeit geht das immer besser.“

„Stille Post“ aus dem Chef-Büro

Das klingt so, als sei das Delegieren im Namen der Chefin oder des Chefs nicht ganz ohne. Stimmt, sagt Anja Hermesdorf, selber Assistentin und zugleich „Sekretariats-Optimiererin“ beim Dienstleister „Büro und Sekretariat Birgit Müller“. „Reaktionen nach dem Motto ‚was will die überhaupt’ sind bestimmt nicht selten. Da kommt es sehr auf die eigene Autorität an und die lässt sich am besten über eine klare Kommunikation ausdrücken.“

Damit bestätigt die Office-Expertin die Erfahrung von Management Assistent Vendl, die längst weiß, dass eine erfolgreiche Auftragsweitergabe tatsächlich viel mit Durchsetzungs- und Organisationsvermögen zu tun hat: „Da ist schon oft viel negative Energie dabei und es geht selten ohne Rückfragen. Oftmals geben die Chefs auch zu wenig Informationen, nach dem Motto, ‚die präzisiert das schon’.

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