Klug verlinkt: Verknüpfungen
Setzen Sie auf Verknüpfung statt auf Kopien. Ärgerliche Fehler können so gar nicht erst passieren.

Klug verlinkt: Verknüpfungen

Miteinander in Verbindung bleiben und sich vernetzen, das ist im Büroleben genauso von Vorteil wie beim Umgang mit Office-Dokumenten. Wir stellen verschiedene Möglichkeiten der Verknüpfung vor und zeigen an Beispielen, wie man sie in OneNote, Word und Excel verwendet.

Einiges spricht für Verknüpfungen: Miteinander verbundene Elemente liefern automatisch aktuelle Angaben. Das gilt für komplette Dateien und Notizbuchseiten genauso wie für Bestandteile daraus, also Tabellen, Diagramme oder Texte.

Nützlich ist das zum Beispiel bei Querverweisen innerhalb eines Dokuments, wie Kapitelüberschriften. Oder bei verknüpften Dateien, etwa für Angaben aus einer Excel-Mappe, die in einem Word-Dokument angezeigt werden. Ändert sich in der Quelle etwas, werden diese Änderungen in das Zieldokument übernommen, häufig sogar automatisch.

Setzen Sie also konsequent auf Verknüpfung statt auf Kopien. Doppelte Eingaben werden dadurch unnötig, und ärgerliche Fehler, die durch das versehentliche Verwenden der falschen Dateiversion entstehen, können gar nicht erst passieren. Ein positiver Nebeneffekt: Datenmüll wird vermieden und die digitale Ablage bleibt schön schlank.

OneNote: Von Info zu Info

OneNote-Notizbücher enthalten häufig viele Infos. Einige dieser Infos wären oftmals an verschiedenen Stellen hilfreich. Angenommen, Sie haben ein Office-Handbuch erstellt. Es enthält zum Beispiel eine Seite „Ansprechpartner“, auf der Sie Namen, Adressen und Telefonnummern gesammelt haben. Auf einer weiteren Seite „Bürotechnik“ sind die Geräte samt Verbrauchsmaterial vermerkt, etwa Drucker und passende Tonerkartusche.

Jetzt möchten Sie direkt von dieser Seite aus zum Ansprechpartner für die Bestellung gelangen:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seite Ansprechpartner im Seitenregister.
  • Wählen Sie den Befehl Link zu Seite kopieren, etwa in der Mitte des Kontextmenüs.
  • Wechseln Sie zu der Stelle auf der Seite Bürotechnik, von der aus Sie auf die Information zugreifen möchten. Eventuell tragen Sie einen Text dafür ein – „siehe unter“ oder ähnlich. Drücken Sie anschließend STRG+V oder wählen Sie den Befehl Einfügen.

Auf der Seite ist jetzt ein Hyperlink gesetzt. Mit einem Klick darauf erreichen Sie die Einträge mit den Ansprechpartnern.

Das Ganze funktioniert genauso mit Abschnitten: Rechtsklick auf einen Tab oben und einen Link zum Abschnitt erzeugen. Wenn Sie ganz gezielt auf eine Stelle innerhalb der Notizseite verlinken möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste entweder in den Absatz hinein oder auf den grauen Pfeil, den Absatzhandler, am linken Rand vor dem Absatz. In jedem Fall erstellen Sie dann einen Link zum Absatz und fügen ihn an der gewünschten Stelle ein.

Nicht nur Verlinkungen auf einen Ort funktionieren: Im Kontextmenü erscheint mitunter der Befehl Link … Damit platzieren Sie eine Verbindung zu einer anderen Datei beziehungsweise zu einem Notizbuch. Alternativ drücken Sie für diesen Fall das Tastenkürzel STRG+K. Den Text, der auf das Ziel verweist, passen Sie beliebig an.

Oder Sie klicken auf das Ordnersymbol am Ende des Eingabefeldes Adresse, um eine zu verknüpfende Datei auf dem Computer zu wählen. Alternative: Unter Einfügen, Dateien finden Sie den Befehl Dateianlage. Wählen Sie hier den Punkt Dateiausdruck, wird der Inhalt der Datei eingefügt. Dieser ist statisch, also quasi eine Momentaufnahme. Er wird nicht aktualisiert, OneNote fügt aber gleichzeitig am Seitenanfang einen Link zur Datei mit hinzu.

Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office 08 | 2019. Hier geht es zum Gratis-Test ...