Die GSM zeigt auf, dass es eine Karriereleiter für die Assistenz gibt, die an Leistung gekoppelt ist.
Die GSM zeigt auf, dass es eine Karriereleiter für die Assistenz gibt, die an Leistung gekoppelt ist. Mit diesem Tool kann man nun einen Entwicklungspfad entlang der Karriere definieren. © Coloures-Pic/AdobeStock

Global Skills Matrix: Machen Sie sichtbar, was Assistenz kann

Ein bahnbrechendes Tool für alle, die den Assistenzberuf in allen seinen Facetten verstehen und nutzen möchten: In fünf Leistungs-Level aufgeteilt, gibt die Aufgaben- und Kompetenzbeschreibung ein Entwicklungs- und Karriere-Instrument an die Hand.

Eine Umfrage bei über 3000 Assistenzen aus 60 Ländern ergab: Weltweit gibt es mehr als 160 Jobtitel für dieses Berufsbild, die je nach Land, Industrie und Firma auch noch unterschiedlich verstanden werden. Knapp Dreiviertel der Befragten gab zudem an, dass in ihrem Unternehmen die Rolle der Assistenz nicht richtig verstanden wird.

Da musste Klarheit geschaffen werden, waren sich die Delegierten des WA-Summits einig, als die 2015 zum ersten Mal über internationale Jobtitel sprachen. Es herrschte Übereinstimmung, dass die Professionalisierung der Rolle und eine Veränderung in ihrer Wahrnehmung längst überfällig waren.

Die Global Skills Matrix (GSM) ist das konkrete Ergebnis der Diskussionen einer Task Force und der Resultate der erwähnten Umfrage. Die Qualifikationen, Fähigkeiten und Aufgaben im Assistenzberuf wurden in fünf Levels (siehe unten) unterteilt, und zwar unabhängig von Land, Industrie oder Unternehmen. Die Levels sind eine Anleitung für Assistenzen; sie erklären, was von den Assistentinnen und Assistenten auf dem jeweiligen Level erwartet wird und welche Qualifikationen und Fähigkeiten sie erlangen müssen, um auf ihrem Level hervorragend zu sein.

ES GIBT EINE KARRIERE IN DER ASSISTENZ

Die GSM zeigt auf, dass es eine Karriereleiter für die Assistenz gibt, die an Leistung gekoppelt ist. Mit diesem Tool kann man nun einen Entwicklungspfad entlang der Karriere definieren. Das Tool zeigt, welche Qualifikationen benötigt werden und welche vielleicht noch fehlen, daraus lässt sich dann beispielsweise ein entsprechendes Trainingsprogramm definieren.

Den Unternehmen bietet die Global Skills Matrix einen Rahmen für die Leistungsmaximierung und die Potenzialnutzung ihrer Assistenzkräfte. Viele Vorgesetzte wissen gar nicht, wie sie ihre Assistenz richtig einsetzen und ihre Skills und Fähigkeiten entsprechend für sich nutzen können. Wenn wir mit Unternehmen über die GSM sprechen, sind viele überrascht, welches Potenzial sie ungenutzt quasi „auf der Straße“ liegen lassen, einfach weil sie nicht wissen, was eine Assistenz alles mitbringen kann.

Hierzu ein konkretes Beispiel: Wir haben mit einem Unternehmen in den USA mit über 500 Assistenzen dazu gesprochen. Das Ergebnis: Die GSM wurde implementiert und ein Trainingsplan für die nächsten drei Jahre erstellt. Wenn durch diese Maßnahmen jede Assistenz dem mittleren Management nur eine Stunde Effizienzgewinn bringt, wären das für das Unternehmen rund 88.000 US-Dollar Gewinn pro Woche. 

Die 5 Level der Global Skills Matrix

LEVEL 1 - Das ist das Einstiegslevel im Assistenzberuf oder auch für Rückkehrer angedacht, die für eine längere Zeit aus dem Beruf ausgeschieden waren. Die Rolle ist reaktiv und die Assistenz arbeitet auf Anweisung. Es werden die Grundlagen für den Beruf sowohl bezüglich der notwendigen Qualifikation als auch der Aufgaben erlernt.

LEVEL 2 - Die Assistenz kennt sich nun aus hinsichtlich der Aufgaben und Abläufe. Sie weiß grundsätzlich, wie sie was zu tun hat, wobei sie immer noch auf Anweisung arbeitet. Sie beginnt allerdings, allmählich eigenständiges Arbeiten zu entwickeln.

LEVEL 3 - Die Assistenz arbeitet immer eigenständiger und mehr und mehr proaktiv und fokussiert. Sie hat mehr Freiheit und Flexibilität in Bezug auf das Was und das Wie. Sie stärkt Vorlieben für bestimmte Themen oder Aufgaben und entwickelt ihre Fähigkeiten als Strategic Business Partner: Sie versteht das Business des Unternehmens, kennt die KPIs (Key Performance Indicators – Leistungskennzahlen) und die Prioritäten des Vorgesetzten und richtet ihr Handeln danach aus.

LEVEL 4 - Die Assistenz arbeitet strategisch und vollkommen proaktiv. Die Qualifikationen und Verantwortlichkeiten der Assistenz sind nochmals deutlich gewachsen. Sie ist nun der Strategic Business Partner oder Trusted Advisor für den Vorgesetzten, indem sie das Business und den Vorgesetzten dabei unterstützt, die Unternehmensziele zu erreichen, Aufgaben im Namen des Vorgesetzten übernimmt und Teil des Führungsteams ist und mit ihrer Arbeit zum Unternehmensergebnis beiträgt.

LEVEL 5 - Das ist der Höhepunkt der Karriere in der Assistenz. Für diese Stufe benötigt man dann noch mehr Weiterbildung und Qualifikation, zum Beispiel ein MBA. Die Assistenz ist der Schatten des CEO und hat Innenwirkung: Sie kümmert sich um Prozesse und Vorschriften, leitet interne Projekte und hat das «Ohr» an der Organisation. Diese Rolle dient häufig als Sprungbrett für eine weitere Karriere im Management des Unternehmens.

(Das Recht am geistigen Eigentum liegt bei der WA-Alliance.)

Weitere Infos: globalskillsmatrix.com


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