Werden Sie schnell ein echtes Team – mit der Chefassistenz-Checkliste
Dank der Chefassistenz-Checkliste entsteht ein Grundgerüst für die Zusammenarbeit zwischen Assistenz und neuer Führungskraft. ©Jacob Lund — Adobe Stock

Werden Sie schnell ein echtes Team – mit der Chefassistenz-Checkliste

Wer optimal mit Chef oder Chefin zusammenarbeiten möchte, sollte den jeweiligen Arbeitsstil genau kennen. Bei neuen Vorgesetzten hilft eine Checkliste, um schnell auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen.

Meist ist da erst mal ein Gefühl der Verunsicherung, wenn Assistentinnen und Führungskräfte neu zusammenkommen. Denn zunächst fehlt noch das, was eine gute Zusammenarbeit ausmacht: ein gewachsenes gegenseitiges Verständnis für die Vorlieben und die Arbeitsweise des anderen. Ein kleiner Shortcut hilft, die Basics zu klären: Die Chefassistenz-Checkliste.

Den individuellen Arbeitsstil kennen

Was kann eine solche Checkliste leisten? „Dank ihr entsteht ein Grundgerüst für die Zusammenarbeit“, sagt Janina Rehnert, Senior Assistent to the Management beim Frankfurter Technologie-Scale-up Thinksurance. „Es wird ein fester Rahmen abgesteckt für die Themen, die im Arbeitsalltag immer wieder auftauchen, wie beispielsweise die Terminkoordination.“

Die Senior Assistentin betreut bei Thinksurance gleich mehrere wichtige Entscheider und weiß daher, wie wichtig es ist, ein Profil für jeden der Chefs abzustecken: „Jeder hat seinen individuellen Arbeitsstil und ich helfe dabei, diesen zu nutzen. Ich manage nicht nur einen Kalender, sondern einen Menschen dahinter.“ Deshalb entwickelte sie eine Checkliste, mit der sie die jeweiligen Vorlieben und Arbeitsweisen erfasst. So konnte sie die Zuarbeit für jeden Vorgesetzten optimal und vor allem individuell gestalten. Ihre Erfahrungen sind durchweg positiv: „Die von mir betreuten Führungskräfte empfinden die proaktive und vor allem gezielte Nachfrage als sehr positiv.“

Kein Wunder, ist doch der Workflow von Beginn an geschmeidig und der Nutzen sofort spürbar. Denn durch den Wegfall lästiger Nachfragen lässt sich viel Zeit sparen – von Chef- und von Assistenzseite. Janina Rehnerts Resümee: „Assistentinnen sollten unbedingt den Mut haben, diese Informationen strukturiert einzufordern.“

Die Kommunikationswege klären

working@office hat dieses Best Practice-Beispiel zum Anlass genommen, eine Chefassistenz-Checkliste zu erstellen. Thema Nummer eins sollte die Kommunikation zwischen der Assistenz und der Führungskraft sein. Zentral ist die Frage: Welchen Kommunikationsweg bevorzugt der oder die Vorgesetzte? Es gibt viele, die das persönliche Gespräch oder den Telefonanruf, beispielsweise in Homeoffice-Phasen, favorisieren. Andere sind digital unterwegs und wollen über Messenger-Dienste wie Whatsapp oder E-Mail kontaktiert werden. Bei Unternehmen mit agiler Arbeitsweise kommen häufig auch Kollaborations-Tools wie Trello zum Einsatz.

Geklärt werden sollte vorab, wann und in welchem Turnus anliegende Aufgaben besprochen werden. Ein Daily, also eine tägliche Absprache, hat sich bewährt. Oft reichen fünf Minuten. Eine wöchentliche, etwas längere Rückmeldung ist ebenfalls sinnvoll. Hier können beispielsweise auch Ergebnisse von eigenständig bearbeiteten Projekten besprochen werden

Wie Sie Zeitsegmente definieren

Festgelegt werden sollte auch, wie die Priorisierung der Aufgaben erfolgt. Es muss von Anfang an klar sein, wie wichtig die einzelnen Punkte auf der To-do-Liste der Assistenz sind. Grundlegendes kann bereits in der Checkliste festgehalten werden, wenn beispielsweise Kundentermine immer Vorrang vor internen Meetings haben. Weiß die Assistenz das, kann sie ganz selbstständig im Sinne des Entscheiders handeln.

Ebenso sinnvoll ist es, den normalen Tagesablauf durchzusprechen. Um welche Uhrzeit trifft die Führungskraft ein, ab wann können Termine vergeben werden, welche festen Pausen gibt es – all das sind wichtig Eckpunkte für Assistentinnen und Assistenten. Auch fest definierte Zeitsegmente, beispielsweise für das Abteilungsmeeting am Montagmorgen, gilt es festzuhalten. Zeiträume, die für informelle und private Termine freigehalten werden, gehören ebenfalls dazu. Holt beispielsweise der Chef oder die Chefin immer donnerstags und freitags die Kinder von der Kindertagesstätte ab, wünscht er oder sie an diesen Tagen vielleicht keine Termine nach 16 Uhr.

Checkliste Chefassistenz

Kommunikation

  • Bevorzugter Kommunikationsweg persönlich oder per Telefon, Messenger, E-Mail; über Kooperations-Software (Trello oder andere)
  • Aktuelle Zuteilung der Aufgaben und Absprachen
    Termin daily
    Termin weekly
  • Aufgaben-Priorisierung
    Kennzeichnung der Priorisierung
    Aktualisierungsturnus
  • Dienstreisen
    Gewünschter Kommunikationsweg
    Kontakthäufigkeit und -termin

Tagesablauf

  • Anwesenheit des Vorgesetzten (Kernzeiten)
    Arbeitszeit
    feste Pausen
    Homeoffice
  • Geblockte Zeitsegmente
    geschäftlich
    privat
  • Zeitsegmente für Termine
    Kunden- und Geschäftspartnertermine
    unternehmensinterne Termine

Terminkoordination

  • Terminvergabe, Vergabepraxis und Zugriffsberechtigungen
  • Terminpriorisierung
  • Kommunikationsweg Terminänderungen

Aufgabenübernahme

  • eigenständig bearbeitete Aufgaben
  • Ergebnispräsentation und -kontrolle
    regelmäßiger Termin
    Form

 

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