Kommunikationsroutinen können die Teamarbeit und das Gemeinschaftsgefühl stärken.
Kommunikationsroutinen können die Teamarbeit und das Gemeinschaftsgefühl stärken. © Alex from the Rock/AdobeStock

Was hält Teams zusammen – auf Distanz und im Büro?

Für Remote Work und hybrides Arbeiten braucht man nicht nur digitale Tools. Strukturierte Kommunikationsroutinen können das Team, die Zusammenarbeit und das Gemeinschaftsgefühl stärken – auf Distanz und im Büro.

Kollaborationstools wie MS Teams, Slack und Projektmanagement-Systeme bilden die Basis für eine digitale Zusammenarbeit. Doch um eine reibungslose Kommunikation und einen spürbaren Zusammenhalt zu gewährleisten, sind regelmäßige Meeting-Formate in den täglichen Arbeitsabläufen unverzichtbar. Beim Teambuilding geht es nicht um die obligatorische Jahresveranstaltung im Escape-Room oder an der Kletterwand, sondern auch um regelmäßige Termine, die die fehlende informelle Kommunikation im Office ersetzen oder ergänzen.

REMOTE WORK-PRINZIPIEN IN DER HOLOKRATIE

Assistenz Kathrin Schleicher und ihre Führungskraft Tina Kuritke arbeiten zusammen in einem sechsköpfigen Team bei der Europace AG, einem Fintech-Unternehmen in Berlin. Doch die genannten Bezeichnungen sind unpräzise, da die Organisation des Unternehmens dem holokratischen Modell folgt. Demnach haben beide Kolleginnen keine starren Positionen, sondern mehrere flexible Rollen: Kathrin Schleichers Rollen sind Board Assistant, Commercial Support und Office Purchaser, Tina Kuritke füllt die Rollen Financial Director und Lead Link aus.

Nicht alle Teammitglieder arbeiten von der Hauptstadt aus, sondern von verschiedenen Standorten in Deutschland, ein Kollege kommt einmal vierteljährlich ins Berliner Büro. „Wir arbeiten hybrid“, sagt Kathrin Schleicher. „Oft arbeite ich von zuhause aus, aber ich kann immer ins Büro kommen, wenn ich möchte. Als Team haben wir uns dazu entschieden, einmal pro Woche gemeinsam im Büro zu arbeiten, aber das klappt leider nicht immer.“ Damit folgt das Team den Remote Work-Prinzipien der Europace AG, wonach das Arbeiten remote, hybrid und mobil von überall aus möglich ist und die Teams ihre Zusammenarbeit eigenverantwortlich gestalten.

„Als Unternehmen sind wir seit Beginn der Pandemie stark auf Remote Work ausgerichtet und das funktioniert sehr gut“, ergänzt Tina Kuritke. Im Team haben sie gemeinsam festgestellt, dass Meetings schwierig werden, wenn nicht alle im Raum sind. „Deshalb haben wir eine Prämisse für Meetings: Wenn einer remote ist, sind alle remote“, erklärt Tina Kuritke. So werde niemand ausgegrenzt und alle können gleichberechtigt an Meetings teilnehmen.

EINE NEUE MEETINGKULTUR ETABLIEREN

Gut funktionierende Meetings und damit eine gelingende Gestaltung der Kommunikation in Organisationen ist ein Thema, mit dem sich New Work-Expertin Inga Höltmann immer wieder auseinandersetzt. Die letzten zweieinhalb Pandemie-Jahre haben in vielen Unternehmen gezeigt, wo die Schwachstellen in der Kommunikation und Organisation liegen und warum abgestimmte Routinen und klare Arbeitsprozesse für Teams wichtig sind.

„Tägliches Sehen im Büro hieß auch vor der Pandemie nicht unbedingt, gut miteinander im Austausch zu sein“, sagt Inga Höltmann. Die Wirtschaftsjournalistin und Gründerin der Accelerate Academy unterscheidet deshalb nicht zwischen Routinen in komplett remote arbeitenden Unternehmen, hybriden Organisationen oder klassischen Vor-Ort-Büros. Wichtig sei zu klären, was zur Organisation und zum Team passe und wie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden seien. Zunächst steht vor allem die Wahrnehmung der Kommunikation innerhalb eines Teams im Mittelpunkt. Erst dann lassen sich zielführende Fragen stellen: Was brauchen wir? Welche Routinen und Meetingformate können hilfreich sein? Welche Rolle soll das Büro dabei spielen?

Routinen können einerseits im Alltag verankert werden, zum Beispiel als wöchentliche Formate, wie eine Reflexion der vergangenen Woche, gemeinsame Übungen in Meetings oder die (virtuelle) offene Tür der Führungskraft zu bestimmten Zeiten. Andererseits gibt es Formate außerhalb des täglichen Arbeitens, gemeinsame Offsites für ein paar Tage zum Beispiel. „Es geht darum, kreativ zu werden und miteinander in den Austausch zu gehen“, sagt Inga Höltmann. Dabei könne das Büro die Rolle als Ort des kommunikativen Miteinanders einnehmen, auch wenn die eigentliche Arbeit remote oder mobil passiert. Zudem plädiert Inga Höltmann dafür, klare Spielregeln für Meetings festzulegen, die Länge und Häufigkeit zu begrenzen, meetingfreie Fokuszeiten einzurichten sowie Agenda und Moderation bewusst zu gestalten.

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