New Work und eine Netzwerk-Karriere
Office-Star Anneke Jahns arbeitet in einem „Flying Office“ bei einer weltweit agierenden Unternehmensberatung. © Regine Christiansen

New Work und eine Netzwerk-Karriere

Sie ist „total digital“, arbeitet in einem Frauen-Team, studiert nebenberuflich an einer Fern-Uni und hat einen festen Platz im „Flying Office“: Wer wissen möchte, wie Assistenz heute geht, lässt sich am besten von der Projektassistentin bei der Unternehmensberatung Korn Ferry in Hamburg aus ihrem Alltag erzählen.

Ein optimaler Tag beginnt für Anneke Jahns mit Mady. Mady Morrison ist Yoga-Lehrerin und auf Youtube so etwas wie ein Superstar – Hunderttausende folgen ihren Sessions. Anneke Jahns sucht sich morgens gern eine davon aus, eine halbe Stunde Viniyasa Yoga vor dem Screen. Danach kann sie so leicht nichts mehr aus der Ruhe bringen: „Ich bin dann viel strukturierter den Tag über.“

Struktur kann die Projektassistentin in der Tat brauchen. Ob im Büro in der Stadt oder im Homeoffice, ihre Aufgaben bei der US-amerikanischen Unternehmensberatung Korn Ferry sind breit gefächert und erfordern einen klaren Kopf. Die gelernte Groß- und Außenhandelskauffrau spricht von einem „sehr großen Blumenstrauß“, wenn sie beschreibt, was sie für ihre Chefin Kathrin Schulte und für die eigenen Projekte täglich zu tun hat.

Seit Dezember 2018 arbeiten die beiden zusammen. Die Wirtschaftswissenschaftlerin Kathrin Schulte ist Senior Client Partner bei Korn Ferry, sie unterstützt Unternehmen bei der Suche und der Auswahl von Top-Führungskräften. Und so verschieden, wie die Unternehmen und die Kandidaten und Kandidatinnen sind, so unterschiedlich ist auch immer das jeweilige Headhunting-Projekt, das Anneke Jahns mit ihrer Assistenzarbeit begleitet.

ANDERE POSITIONEN, ANDERE PERSÖNLICHKEITEN

Das macht die Sache spannend. Zugleich erfordert es immer wieder neue Herangehensweisen. Neben den eher klassischen Aufgaben, wie zum Beispiel „sehr viel“ Terminkoordination und Reiseplanung, Backoffice und dem Einsatz spezifischer Software-Tools, gehören Hintergrundwissen, Kreativität und auch Menschenkenntnis dazu. Je nach Projekt geht es darum, Pitch-Dokumente für die Präsentation der Kandidaten zu erstellen, Angebote zu formulieren, Status-Reports und Berichte zu verfassen. Um die personalsuchenden Unternehmen richtig einordnen und präsentieren zu können, muss viel recherchiert werden, Firmendaten, Wirtschaftszahlen, Marktentwicklung, Presseberichte. Anneke Jahns unterstützt die Researcherin bei dieser Aufgabe, sie mag es, immer wieder nach neuen Kriterien Profile zusammenzutragen und aus den Tiefen des Webs Wesentliches an die Oberfläche zu bringen.

Doch Daten sind nicht alles, und das wäre der kommunikativen Norddeutschen wohl auch zu trocken. „Ich habe bei unseren Headhunting-Projekten auch immer viel mit den beteiligten Personen zu tun.“ Bis so ein Profil steht und die ersten Kennenlern-Termine vereinbart sind, hat Anneke Jahns viel korrespondiert mit den jeweiligen Kandidaten oder Kandidatinnen. Den Austausch erlebt sie immer wieder als besonders interessant, erzählt sie, „je nachdem, was für eine Position besetzt werden soll, ob CSO, CFO oder CEO, hat man es mit anderen Persönlichkeiten zu tun.“

KOORDINATION IST GEFRAGT

Dass da oft sehr viel zu koordinieren ist, immer wieder neue Szenarios entstehen und viele sensible Aspekte eine Rolle spielen, kann man sich vorstellen in einem Bereich, in dem es um das Miteinander von Menschen vor dem Hintergrund oft sehr großer Herausforderungen geht. Und dass kein Tag wie der andere ist, ist auch gut nachvollziehbar, ebenfalls, dass viel Mobilität dazu gehört – schließlich geht die Suche nach Top-Kräften nicht selten über Landesgrenzen hinweg.

Anneke Jahns Chefin ist prinzipiell viel unterwegs, coronabedingt stehen aktuell natürlich sehr viel häufiger Video-Calls im Kalender. Das ändert dennoch kaum etwas an der Dynamik im Office, erzählt ihre Assistentin, „wir teilen uns die Anwesenheit hier im Büro, meine Assistenzkollegin Michaela Evers, meine Chefin und ich“, deshalb wird auch untereinander häufig per Videoabsprache kommuniziert. Das geht eigentlich immer nach aktuellem Anlass und Bedarf, sagt Anneke Jahns, „ein fester Jour fixe zwischen mir und meiner Chefin macht keinen Sinn, dafür ergeben sich Informationen und neue Aufgaben viel zu schnell.“

Damit ihr dabei nicht doch mal die Puste ausgeht, ist regelmäßiges Auftanken wichtig, erzählt die Projektassistentin: „Ich sorge dafür, dass ich wenigstens mittags einmal richtig rauskomme, das ist ganz wichtig, um in so einem Job ausgeglichen zu bleiben. Meistens versuche ich, einmal um die Binnenalster zu gehen, dann habe ich wieder genug Energie für die zweite Tageshälfte.“

NEW WORK AM NEUEN WALL

Am Hamburger Standort arbeiten insgesamt zehn Kolleginnen und Kollegen, die Firmenzentrale ist in Frankfurt am Main. Die Adresse Neuer Wall bietet für die Mittagspause neben einem Alsterspaziergang auch sonst noch jede Menge Abwechslung. Mitten in der City gelegen, bietet es urbanes Ambiente in traditionsreicher Kaufmannsatmosphäre. Anneke Jahns nimmt die morgendliche Autofahrt von außerhalb durch den dichten Berufsverkehr gern auf sich, „es ist ein sehr schönes Büro“. Die momentane Aufteilung von drei Tagen im Firmen-Office und ansonsten im Homeoffice findet sie dennoch optimal. Sie zählt die Pluspunkte auf, die Zeitersparnis am Morgen, die größere Ruhe am Schreibtisch zu Hause – „wir sind als Assistentinnen im Office ja doch immer die ersten Ansprechpartnerinnen – für Handwerker und Lieferdienste, für die Gäste, für die allgemeine Kommunikation“. Das fällt im Homeoffice natürlich alles weg.

„Am besten gefällt mir der Mix“, sagt sie. „40 Stunden im Firmenbüro kann ich mir gerade nicht mehr vorstellen.“ Dass die Büroarbeitsplätze am Neuen Wall seit Mai dieses Jahres als „Flying Office“ organisiert werden, war für sie auch eine neue Variante der Zusammenarbeit. Von den rund zehn Kollegen und Kolleginnen, die am Hamburger Standort arbeiten, haben nur die beiden Assistentinnen einen festen Arbeitsplatz. „Alle anderen Kollegen buchen ihren Schreibtisch nach Bedarf. Meine Assistenzkollegin und ich sind zwar die Admins und können auch mal eingreifen, wenn etwas außer der Reihe zu organisieren ist. Aber prinzipiell läuft es von selbst über eine Software, und bis jetzt hatten wir damit eigentlich noch keine Probleme.“ Dass es eine Umstellung für das Team ist, findet sie schon, doch grundsätzlich ist für sie die Aufgabenstruktur eines Unternehmens entscheidend dafür, ob so ein New-Work-Modell Sinn macht: „Bei uns wird viel gereist, jetzt kommt noch das Arbeiten im Homeoffice dazu, da passt so etwas schon recht gut.“

Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office. Bestellen Sie hier Ihr kostenloses Probeabo.