Mit Leichtigkeit den Ernst des Lebens managen
OFFICE-STAR: Klassisch und digital – als persönliche Assistentin in einem großen Sozialkonzern nutzt Bettina Haug die gesamte Bandbreite ihres Berufs. © Simone Naumann

Mit Leichtigkeit den Ernst des Lebens managen

Die Geschäftsführungsassistentin hat in der Augustinum gGmbH in München ihre berufliche Erfüllung gefunden: Anspruchsvolles Office-Management rund um das Wohl der Menschen. Vom Alltag in einem Sozialkonzern, der die Begegnung zur Chefsache gemacht hat.

Eine klassische Assistenz, ausgestattet mit allem, was New Work in den letzten Jahren mit sich gebracht hat, so könnte man den Arbeitsplatz von Bettina Haug beschreiben. Die 48-Jährige arbeitet an der Seite von Joachim Gengenbach, Vorsitzender der Konzerngeschäftsführung der Augustinum Gruppe, die in München ihre Zentralverwaltung hat.

„Ich arbeite Herrn Gengenbach ausschließlich zu, es ist eine persönliche Assistenz im klassischen Stil. Und zugleich ist mein Chef total digital unterwegs.“ Die Zusammenarbeit zwischen den beiden ist eng, sagt sie, „sein Tag läuft wie ein roter Faden in meinem Kopf immer mit. Das ist auch notwendig bei der Dichte seiner Termine und Aufgaben.“ Joachim Gengenbach ist ohne pandemiebedingte Einschränkungen einen Großteil seiner Arbeitszeit unterwegs, in den anderen Einrichtungen, auf Verbandstreffen, auf öffentlichen Terminen. Da setzt sich die Kommunikation von Chef und Assistentin wie selbstverständlich aus kurzem persönlichen Austausch und regelmäßigen Nachrichten über die diversen digitalen Kanäle zusammen.

Längst ist dieser Mix aus Nähe und Ferne zur Normalität geworden. Ein erstes „10-Minuten-Check-in“ für den bevorstehenden Tag gibt es, wenn Bettina Haug um acht Uhr im Büro ankommt. Ihr Chef ist dann meist schon eine halbe Stunde da und hat vom Vortag Aufgelaufenes gesichtet. Die anschließende kurze Besprechung ist „die Basis dafür, dass der Tag läuft“. Seit 2015 ist die Assistentin für die Unterstützung der Geschäftsführung zuständig, „natürlich sind wir längst ein eingespieltes Team“.

Büromanagement aus Leidenschaft

Dass neben dieser Zuständigkeit noch genügend Zeit bleibt für eigene Arbeitsprojekte, ist bezeichnend für den Wandel, den dieser Beruf mit zunehmender Digitalisierung erlebt. Zugleich wird die Bandbreite des Berufs sichtbar, wenn man sich voll und ganz auf ihn einlässt. Und das hat die gelernte Hotelkauffrau getan: „Büromanagement ist wirklich meins. Und dieser Job, den ich hier mache, bietet ein unglaublich breites Spielfeld.“

In ihren Verantwortungsbereich fällt die gesamte Veranstaltungsorganisation, angefangen bei Mitarbeiter-Events wie Geburtstage, Jubiläen oder die Weihnachtsfeier, über den jährlichen Augustinus-Tag mit geladenen Gästen bis hin zu der jährlichen zweitägigen Führungskräfte-Veranstaltung mit 250 bis 300 Teilnehmenden. Einmal im Jahr organisiert sie zudem eine Reise für den Aufsichtsrat und die Geschäftsführung, um gemeinsam mehrere Standorte zu besuchen, „da bin ich dann auch dabei, das ist immer ein tolles Erlebnis.“ 

Führungsrolle inklusive

Das Organisieren von Veranstaltungen sei ihr Spielbein, sagt Bettina Haug, „da hilft mir meine bisherige berufliche Vita und die Hotelerfahrung. Es macht mir einfach Spaß, Gäste zusammenzubringen.“ Dass sie sich dabei auf ein erfahrenes Team aus Kolleginnen im eigenen Haus verlassen kann, freut sie besonders: „Wir sind als Assistentinnen hier im Haus sehr gut vernetzt, da habe ich immer professionelle ‚helping hands‘ an meiner Seite.“

Ein zweiter selbstständiger Aufgabenbereich der Assistentin ist die Organisation des Empfangs in der Zentralverwaltung. „Der Empfang wird ja nicht selten eher stiefmütterlich behandelt, so habe ich es jedenfalls oft wahrgenommen. Dabei ist er doch das Aushängeschild eines Unternehmens.“

Neben der Personalverantwortung – „zwei Kolleginnen gingen in den Ruhestand, da habe ich zwei neue Mitarbeiterinnen ausgewählt und mit eingearbeitet“ – hat sie auch die fachliche Arbeit im Blick. Besonders liegt ihr am Herzen, dass die Arbeit der drei Kolleginnen wahrgenommen und wertgeschätzt wird. So war es ihr nicht nur wichtig, Telefonanlage, Kontaktdatenbank und Kassensystem zu modernisieren, sondern eben auch das berufliche Selbstverständnis der Empfangsmitarbeiterinnen zu stärken: „Im Sommer haben die Kolleginnen einen Workshop besucht, der genau dieses Thema hatte. Wo sehen sie sich, wie möchten sie wahrgenommen werden, was braucht es dafür. Bei uns ist der Empfang mittlerweile das Herzstück in der Zentralverwaltung.“

Und noch ein Lieblings-Projekt gibt es in ihrer Aufzählung. „Ich habe vor drei Jahren die Eignungsprüfung zur Ausbilderin gemacht und durfte dann eine Auszubildende einstellen, die bei uns Kauffrau für Büromanagement lernt. Ich bin total glücklich mit der Zusammenarbeit, ihre Sicht der Dinge ist oft sehr inspirierend.“ Ob die junge Kollegin tatsächlich eine ähnliche Laufbahn einschlagen wird wie sie selbst, kann Bettina Haug noch nicht einschätzen und ist auch nicht entscheidend, findet sie: „Die Ausbildung ist so vielfältig, sie bekommt einen großartigen Einblick in Unternehmensabläufe. Daraus kann sie anschließend so vieles machen.“

 

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