Gemeinsam Zukunft gestalten
„Ich mag den Beruf der Assistenz, man kann so viel daraus machen. Wir leben in einer Zeit, in der das Weiterentwickeln quasi tägliches Programm ist.“ Christel Martens, Gründerin und Geschäftsführerin von Circle Management © Lisa Fuchs – Nonplusultra Fotografie Film Design

Gemeinsam Zukunft gestalten

Als Kauffrau für Büromanagement hat sie angefangen, heute macht sie aus dem Beruf genau das, was ihr am meisten Spaß bereitet: Virtuelle Assistenz mit einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet. Mit dabei: Eine Business-Partnerin und eine festangestellte Teamassistentin.

Wenn Christel Martens morgens zwischen acht und neun in ihren Arbeitstag startet, fühlt sich das deutlich anders an als noch vor einem guten Jahr. Homeoffice, eine heiße Tasse Tee, Mails checken, die Tagesplanung überprüfen – so weit, so normal zu Corona-Zeiten. Der Unterschied: Die 26-Jährige checkt die Mails und die Termine nicht für eine Chefin oder einen Chef, sondern in eigener Sache – als Geschäftsführerin von Circle Management, eine GbR, die sie mitten in der Pandemie gemeinsam mit ihrer Kollegin Rebecca Scharpf gegründet hat.

Als virtuelle Assistenz bieten die beiden erfahrenen Office-Expertinnen an, was sie zuvor festangestellt in verschiedenen Unternehmen erledigt haben: Backoffice und Kundenmanagement, Controlling, Marketing und HR – eine breite Palette, die häufig auf dem Schreibtisch von Assistentinnen und Assistenten landen. 

Anpassung an agile Projekte

Doch Corona und die allgemeine Entwicklung, das klassische Sekretariat mehr und mehr cleveren Software-Programmen zu überlassen, haben in vielen Unternehmen einen neuen Bedarf geweckt. Gebraucht wird immer öfter fachliches Personal, das vieles kann, was dem Management den Rücken freihält, und das zeitlich so flexibel ist, dass sich die Arbeitseinsätze den agilen Projekten anpassen können. Christel Martens sieht das nicht als Ersatz für die festangestellte Assistenz, sondern als Option und Ergänzung, die in verschiedener Hinsicht sinnvoll sein kann.

Für Aufgaben zum Beispiel, die mit zunehmender Digitalisierung neu sind und oft einfach nicht mehr in den ohnehin schon vollen Arbeitsalltag hineinpassen. „Social Media ist der Klassiker schlechthin“, beschreibt Office-Expertin Christel Martens einen typischen Auftrag im Bereich Marketing, „nehmen wir zum Beispiel Instagram, da ist ein kontinuierliches Entertainment der Follower extrem wichtig. Wenn man die Plattform nur sporadisch bespielt, nämlich immer nur dann, wenn mal wieder etwas Zeit dafür übrig ist, dann greift der sich ständig entwickelnde Suchalgorithmus der Plattform gar nicht erst. Hierbei stetig up to date zu bleiben, ist für viele Unternehmen im Alltag nur schwer umsetzbar.“

Das notwendige Wissen um passende Inhalte, News-Intervalle und Kennzahlen hat das Team von Circle Management natürlich drauf: „Wir erstellen für jeden Kunden ein Konzept und einen Plan und arbeiten das regelmäßig ab.“

Corona: Zeit zum nachdenken

Dass die gemeinsame Selbstständigkeit quasi mit dem Beginn der Pandemie an den Start ging, sieht die Gründerin rückblickend eher als Chance. „Ich hatte schon länger den Gedanken, mich selbstständig zu machen, und sah in einer virtuellen Assistenz eine gute Möglichkeit.“ In Rebecca Scharpf fand die gelernte Kauffrau für Büromanagement eine Partnerin, die als HR-Expertin das Portfolio bestens ergänzte und außerdem ihre Vision teilte, „wir waren uns über das Dienstleistungsangebot von Anfang an einig, das passte einfach“.

Sie starteten anfangs noch mit einem festen Job im Rücken, die Gründungskosten hielten sich in Grenzen – „Homeoffice, Laptop, Smartphone, die wichtigsten Programme“ – und los sollte es gehen. Dank Corona und der ersten allgemeinen Entschleunigung „hatten wir plötzlich ganz viel Zeit, nachzudenken. Was wollen wir genau, wo wollen wir hin mit unserem Angebot, wie könnte eine gemeinsame berufliche Zukunft aussehen“ – wichtige Überlegungen, die in einem stressigen Alltag als Geschäftsführerin womöglich zu kurz gekommen wären. „Und dann merkten die Unternehmen, was alles remote geht, und die Aufträge kamen einer nach dem anderen rein.“

Lust auf Zukunft

Dass das nicht ganz ohne Ängste ablief, gibt die junge Unternehmerin gern zu. „Natürlich gibt es Druck von außen, man will es schließlich schaffen. Wir haben uns aber gesagt, wir probieren das jetzt, und wenn es nicht funktionieren sollte, dann war es eben ein Learning.“ Doch die Lust auf Zukunft war deutlich größer als die Befürchtungen, sagt die Office-Expertin. Außerdem, erzählt sie, könne sie sich in puncto Ehrgeiz recht gut auf sich verlassen – „ich habe immer genau den Punkt vor Augen, den ich erreichen möchte“ – und die beiden hielten sich zudem an einfache, aber sehr wirkungsvolle Motivationsstrategien: „Wenn wir einen Auftrag gut erfüllt hatten, haben wir uns darüber ganz bewusst gefreut und das auch gefeiert.“ Man müsse sich immer wieder klar machen, so die 26-Jährige, „dass kein Erfolg selbstverständlich ist – jeder noch so kleine Sieg ist immer ein Schritt in die Zukunft.“

 

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