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Viel bewegt in kürzester Zeit

Beim Verband der Chemischen Industrie in Frankfurt startet im Februar ein internes Weiterbildungsprogramm für Sekretärinnen. Möglich gemacht haben das die drei Gründerinnen des hausinternen Netzwerkes "Interessenskreis Sekretariat". Ihre Chefs waren schnell überzeugt.

 

 

Elena Arlt (links), Vera Berndt (Mitte) und Andrea Rosenthal haben im Verband der Chemischen Industrie seit der Gründung des Sekretärinnen-Netzwerkes viel bewegt.

 

Alle profitieren vom Netzwerk

Wenn der "Interessenskreis Sekretariat" einmal im Quartal zum Treffen einlädt, ist die Resonanz bei den Assistenzkräften des Verbandes der Chemischen Industrie e. V. (VCI) in Frankfurt groß. "Selbst unsere Kollegin aus Brüssel kommt extra zu den Netzwerk-Treffen angereist", erzählt Vera Berndt, Sekretärin in der EDV-Abteilung beim VCI. Sie hat das hausinterne Netzwerk "Interessenskreis Sekretariat" (IKS) im Mai 2008 mitgegründet. Auch alle anderen 30 Office-Managerinnen aus dem Hause sind regelmäßig mit dabei, wenn das Netzwerk zusammenkommt. Kein Wunder, denn von der Arbeit des IKS profitieren alle Sekretärinnen – und auch der Arbeitgeber.

 

Die Idee kam beim Weiterbilden

Auf den Gedanken, ein solches Netzwerk zu gründen, kamen die drei Office-Frauen Elena Arlt, Vera Berndt und Andrea Rosenthal nach einer gemeinsam besuchten Weiterbildung zum Thema "Moderne Korrespondenz". Unabhängig voneinander entdeckten sie verschiedene "Baustellen", die sich gemeinsam besser bearbeiten ließen oder die von einer einheitlichen Regelung profitieren würden. So hatte zum Beispiel jede Abteilung eine eigene E-Mail-Signatur; nach den Regeln der Corporate Identity wäre eine einheitliche Signatur sinnvoller. Und so waren sich die drei bald einig: Wir müssen uns zusammentun.

 

Mehrwert für Assistenz und Arbeitgeber

Die standardisierte E-Mail-Signatur, die mittlerweile für den gesamten VCI gilt, ist nur eines der vielen Vorhaben, das die drei mit ihren Netzwerk-Kolleginnen umgesetzt haben. Für das zentrale Adressmanagement, mit dem fast jeder Arbeitsvorgang beim VCI verknüpft ist, haben die Assistentinnen einen Arbeitskreis ins Leben gerufen, der sich um die Sicherung der Adressqualität kümmert. Bei so viel Nutzwert waren die Chefs der drei Netzwerk-Gründerinnen schnell von der Initiative ihrer Sekretärinnen überzeugt. Das Unternehmen stellt den Netzwerkerinnen Zeit und Arbeitsmittel zur Verfügung, damit sie neue Projekte in Angriff nehmen können; das quartalsmäßige Treffen des Interessenskreis Sekretariat findet während der Arbeitszeit statt. Ein Protokoll und eine Teilnehmerliste jeder Zusammenkunft sind für die IKS-Mitglieder selbstverständlich. "So machen wir nachvollziehbar, was wir erreicht haben und welche Projekte uns beschäftigen", sagt Elena Arlt.

 

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Gelungen ist auch das jüngste Projekt der drei Gründungsfrauen: "Dass uns die Geschäftsführung und der Personalchef dabei unterstützen, darauf sind wir richtig stolz", sagt Andrea Rosenthal. Wie dieses Pilot-Projekt aussieht, lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von working@office.

 

    Dieser Auszug hat Ihnen gefallen? Den ungekürzten Artikel finden Sie in der Februar-Ausgabe (working@office Heft 2/2010).
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