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Survival-Tipps für Multi-Tasker

Multitasking gilt im Job als Tugend. Wer viele Aufgaben gleichzeitig erledigen kann, schafft mehr und macht schneller Karriere. Doch Multitasking kann auch negative Effekte haben. Mit diesen Tipps behalten Sie künftig die Oberhand und managen Ihr Aufgaben noch effizienter.

Survival-Tipps für Multi-Tasker

Laut einer Untersuchung der Standford Universität mindert Multitasking die Konzentration und verstellt den Blick auf das Wesentliche. Multitasker brauchen bei der Bearbeitung einer Aufgabe im Vergleich zu Personen, die sich dieser Aufgabe ausschließlich widmen, mehr Zeit, insbesondere wenn sie zwischenzeitlichen Störungen ausgesetzt sind. Wer also täglich verschiedene Aufgaben gleichzeitig stemmt, zudem permanent durch Telefon, E-Mails sowie Meetings unterbrochen wird, sollte die Grundregeln des effektiven Multitaskings beherrschen. Monika Monzel, Leitung AdCoach Academy, hat drei Praxistipps zusammengestellt, die zeigen, wie man bei akuter Arbeitsüberlastung schnell wieder die Kontrolle über seine Aufgaben gewinnt.


Tipp 1: Innehalten und Prioritäten setzen

Soviel Zeit muss sein. Wer das Gefühl hat, von seinen Aufgaben überrollt zu werden, sollte erst einmal die Arbeit ruhen lassen und die Zeit nutzen, sich neu zu sortieren. Alle To Do's werden auf eine Liste geschrieben und priorisiert: Priorität "A" erhalten alle Aufgaben, die auf jeden Fall gemacht werden müssen - und zwar zu einem absolut fixen Termin. Priorität "B" erhalten Aufgaben, die strategisch wichtig sind, deren Erledigungstermin aber ohne große Verluste noch um ein paar Tage verschiebbar ist. C-Aufgaben sind solche, die irgendwann gemacht werden müssen, aber nicht unbedingt sofort, da sie weder eine unverrückbare Deadline haben noch strategisch besonders bedeutsam sind.


Für jede A-, B- und C-Aufgabe wird nun der benötigte Zeitbedarf fixiert. Jetzt kann man sich ausrechnen, was man in der verfügbaren Zeit überhaupt schaffen kann. Übersteigen die Aufgaben das verfügbare Zeitbudget, werden zunächst alle C-, dann alle B-Aufgaben (in Rücksprache mit etwaig betroffenen Personen, Stellen) verlegt. Nachdem man sich auf diese Weise den Rücken freigeschaufelt hat, kann man entspannter (und damit wesentlich effektiver) die wichtigen A-Aufgaben angehen. Danach ist Zeit für die B- und C-Aufgaben.


Wichtig: Ab sofort alle neuen Aufgaben nach dem gleichen Schema in einer regelmäßig gepflegten und mindestens einmal wöchentlich aktualisierten To-Do-Liste führen. Zudem sollten Sie Ihre Projektmanagement-Kompetenzen weiter ausbauen (vergleiche hierzu Tipp 3).


Tipp 2: Wenn es ganz hart kommt, Zeitbudget drastisch (!) verknappen

"Nichts geht mehr". Wenn Sie dieses Gefühl haben, sollten Sie (anstatt im Hamsterrad noch schneller zu laufen) zwei ganz einfache Übungen anwenden, die auf die Ideen von Timothy Ferriss in seinem Bestseller "Die 4 Stunden Woche" zurückgehen. In dem Buch beschreibt Ferriss zwei sehr effektive Methoden, wie man sich in einer Situation der akuten Arbeitsüberlastung wieder auf das Wesentliche besinnt. Folgende Übungen helfen Ihnen dabei:


Übung 1: Stellen Sie sich vor, Sie hätten ab heute nur noch vier Stunden pro Tag Zeit, Ihre (beruflichen) Aufgaben zu erledigen? Welche Aufgaben wären dies? Und wie würden Sie diese organisieren, um - trotz knappem Zeitbudget - zu einem möglichst guten Ergebnis zu gelangen?


Übung 2: Stellen Sie sich nun vor, Sie hätten plötzlich nur noch vier Stunden pro Woche Zeit? Von welchen Aufgaben und Projekten würden Sie sich verabschieden? Welche wichtigen Projekte und Aufgaben würden Sie weiter verfolgen, und wie würden Sie vorgehen, um weiterhin möglichst erfolgreich zu sein?(Nach diesen beiden Übungen sollten eigentlich nur noch die essentiell wichtigen Dinge auf Ihrer To- Do-Liste stehen und Sie den richtigen Fokus wieder gefunden haben.)


Tipp 3: Vorbeugen ist besser als nachbessern

Mit einem guten Projektmanagement lassen sich die Probleme einer permanenten Arbeitsüberlastung am besten in den Griff bekommen. Insbesondere Marketing-, Medien- und Werbefachleute sind stark von Termindruck, Schnelllebigkeit und dynamischen Veränderungen betroffen. Hier gilt es, den gesamten Workflow bei der Bearbeitung von Projekten zu optimieren, vielfältige Projekte gleichzeitig im Griff zu behalten, persönliche Arbeitsüberlastungen nachhaltig zu vermeiden sowie Terminverzögerungen, Korrekturschleifen, Kostenrisiken und Qualitätsmängeln wirksam vorzubeugen. Dies gelingt mit entsprechenden Weiterbildungsseminaren, beispielsweise der AdCoach Academy.





Über AdCoach:

Die AdCoach Academy, die von Monika Monzel geleitet wird, ist ein deutscher Weiterbildungsanbieter für Management, Marketing, Werbung und Vertrieb. Das aktuelle Seminarprogramm mit allen Themen und Terminen ist unter www.adcoach.de verfügbar.  

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