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Mit Charme und Organisationstalent

Von der Pike auf gelernt: Als Bürogehilfin startete Sonja Groenen ihre Karriere, dann ging es Schritt für Schritt aufwärts, bis hin zur Leitung in die Hauptgeschäftsführung. working@office hat sie erzählt, warum sie jeden Tag Spaß an ihrem Traumjob hat.

Die Chemie zwischen ihr und ihrem Vorgesetzten Jörg Orlemann, dem Hauptgeschäftsführer der IHK Stade, hat von Anfang an gestimmt: "Es macht Spaß, mit ihm zu arbeiten", freut sich Sonja Groenen, die Leitungsassistentin bei der IHK Stade für den Elbe-Weser-Raum. "Er hat nie schlechte Laune, kehrt nicht den Chef heraus und behält immer die Ruhe. Ich schätze ihn sehr."

 

Zwei, die sich verstehen

Für Jörg Orlemann, der von der IHK Karlsruhe kam, war Sonja Groenen ein Glücksfall. "Häufig ist es so, dass der neue Hauptgeschäftsführer seine eigene Assistentin mitbringt oder sie sich selbst aussucht", erzählt der gebürtige Darmstädter. Mit Sonja Groenen hat es von Anfang an so gut geklappt, dass Jörg Orlemann gar nicht auf die Idee kam, eine andere Assistentin zu suchen. Zudem profitiert er von den guten Kontakten, die sie in der IHK Stade hat. Die Mitarbeiter der IHK kennen die Assistentin, das gute Verhältnis fördert die Kommunikation. Vieles kann Sonja Groenen direkt mit den Mitarbeitern klären und ihren Chef so entlasten.

 

Back-Office und Travel-Management

Neben klassischen Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung und Korrespondenz, die Pflege des Terminkalenders und die Terminplanung, das Vorbereiten von Sitzungen und Veranstaltungen ist das Travel-Management wichtige Aufgabe der Assistentin. Jörg Orlemann ist die Hälfte seiner Arbeitszeit unterwegs, oft fährt er nach Berlin zum Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK), aber auch nach Brüssel. Sonja Groenen übernimmt die komplette Reiseorganisation.

 

Event-Management mit Prominenz

Daneben organisiert Sonja Groenen auch Veranstaltungen. Die größte ist der jährliche Neujahrsempfang im Stadeum in Stade, mit rund 700 Teilnehmern. Hier ist ihre Kollegin Denise Peters eine große Unterstützung. Die Vorbereitungen beginnen schon im Sommer mit dem Erstellen der Einladungsliste. 1.800 Einladungen werden geschrieben und verschickt. Ein Festredner muss organisiert werden – das waren beispielsweise schon Hamburgs Bürgermeister Ole von Beust, Niedersachsens Ministerpräsident Christian Wulff und in diesem Jahr Professor Peter Bofinger, einer der fünf Wirtschaftsweisen. Neben dem musikalischen Rahmen kümmert sie sich um die Dekoration, wählt das Essen aus und erstellt den Ablaufplan. "Mein Chef lässt mir viel Freiraum. Die einzige Einschränkung: Ich muss auf das Budget achten", beschreibt Sonja Groenen ihre Aufgabe.

 

Eine gelungene Karriere

Im vergangenen Jahr feierte sie ihr 25-jähriges Dienstjubiläum. Mit ihrer beruflichen Laufbahn ist sie rundum zufrieden: "Ich bin mit meinen Aufgaben gewachsen und habe meine Ziele erreicht", resümiert Sonja Groenen. Ein besseres Fazit gibt es wohl kaum zum Jubiläum.

 

 

    Dieser Auszug hat Ihnen gefallen? Den vollständigen Artikel finden Sie im Heft (working@office Heft 5/2008).
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