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Meetings mit Methode: Ihr Werkzeugkoffer für bessere Kommunikation

Ständige Meetings rauben Zeit und bringen oft zu wenig. Zwei Manager aus den USA wollten etwas dagegen tun und entwickelten „Liberating Structure Tools“. Damit schufen sie eine neue Kommunikationskultur. Die Methoden werden bei einigen Unternehmen bereits eingesetzt. Den gesamten Artikel "Meetings mit Methode" lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von working@office ...

Meetings mit Methode

Netzwerken leicht gemacht: Liberating Structures (eine Art Werkzeugkoffer) helfen unter anderem bei der Kommunikation.

Meetings mit Methode: Ihr Werkzeugkoffer für bessere Kommunikation

Meetings sind wichtig, um sich auszutauschen, Veränderungen anzustoßen, Projekte voranzutreiben. Trotzdem stellen sie für viele ein mehr oder weniger lästiges Übel dar. „Kosten viel Zeit und bringen wenig“, „da reden sowieso immer dieselben“ oder „kommt eh nichts Neues dabei raus“ lautet die Kritik.

Beanstandet wird auch die hohe Zahl von Sitzungen: Allein in den USA finden nach einer Studie von Tag zu Tag elf Millionen geschäftliche Meetings statt. Von denen, zu allem Überfluss, jedes dritte nur mit Verspätung starten kann, weil die versammelte Runde auf unpünktliche Teilnehmer wartet. *

Meetings heute: zu hemmend oder zu locker

Auch Henri Lipmanowicz und Keith McCandless waren von der Meeting-Kultur in den Firmen dieser Welt frustriert: „Konventionelle Strukturen sind entweder zu hemmend (Präsentationen, Statusreports und geführte Diskussionen) oder zu locker und desorganisiert (offene Diskussionen und Brainstormings), um Menschen kreativ in die Gestaltung ihrer eigenen Zukunft einzubeziehen. Sie erzeugen regelmäßig Gefühle von Frustration und/oder Ausgeschlossenheit und verhindern, dass gute Ideen entstehen und gedeihen können. Wir verschwenden viel Zeit und viel Geld für die falsche Art zu arbeiten. Und noch mehr Zeit und Geld werden dann verschwendet, um die unabsichtlichen Folgen zu beheben“, lautet ihre Analyse.

Meetings mit Methode: dank Liberating Structures

Lipmanowicz, ein gebürtiger Franzose, und der Amerikaner Keith McCandless, beide international als Manager im Pharma- beziehungsweise Krankenhaus- und Universitätsbereich unterwegs, lernten sich bei der Gründung eines Forschungsinstituts kennen. Sie beschlossen, gemeinsam etwas gegen die Meeting-Missstände zu tun, und erschufen die Liberating Structures, eine Art Werkzeugkoffer. Er enthält zurzeit 33 Methoden, die für bestimmte Bereiche der Kommunikation Hilfe bieten.

Die Werkzeuge eignen sich zum Sammeln und Verdichten von Ideen auch in größeren Gruppen, als Warmup für eine Veranstaltung, zum Netzwerken oder um sich von anderen Mitgliedern einer Gruppe Hilfe für eine bestimmte Fragestellung zu holen.

Liberating Structures für Deutschland

Dass man die Werkzeuge, ihre Einsatzfelder und Wirkmöglichkeiten mittlerweile auch auf einer deutschsprachigen Webseite beschrieben findet, ist der Verdienst von Johannes Schartau und seinem Netzwerk. Die IT-ler übersetzten die Liberating Structures ins Deutsche, gestalteten eine Webseite und programmierten in enger Abstimmung mit den „Erfindern“ eine passende App.

Johannes Schartau war vor drei Jahren mehr oder wenig per Zufall auf die Methode gestoßen. Während eines Seminars in den USA lernte er einen Kollegen aus Seattle kennen, der schon Erfahrung mit den Liberating Structures gesammelt hatte. Die erste Lektion bekam Schartau noch per Telefon. Bei genauerer Betrachtung fand er die Methode ebenso genial einfach wie bestechend wirkungsvoll: „Das Tolle daran ist, dass man kein dickes Handbuch dafür lesen muss. Die einzelnen Werkzeuge lassen sich schnell und intuitiv erfassen. Man kann mit einem anfangen und sich nach und nach weitere aneignen. Und sie lassen sich auch untereinander kombinieren.“

Ein sogenannter Matchmaker auf der Webseite hilft dabei. User-Treffen helfen beim Anwenden „Learning to use Liberating Structure is like learning a new language“, sagen Henri Lipmanowicz und Keith McCandless. Am einfachsten funktioniert das in der Gruppe. Sogenannte User-Gruppen gibt es bislang in Berlin, Hamburg, Hannover und Köln, eine weitere steht in München unmittelbar vor dem Start. Dort treffen sich in regelmäßigen Abständen Interessierte, um neue Werkzeuge (structures) beziehungsweise Folgen aus mehreren Werkzeugen (strings) auszuprobieren.

Ein bis zwei Wochen vor dem Treffen geben die Sitzungsleiter die jeweilige Themenstellung und die Werkzeuge für den Abend bekannt. Immer wieder dabei sind Jörg Landmann, agiler Coach bei Lufthansa Technik Hamburg, und seine Partnerin. Sie schätzen die Gelegenheit, neue Werkzeuge in einem sicheren und angenehmen Rahmen zu testen, bevor sie sie jeweils in ihrer Arbeit einsetzen. Jörg Landmann fasziniert das Spielerische an der Methode. „Damit holt man ein Stück Leichtigkeit in Besprechungen und Workshops zurück. Außerdem lassen sich die Werkzeuge in Gruppen aller Größen einsetzen, von sieben Personen oder bis hin zu Konferenzen mit 150 Leuten.“ Er schätzt, dass inzwischen schon 50 bis 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Lufthansa Technik mit den Liberating Structures in Kontakt gekommen sind. „Noch sind es wenige aktive Treiber der Werkzeuge, aber viele Kollegen machen begeistert mit.“

Spitzen-Meetings: Hier bringt sich plötzlich jeder ein

Liberating Structures haben eine Reihe von Vorteilen für Teams, die damit arbeiten. Jeder Teilnehmer wird in den Prozess der Ideensammlung, Prozessverbesserung oder Entscheidungsfindung eingebunden. So sichert man sich Unterstützung für die anschließende Umsetzung. Die Werkzeuge sind ungewöhnlich und überraschend, das bringt frischen Wind in die Sitzungskultur. Auf diese Weise werden klassische Muster durchbrochen, die Meetings oft unproduktiv machen, zum Beispiel, dass ein Meinungsführer durch sein Verhalten die anderen Sitzungsteilnehmer beeinflusst.

Bei einigen Liberating Structures ist das „Herumspinnen“ explizit gefragt, um zu wirklich neuen Lösungsansätzen zu gelangen. Selbst sehr introvertierte Menschen können sich beteiligen, „denn ein Vier-Augen-Gespräch mit einem Kollegen im Rahmen von 1-2-4-all kriegen auch sie hin“, erklärt Susanne Forth. „Fachkräfte, die ungern vor Gruppen reden, können nicht mehr abtauchen und überraschen immer wieder mit unkonventionellen und fachlich fundierten Ideen und Lösungsansätzen“, weiß die Trainerin und Coach aus Hamburg (FORTH Führung). Sie führte die Liberating Structures in Rheine bei KTR, einem großen Zulieferer für den Maschinen- und Anlagenbau ein. „Das bringt sogar verstockte Fachabteilungsmitglieder zum Reden“, verrät Olaf Korbanek, Leiter von IT und Organisationsentwicklung. „Unser 21-köpfiges Team hat sich beispielsweise gemeinschaftlich auf eine Begrenzung der Redezeit auf fünf Minuten verständigt. Und beim SAP-Team, das stets am längsten tagt, hat sich die Dauer der Sitzungen halbiert. Das ist ein Gewinn an Lebensqualität.“

Zur Zeit sind die Liberating Structures hierzulande vor allem in IT-Teams im Einsatz, die agil arbeiten, was sich aus der Verbreitung der Methode durch agile Coachs erklärt. Die Werkzeuge eignen sich aber grundsätzlich für alle Geschäfts- und Lebensbereiche, betont Johannes Schartau, „sie eignen sich überall dort, wo es um den möglichst freien, ungezwungenen und dabei doch förderlichen Austausch zwischen Menschen geht, zum Beispiel auch in der Flüchtlingsarbeit.“

Den gesamten Artikel "Meetings mit Methode" lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von working@office. Hier geht es zum Gratis-Test ... 

* Studie „Lateness to meetings: Examination of an unexplored temporal phenomenon“, veröffentlicht in European Journal of Work and Organizational Psychology

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