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Interne Mailflut: Wer druckt aus?

working@office-Leserin F.S. fragt: Früher wurden Ausarbeitungen von den Sekretariaten vorbereitet und der Vorgesetzte bekam alles fix und fertig auf den Tisch. Gilt diese Regel auch im E-Mail-Zeitalter noch?

Interne Mailflut: Wer druckt aus?

working@office-Leserin F.S. fragt: Früher wurden  Ausarbeitungen von den Sekretariaten vorbereitet und der Vorgesetzte bekam alles fix und fertig auf den Tisch. Gilt diese Regel auch im E-Mail-Zeitalter noch?


Sehr geehrte Frau May,

gegen die von außen kommenden E-Mails kann man sich praktisch nicht wehren, aber was ist mit internen E-Mails? Zunehmend habe ich die Erfahrung gemacht, dass sowohl Vorgesetzte als auch Kolleginnen und Kollegen es sich einfach machen und dem Vorstand unseres Unternehmens ihre Informationen und Ausarbeitungen nebst den zum Teil umfangreichen Anhängen per E-Mail zu übermitteln. Da mein Chef in den meisten Fällen die E-Mail ausgedruckt haben möchte, bin ich diejenige, die dies übernimmt.


Früher galt die Regel, dass Ausarbeitungen, die im Auftrage des Chefs durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fertigen waren, von deren Sekretariaten vorzubereiten sind. Der Vorgesetzte bekam also die Unterlage fix und fertig auf den Tisch.


Meine Frage: Gilt diese Regel noch immer? Wenn ja – wen spreche ich zuerst an? Meinen Vorgesetzten und dann die Kolleginnen und Kollegen?

Ich bitte Sie um Ihre Einschätzung und freue mich auf Ihre Antwort!

Ihre F. S.



Liebe Frau S.,

das ist in der Tat eine knifflige Situation. Sie haben ganz Recht, wenn Sie sagen, dass früher der Bearbeitende die Unterlagen entsprechend für den Chef vorbereitet hat. Im Zeitalter der E-Mails ist das auf der Strecke geblieben. Somit liegt die Aufgabe meiner Meinung nach schon in Ihren Händen. Seien Sie sicher, dass Ihr Chef sich darüber gar nicht bewusst ist, welche Mehrarbeit dies für Sie bedeutet.


Darum empfehle ich Ihnen: Sprechen Sie mit Ihrem Chef. Legen Sie ihm dar, wie lange Sie jeweils für diesen Vorgang brauchen, und bitten Sie um eine Regelung. Rechnen Sie aber damit, dass auch Ihr Chef das nicht gerne tun wird, denn das bedeutet Mehrarbeit für die Kollegen und die anderen Sekretariate. Aber um ein Gespräch mit Ihrem Chef kommen Sie nicht herum, wenn Sie an der Situation etwas ändern möchten. Entscheidet er sich dafür, dass Sie es weiter machen, ärgern Sie sich nicht, er wird seine Gründe haben. Ich rate Ihnen auch nicht, dass Sie zuerst mit den Kolleginnen und Kollegen sprechen, denn Sie umgehen damit die Chefebene; das kann im schlimmsten Fall Ärger geben.

Herzliche Grüße,

Ihre Sibylle May 


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