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Herzlich willkommen!

Wer freundlich und aufmerksam empfangen wird, hat ein offenes Ohr für geschäftliche Verbindungen. Für eine angenehme Atmosphäre sorgen Sie bestimmt ohnehin. Aber haben Sie auch noch alle Regeln der Etikette parat?

Herzlich willkommen!

Der erste Eindruck, den ein Besucher beim Empfang in Ihrem Unternehmen bekommt, ist oft entscheidend für die Entwicklung einer geschäftlichen Beziehung. Die Assistentin bzw. Sekretärin, die den Besucher empfängt, kann wesentlich dazu beitragen, eine gute Atmosphäre für eine geschäftliche Unterredung zu schaffen.

 

Aushängeschild Empfang

Je nach Branche gibt es verschiedene Anforderungen an die räumlichen Gegebenheiten eines Unternehmens. Vor allem ist entscheidend, in welcher Branche die Firma tätig ist. In der Regel ist das Büro oder der Empfangsbereich das Aushängeschild eines Unternehmens, denn hierhin gelangen potenzielle Kunden und Geschäftspartner normalerweise zuerst. Auf der Orgatec in Köln, weltgrößte Messe für Büromöbel, werden alle zwei Jahre die verschiedensten Lösungen für die Gestaltung von Büroräumen und Empfangsbereichen angeboten. Bei einem Besuch der Fachmesse kann man neue Ideen für die Gestaltung der Büroräume sammeln, und auf der gleichnamigen Homepage zur Messe finden sich die Adressen vieler Anbieter.

 

Zur Konferenz ins Hotel

Falls Ihr Büro zu klein, zu eng oder für den Empfang von Besuchern einfach nicht geeignet ist und es keinen Besprechungsraum in Ihrem Unternehmen gibt, buchen Sie für wichtige Besucher einen Konferenzraum in einem Hotel oder in einem Konferenzzentrum. Um Ihren Gästen die Anreise zu erleichtern, reservieren Sie am besten einen Raum an einem Ort, der verkehrsgünstig liegt, zum Beispiel am Flughafen oder in der Nähe des Messegeländes. In großen Hotels und Konferenzzentren steht Ihnen ein komplettes Serviceangebot zur Verfügung, das genügend Präsentationsflächen, technisches Equipment, die Versorgung mit Speisen und Getränken etc. umfasst.

 

Die Assistentin als Gastgeberin

Beim Besucherempfang im Vorzimmer oder in einem separaten Raum in Ihrem Unternehmen übernehmen Sie die Aufgaben einer Gastgeberin. Ihre sozialen Kompetenzen sind gefragt: Freundlichkeit, Takt und Fingerspitzengefühl sind die Voraussetzungen für den positiven Beginn und die konstruktive Atmosphäre einer geschäftlichen Besprechung. Allerdings ist gelegentlich auch Ihr Durchsetzungsvermögen vonnöten, etwa wenn ein unangemeldeter Besucher, sei es ein verärgerter Kunde oder ein unzufriedener Mitarbeiter, auftaucht und sofort Ihren Vorgesetzten sprechen will.

 

Den Small Talk vorbereiten

Auf jeden angemeldeten Besuch sollten Sie sich vorbereiten, auch wenn Sie selbst nicht an der geschäftlichen Besprechung teilnehmen. Wenn Sie etwas über Ihren Gast wissen, etwa aus welcher Stadt/aus welchem Land er kommt, welches Auto er fährt, wie lange die Geschäftsverbindung zu Ihrem Unternehmen schon besteht usw., haben Sie Anknüpfungspunkte für ein unverfängliches Gespräch während einer möglichen Wartezeit Ihres Besuchers. Mit einem Small Talk können Sie peinliches Schweigen vermeiden.

 

Weiter lesen

Wie Sie Besuchern Orientierung geben, welche Regeln für die Begrüßung gelten und wie Sie in guter Erinnerung bleiben, beschreibt Trainerin Gabriele Hölscher in der Juni-Ausgabe von working@office. Nützlich außerdem: Checklisten für Besucherbetreuung und Bewirtung.

 

    Dieser Auszug hat Ihnen gefallen? Den ungekürzten Artikel finden Sie in der Juni-Ausgabe (working@office Heft 6/2009).
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