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Gut geplant ist halb erledigt

Wächst Ihnen die Arbeit über den Kopf und der Tag hat zu wenig Stunden für Ihre Aufgaben? Dann hilft es vielleicht, das Zeitmanagement zu optimieren. Denn mit einem guten Tages-, Wochen- oder Monatsplan fällt es leichter, den Überblick zu behalten und entspannt die volle Leistung zu erbringen.

Um diesen erstellen zu können, müssen Sie erst einmal wissen, wie viel Zeit einzelne Tätigkeiten beanspruchen.






Zeitpuffer für Unvorhergesehenes

Vielleicht dauert das Beantworten der E-Mails doch länger als gedacht oder Meetings sprengen regelmäßig den vereinbarten zeitlichen Rahmen. Wenn Sie den benötigten Aufwand kennen, können Sie jeden Morgen Ihre Aufgaben definieren und sie entsprechend ihrer Priorität auf eine To-Do-Liste setzen. Aber denken Sie daran, dass es sich bei Ihrem Konzept nur um eine Orientierungshilfe handelt und Sie trotzdem flexibel bleiben sollten. Vergessen Sie auch nicht, Zeitpuffer für Unvorhergesehenes und Pausen ganz bewusst einzuplanen. Schließlich kann niemand ununterbrochen Höchstleistungen bringen.


Dringlichkeit klären

Bittet Sie ein Kollege oder Vorgesetzter, einen zusätzlichen Job zu übernehmen, klären Sie die Dringlichkeit und die Vereinbarkeit mit Ihrer eigenen Arbeit ab. Scheuen Sie sich auch nicht, nach mehr Zeit zu fragen oder selbst Aufgaben zu delegieren, wenn Sie zu viel zu tun haben.


Mit voller Konzentration

Ist die Tagesplanung schließlich abgeschlossen, ist der Moment gekommen, mit der Arbeit loszulegen. Beginnen Sie am besten gleich morgens mit den wichtigsten Aktivitäten und gehen Sie jede mit voller Konzentration an. Ist eine Arbeit erledigt, haken Sie sie auf Ihrem Plan ab und schon können Sie sich mit Ihrer ganzen Aufmerksamkeit der nächsten widmen. Das Abhaken ist dabei gleich doppelt nützlich: Es motiviert, wenn man sieht, was schon alles geschafft ist, und Sie übersehen keine wichtige Aufgabe.


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