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Ein unschlagbares Team

Klappt die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Chef, so sind Sie als Team unschlagbar. Viele Chefs glauben jedoch, dass Sie als seine Assistentin schon automatisch wissen, was ihm wichtig ist. Falls Sie - wie wohl die meisten - nicht über hellseherische Fähigkeiten verfügen, hier einige praxisnahe Tipps.

Ein unschlagbares Team

Klappt die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Chef, so sind Sie als Team unschlagbar. Viele Chefs glauben jedoch, dass Sie als seine Assistentin schon automatisch wissen, was ihm wichtig ist. Falls Sie - wie wohl die meisten - nicht über hellseherische Fähigkeiten verfügen, hier einige praxisnahe Tipps einer Trainerin und Assistentin aus Leidenschaft.


Sie sind das Aushängeschild des Unternehmens und nehmen als Assistentin und enge Mitarbeiterin des Chefs eine Schlüsselrolle im Unternehmen ein. 


Grundregeln für das Backoffice

Umso wichtiger ist es da, wenn die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten stimmt. Mit diesen Grundregeln entlasten Sie Ihren Chef effektiv und agieren professionell als seine rechte Hand. 


Immer up to date 

Kommunikation und Transparenz sind das A und O in der Zusammenarbeit. Bitten Sie daher Ihren Chef, täglich mindestens 15 bis 30 Minuten einzuplanen, um aktuelle Themen zu besprechen. So können Informationen ausgetauscht werden, Prioritäten neu festgelegt oder eventuelle Besuche besprochen werden. Machen Sie einen Jour Fix und lassen Sie sich auf keinen Fall von diesem Termin abbringen. Er hilft Ihnen und Ihrem Chef bei der täglichen reibungslosen Bewältigung der gemeinsamen Aufgaben. Bei einer eingehaltenen Regelmäßigkeit sind Sie über die laufenden Vorgänge immer up to date und sparen sich und Ihrem Chef Rückfragen und damit Zeit.


Transparenz

Unerlässlich ist auch das Lesen der E-Mails, die für den Chef eingehen. Machen Sie es sich zur Aufgabe, diese E-Mails laufend zu lesen, denn das bringt die notwendige Transparenz bei den täglichen Vorgängen. Es ist schon oft geschehen, dass der Vorstand, die Geschäftsführung oder der Aufsichtsrat ein spontanes Sofortmeeting einberufen hat oder für ein Meeting in ca. zwei Stunden wichtige Zahlen braucht. Da ist es oft die Rettung, wenn Sie diese Information bereits gelesen haben und erste Schritte einleiten können oder Ihren Chef darüber informieren können.


Einheitliches Konzept

Machen Sie eine Ist-Analyse der Büroorganisation und Arbeitsplatzordnung und erarbeiten Sie ein einheitliches Konzept für sich und Ihren Vorgesetzten, angepasst an die betrieblichen und individuellen Abläufe. Sowohl Sie als auch Ihr Chef müssen sich am Arbeitsplatz des anderen auskennen. Dazu gehören verbindliche Absprachen über Unterschriftenmappen, Informationsmappen, Post-Ein- und Ausgänge etcetera.


Souveräner Auftritt

Das Berufsbild der Assistentin wandelt sich immer mehr zur Vize-Managerin, die ihren Chef auch in seiner Abwesenheit vertritt. Überzeugen Sie darum durch Ihr souveränes und sicheres Auftreten und unterstreichen Sie dies mit einem entsprechenden Äußeren. Ihr Outfit sollte adäquat zu dem Ihres Chefs sein. Trägt Ihr Chef einen Anzug und Krawatte oder Ihre Chefin einen Hosenanzug oder Kostüm, dann sollten Sie auf jeden Fall ähnliches tragen, Jeans und lässige Kleidung sind dann nicht angemessen.


Über die Autorin

Ute Heidbrink bietet deutschlandweit individuelle Workshops und Trainings an, um die Zusammenarbeit zwischen Assistentin und Chef weiter zu optimieren. Dabei verfügt sie über langjährige Berufserfahrung und ist neben der Konzeption und Durchführung von Workshops immer wieder selbst als Assistentin tätig.

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