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Ein Assistenznetzwerk feiert Geburtstag

Das hausinterne Netzwerk der Office Manager/innen (NOMI) der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) feierte kürzlich zehnjähriges Bestehen. Mit ihrem besonderen Wissen unterstützen sich die Mitglieder nicht nur untereinander, sondern schaffen Vorteile für das gesamte Unternehmen ...

Ein Assistenznetzwerk feiert Geburtstag

Hauptanliegen der NOMI-Mitglieder ist die gegenseitige Unterstützung sowie die Stärkung des Berufsbildes Office Management/Assistenz/Sekretariat. Auslöser für die Entstehung des Netzwerkes war vor zehn Jahren ein fehlender Briefumschlag: In eriner Abteilung war unerwartet ein bestimmter Umschlagtyp ausgegangen. Über zwanzig Minuten dauerte die Suche nach dem richtigen Bestellformular. Letzte Hoffnung waren am Ende die Kolleginnen aus anderen Sekretariaten. Bingo! Wenige Tage später war das Netzwerk gegründet und ein offizieller E-Mail-Verteiler aufgesetzt. 

 

 

Wichtiges und Dringendes auseinanderhalten

Heute zählt das NOMI-Netzwerk der GIZ 174 Mitglieder. "Nicht nur, dass sie die kleinen Schwächen ihrer Vorgesetzten ausgleichen, sie finden immer das, was gebraucht wird und halten Wichtiges und Dringendes auseinander", lobt Dr. Hans-Joachim Preuß, Vorstandsmitglied der GIZ.   

 

 

Virtuell gut aufgestellt

Nutzen können den NOMI-Wissensschatz alle im Unternehmen. Bei spontanen Fragen und Nöten, sei es zu Raumanfragen oder Restaurant-Empfehlungen, hilft auf die Schnelle der offizielle E-Mail-Verteiler. Mitglieder erhalten hier berufliches Wissen und Tipps aus erster Hand. Um sicherzugehen, dass alle Mitarbeiter aktuelle Formulare nutzen, gibt es außerdem einen gemeinsamen Ablageort für Grundlagendokumente und Anleitungen. Dieser ist über eine eigene Seite im GIZ-Intranet allgemein zugänglich.

 

 

Gesammeltes Wissen erleichtert Arbeitsalltag

Seit Kurzem existiert dort auch eine NOMI-Pinnwand, die Neuigkeiten an diesem virtuellen Board können sogar abonniert werden. Damit fließen neue Informationen und Termine aus dem Netzwerk direkt auf die Intranet-Startseite aller Abonnenten. Das gesammelte Wissen erleichtert den Arbeitsalltag und sorgt für ein optimales Büromanagement - auch im Vertretungsfall: Für Praktikantinnen und Praktikanten hält das Netzwerk grundlegende Vorlagen und Informationen bereit.

 

 

Die nächsten To-Dos

Als nächstes Projekt ist die Umsetzung einer überarbeiteten NOMI-Dateiablage geplant, mit neuer Schlagwort-Struktur und mit Paten für die Ablageordner im Dokumenten Management System der GIZ. Ordner-Paten sollen die Aktualität der Informationen sicherstellen. Um auch einen persönlichen Austausch zu gewährleisten, finden außerdem monatliche Treffen der NOMIs aller deutschen Standorte statt und es gibt eine internationale Jobtauschbörse für Kurzzeiteinsätze.  

 

 

Besonders wertvoll in Zeiten der Veränderung

Als die GIZ vor zweieinhalb Jahren aus der Fusion dreier Vorgängerorganisationen hervorging, konnte das NOMI-Netzwerk mit seiner Reichweite und seinen kurzen Reaktionszeiten in vielen Situationen einen wichtigen Beitrag zur Orientierung und Integration leisten. Fragen wie "Wie machen wir in der GIZ eigentlich dieses oder jenes?" fanden entweder schnell eine pragmatische Antwort oder deckten wichtigen Klärungsbedarf auf. Oder wie Vorstandsmitglied Dr. Hans-Joachim Preuß es in seiner NOMI-Jubiläumsrede formulierte: "Sie haben in Zeiten der Integration Wissen zwischen Standorten, Unternehmensbereichen und Leitungen im Fluss gehalten." 

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