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Der Mythos überlagert die Realität, diese Erfahrung hat wohl jede Assistentin schon einmal gemacht. © Santa Gustina

Mythen-Check: Aufräumen mit den Klischees einer Assistentin

Es gibt wohl kaum ein Berufsbild, das so viele Klischees im Gepäck hat wie Sekretärin beziehungsweise Assistentin. Einige der Klischees haben es sogar ins digitale Zeitalter geschafft. Eine Expertin erklärt, was es mit den veralteten Vorstellungen auf sich hat.

Der Blick des Gegenübers sagt alles: Kaum nennt man den Beruf „Sekretärin“ oder „Assistentin“, fällt eine Klappe. Es ist mal wieder so weit – der Klischeehammer hat zugeschlagen. Das Gegenüber sieht nicht die Person, die vor ihm steht, sondern das Bild, das er – oder sie – von einer Sekretärin im Kopf hat. Der Mythos überlagert die Realität, diese Erfahrung hat wohl jede Assistentin schon einmal gemacht. Das ist ärgerlich, keine Frage.  

Office-Managerinnen, die sich den aktuellen Herausforderungen mit Kompetenz und Flexibilität stellen, wollen nicht mit Klischeevorstellungen konfrontiert werden. Zumal es nicht immer das schmeichelhafteste Image ist, das da zutage kommt. Das Berufsbild hat sich längst gewandelt, auch wenn das vielleicht noch nicht bei allen Kunden, Kollegen und Vorgesetzten angekommen ist. Aber warum halten sich diese Mythen so hartnäckig? Steckt möglicherweise doch ein Körnchen Wahrheit in ihnen? Marit Zenk, Management Assistants‘ Consultant mit langjähriger Erfahrung, hat die sieben gängigsten Mythen zum Berufsbild Assistenz unter die Lupe genommen.  

NR.1: KÖNIGSDISZIPLIN KAFFEEKOCHEN  

Kaum auszurotten ist das Klischee der Kaffee servierenden Sekretärin. Dabei ist die Office-Wirklichkeit längst eine andere. Oder trinkt bei Ihnen noch jemand schwarzen Kaffee aus der Thermoskanne? Die meisten Büros haben längst auf Kaffeevollautomaten umgestellt, die vom Espresso bis zum Latte Macchiato auf Knopfdruck die unterschiedlichsten Köstlichkeiten zaubern. Das kann jeder im Meeting selbst übernehmen, da braucht es keine gute Fee in Gestalt einer Sekretärin. Was aber noch viel wichtiger ist: „Die meisten Vorgesetzten kommen heute nicht mehr auf die Idee, dass ihre hochqualifizierte und auch entsprechend gut entlohnte Assistentin solche einfachen Tätigkeiten übernehmen soll“, sagt Marit Zenk, „das wäre schlicht zu teuer.“ Diese Aufgaben übernehmen andere Mitarbeiter, beispielsweise vom Empfang oder House-Catering.  

Natürlich gibt es vereinzelt noch traditionell eingestellte Chefs, die Wert darauflegen, dass die Sekretärin das Kaffeegedeck bringt. „Diese sind aber längst die Ausnahme“, weiß Marit Zenk. Was jedoch wirklich häufig im Sekretariat angesiedelt ist, sind Aufgaben mit sozialem Charakter, eine Art Feel-Good-Management für die Abteilung. So besorgen viele Office-Managerinnen beispielsweise Geschenke für Jubiläen oder Geburtstage. „Das ist verständlich, handelt es sich doch bei der Assistenz um eine Schnittstellenfunktion. Office-Managerinnen kennen Mitarbeiter und Vorgesetzte oft am besten und wissen, was angemessen ist“, meint Marit Zenk.  

NR. 2: MUST-HAVE GUTES AUSSEHEN  

Attraktiv sollte eine Sekretärin sein, am besten über Modelmaße verfügen, so denken viele. „Das trifft es nicht: Was wirklich zählt, sind ein gepflegtes Erscheinungsbild und eine freundliche Ausstrahlung“, erklärt Marit Zenk. „Die Konfektionsgröße sollte nur eine untergeordnete Rolle spielen.“ Denn Assistentinnen sind meist der erste Kontakt für Außenstehende mit dem Unternehmen, seien es nun Lieferanten, Kunden oder Geschäftspartner. Da ist es ausschlaggebend, dass sie ihr Unternehmen durch professionelles Auftreten repräsentieren. 

Ein ansprechendes Styling muss übrigens nicht dem klassischen Bild – Bluse, Bleistiftrock und Pumps – entsprechen. Auch ein individueller Look ist völlig in Ordnung, solange dieser zum Unternehmensimage passt. „Viel wichtiger sind Persönlichkeit, Charisma und Kompetenz“, weiß Marit Zenk. Auch wenn beim Bewerbungsgespräch stärker auf das Äußere geachtet wird, im Arbeitsalltag kommt es vor allem auf das Können sowie die kommunikative und soziale Kompetenz einer Assistentin an.  

 

NR. 3: INTELLIGENZ IST NUR EIN ADD-ON  

Was beim Thema Aussehen nur lästig ist, wird beim Mythos Nummer Drei zum echten Ärgernis. Die Rede ist von der fehlenden Intelligenz, die Sekretärinnen gerne mal unterstellt wird. Ein Vorurteil, das dem Berufsbild hartnäckig anhaftet. Ein Grund für diese falsche Zuschreibung könnte sein, dass Assistentinnen als Generalistinnen ohne tieferes Wissen angesehen werden, meint Marit Zenk. Dabei bringt gerade das Generalistentum der Assistenz die nötige Flexibilität.  

In den meisten Berufen erfolgt eine Spezialisierung, und auch die Assistenz sollte darüber hinaus Spezialistin im Thema Office-Management sein. Nur so kann sie den vielfältigen Anforderungen des Jobs gerecht werden. „Generalisten erfahren in unserer Gesellschaft leider oft weniger Wertschätzung als Experten für ein spezielles Wissensgebiet“, bedauert Marit Zenk. Die Top-Assistenz vereint beides und zeigt damit ganz nebenbei auch, dass Intelligenz bei ihr keineswegs ein Add-on ist.  

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