Mit diesen Strategien landen nicht alle Aufgaben auf Ihrem Tisch
© Artur - AdobeStock

Mit diesen Strategien landen nicht alle Aufgaben auf Ihrem Tisch

Zu den Aufgaben einer Assistentin gehört es auch, Besucher zu empfangen, die einen Termin im Unternehmen haben. Doch wenn der Tag ohnehin schon vollgepackt mit Aufgaben ist, können vor allem gesprächige Gäste wertvolle Zeit stehlen. Mit diesen Tricks werden Sie diese Art von Besucher charmant los, ohne sie vor den Kopf zu stoßen.

Mit diesen Strategien landen nicht alle Aufgaben auf Ihrem Tisch

Als Assistentin sind Sie ja oft das „Mädchen für alles“. Doch viele Aufgaben, die auf Ihrem Tisch landen, gehören dort eigentlich gar nicht hin. Damit Ihr Schreibtisch in Zukunft nicht mehr überquillt, kommen hier ein paar Tipps, wie Sie in Zukunft ganz elegant „nein“ sagen können:

Gewinnen Sie Zeit

Wenn Sie von einer Kollegin um eine Aufgabe gebeten werden, sagen Sie: „Ich kann Ihnen heute nicht helfen, vielleicht morgen.“ So gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern haben auch die Chance, dass es der Kollegin zu lange dauert und sie die Aufgabe selbst erledigt.

Bieten Sie Hilfe zur Selbsthilfe an

Bekommen Sie ab und zu Aufgaben, die der Kollege eigentlich selbst erledigen können? Dann bieten Sie an, dass Sie ihm zeigen, wie es geht. Regen Sie an, dass er die einzelnen Arbeitsschritte schriftlich festhält. So sind alle Unklarheiten beseitigt und er kann die Aufgabe beim nächsten Mal selbst machen.

Kündigen Sie Ihr Nein an

Sicher müssen Sie auch ab und zu für Aufgaben herhalten, die nicht in Ihre Zuständigkeit verfallen, weil Sie diese schneller und zuverlässiger erledigen als andere. Das ehrt Sie zwar, doch dennoch sollten Sie sich abgrenzen. Kündigen Sie an, dass Ihre Hilfe endet. Sagen Sie: „Dieses Mal helfe ich Dir noch, beim nächsten Mal mache ich es nicht mehr.“

Bieten Sie einen Tauschhandel an

Ist die Kollegin, die Ihnen gerne einmal Aufgaben rüber schiebt, gleichgestellt, dann schlagen Sie einen Tauschhandel vor. Sagen Sie, dass Sie ihre Excel-Tabelle gern erstellen, wenn sie dafür die Powerpoint-Folien bastelt.

Fragen Sie nach den Prioritäten

Auch mit dem Vorgesetzten kann man verhandeln. Wenn Ihr Chef bereits zehn Aufgaben an Sie delegiert hat und nun mit Nummer elf kommt, dann fragen Sie, welche Aufgaben am Wichtigsten sind und welche Aufgabe an jemand anders weitergeleitet werden kann. Vielleicht identifizieren Sie in diesem Gespräch auch eine Aufgabe, die ganz wegfallen kann.

Übrigens: Achten Sie auch darauf, dass Sie nicht einfach selbstverständlich Aufgaben übernehmen, um die Sie gar nicht gebeten werden. Ihr Helfer-Gen ist zwar eine sehr kollegiale Eigenschaft, doch bei aller Unterstützung der anderen sollten Sie auch auf sich selbst acht geben. Ihre Zeit ist schließlich auch begrenzt.

Wichtige Begriffe und Vokabeln (Deutsch)

  • Mädchen für alles
  • Schreibtisch
  • Hilfe zur Selbsthilfe
  • zuverlässig
  • Tauschhandel
  • Prioritäten
  • verhandeln