E-Mail-Management, wenn Ihr Chef unterwegs ist
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E-Mail-Management, wenn Ihr Chef unterwegs ist

Sollten Sie Zugriff auf das E-Mail-Postfach Ihres Chefs haben, sind Sie vielleicht auch dafür verantwortlich, dieses während seiner Abwesenheit zu bearbeiten. Sie sollten klare Absprachen mit Ihrem Chef treffen, wie Sie mit den E-Mails umgehen. Je klarer Ihre Absprache, desto besser funktioniert die Chefentlastung.

3 Tipps, wie Sie den Posteingang Ihres Chefs während seiner Abwesenheit proaktiv organisieren können:

  1. Sortieren Sie die E-Mails in die Kategorien „bearbeitet“, „unbearbeitet“ und „zur Info“: Verschieben Sie die E-Mails, die Sie bereits bearbeitet oder an die zuständigen Kollegen weitergeleitet haben, in einen Ordner, den Sie „bearbeitet“ nennen. In einem zweiten Ordner „unbearbeitet“ speichern Sie die E-Mails, um die sich Ihr Chef selbst kümmern muss. In den dritten Ordner „zur Info“ verschieben Sie alle E-Mails, bei denen nichts zu tun ist. Hierunter fallen beispielsweise auch E-Mails, die er in Kopie erhalten hat. Ihr Chef hat so alles im Blick, was er noch erledigen muss. Besprechen Sie mit ihm auch, ob Sie unwichtige oder nicht relevante E-Mails löschen dürfen.
  2. Ordnen Sie die unbearbeiteten E-Mails nach Priorität: Nutzen Sie die bunten „Fähnchen“ in Outlook. Markieren Sie dringende E-Mails beispielsweise mit einem roten Fähnchen, projektbezogene E-Mails mit einem grünen Fähnchen und Kundenanfragen mit einem gelben Fähnchen. So kann Ihr Chef direkt sehen, welche E-Mails er sofort bearbeiten muss.
  3. Formulieren Sie Antwortschreiben und speichern Sie diese in den Entwürfen: Wenn es E-Mails gibt, die Ihr Chef selbst verschicken muss, können Sie die Antworten bereits vorformulieren. Speichern Sie die E-Mail in seinen Entwürfen und markieren Sie die dazugehörige E-Mail in seinem Mailpostfach. So erkennt er, dass Sie bereits das Antwortschreiben verfasst haben. Er kann es so direkt bearbeiten, gegebenenfalls noch Informationen ergänzen und zügig die E-Mail versenden.

Wichtige Begriffe und Vokabeln (Deutsch)

  • Abwesenheit
  • Absprachen
  • proaktiv
  • zuständig
  • projektbezogen
  • Antwortschreiben
  • Entwurf