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Rosinen aus dem Kuchen...

heidi

Mitglied seit
05.04.2011
Beiträge: 183
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Bei mir laufen alle Telefonate für meinen Chef auf, ich notiere eifrig Namen, Nummern, Betreffs und leite alles weiter. Mein Chef ruft aber immer nur die Leute zurück, auf die er Bock hat! Er gibt mir keine Infos, was ich den anderen zwischenzeitlich sagen soll.
Dann rufen die anderen immer und immer wieder an, ich leite alles weiter und NIE ruft er zurück. Irgendwann, nachdem ich ihm zum zwanzigsten Mal den Betreff genannt habe, gibt er mir einen Namen, an den ich das nächste Mal weitervermitteln soll. Ist doch irgendwie peinlich, oder? Die Anrufer denken garantiert, ich richte die Anrufe nie aus.
Von meinen früheren Chefs kenne ich so ein Verhalten nicht, und irgendwie schlägt es mir zunehmend auf den Magen. Picken sich eure Chefs auch die Telefon-Rosinen aus dem Kuchen? Wie geht ihr damit um?

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Babs

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 31
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Hallo,
du beschreibst genau den Fall, den es bei meinem Chef gibt. Der ruft auch nur zurück, wenn und wen er will.
Grüße Babs

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Julia

Mitglied seit
08.04.2009
Beiträge: 427
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Das gehört sich eigentlich gar nicht. Er ist als Chef Vorbild und muss aus unangenehme Telefonate sofort angehen. Natürlich musst du auch sofort die Info bekommen, wenn er nicht der richtige "Rückrufer" ist. Ist das zwischen euch eine neue Zusammenarbeit? Vielleicht muss er sich erst noch gewöhnen. Schildere ihm doch diese Vorgänge und die Probleme, die sich für dich ergeben. Du bist verantwortlich für die Qualität, wie die Anrufer behandelt werden. Sag ihm auch, dass er dir gern sagen kann, wenn er heute xy nicht sprechen möchte. Du wirst charmant um einen Aufschub bei xy bitten und deinem Chef den Freiraum schaffen. So ist es auf jeden Fall nicht richtig, musst du ihn halt noch ein wenig erziehen. Das klappt schon!

Julia

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Tess

Mitglied seit
28.05.2003
Beiträge: 102
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Oh, das kenne ich. Besonders wenn man die erste Anlaufstelle in Bezug auf solche Telefonate ist.
Bei mir hat nur ein Grundsatzgespräch dieses Problem gelöst, als sich nämlich ein Kunde direkt beim Vorstand beschwert hat, dass er nicht (innerhalb von 2 Stunden!!! Chef hatte Urlaub, Vertreter war unterwegs) zurückgerufen wurde. Somit wurde ich zuerst gefragt:
Warum haben Sie nicht...... (schon allein die Einleitung, aber gut). Aber als mittelalte Häsin habe ich meinen Ringblock gezückt, das Datum nachgeblättert und präsentiert, dass ich "zeitnah" informiert habe und das immer so mache. Ich vermerke auf meinem Block wer anruft, warum und wann und wie er Kontakt möchte. Für mich vermerke ich, wann ich es ausrichten konnte und hake selber nach, ob und wann mein Chef zurückgerufen hat. Solange dieser Anruf nicht in irgendeiner Weise einen "Adressaten" gefunden hat, bleibt er in meiner Liste als unbearbeitet.
Natürlich muss ich Anrufer auch mal vertrösten, aber ich baue insofern vor, dass ich wirklich abfrage wieso, warum,.. es mein Chef sein muss. Oft kann ein Kollege weiterhelfen oder es sind nur Headhunter-Fragen.
Im Gespräch (ohne Vorstand) mit dem Chef habe ich auch deutlich gemacht, dass er "uns" - als Chef/Sekretärin - keinen Gefallen tut. Ganz direkt. A la: Ich habe dem herrn x einen Rückruf versprochen, kann ich z.B. schon was mitteilen, einen anderen Telefontermin anbieten.... Damit habe ich mehr Handlungsspielraum. Für einige Anrufer habe ich jetzt auch mehr Infos und weiss mittlerweile auch warum er mit manchen nicht gleich sprechen will. Auf den Sachinformationen, bei denen oft gedacht wird, "Ach, das braucht Frau T. ja nicht zu wissen" - bleiben Vorgesetzte oft sitzen, aber die sind ja gerade oft sehr wichtig.
Es ist jetzt nicht 100%ig gelöst, aber ich habe wenigsten jetzt Spass daran freundlich und professionell bestimmten Anrufern mitzuteilen, dass Geduld für den Rückruf nötig ist.
Und bei manchen quäle ich ihn einfach. So alle 2 Stunden, wenn er lange im Büro ist und alles macht nur nicht seine Anrufe, frage ich freundlich nach. Ich habe noch Frau Y auf meiner Liste, kann ich die streichen oder ihr schon was mitteilen? Das hilft.
gruss

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heike

Mitglied seit
15.12.2006
Beiträge: 187
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Hallo Heidi,

ich würde den Eindruck (peinlich, mehrfache Nachfragen etc.) meinem Chef schildern. Wir haben immer wieder lose Termine (im Kalender eingetragen), an denen wir das bereden, was nicht klappt und was man verbessern kann.

Ich habe eine Rückrufliste mit Datum, Name, Grund des Anrufs, Nummer und Bmerkungsfeld, in der ich alles notiere. Wenn mein Chef keine internen und externen Termine hat, machen wir "Telefonrunden", wo ich ihm all die Leute verbinde, die auf der Liste stehen. Erst wenn das Telefonat beendet ist, wird gestrichen. Mein Chef gibt mir auch alle seine anderen Telefonwünsche für diese Liste. Das klappt ganz gut und es wird keiner vergessen.

Gruß

Heike

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Claudia

Mitglied seit
13.11.2006
Beiträge: 330
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Hallo,

da hilft nur immer wieder ansprechen. Ein grundsätzliches Gespräch, wie man in Eurer Situation am besten verfahren kann, um als Unternehmen nicht unprofessionell zu wirken, ist da wohl mal angebracht.

Bei uns werden solche "Telefonlisten" oft abgearbeitet, wenn Cheffe wieder mal längere Zeit im Auto sitzt. Dann werden die Personen aufs Handy gestellt. Und bevor man den nächsten reinstellt, kann man kurz nachhaken, ob es zum letzten Telefonat ein To Do gibt.

Liebe Grüße Claudia

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heidi

Mitglied seit
05.04.2011
Beiträge: 183
Hilfreich: 0

Danke für die zahlreichen Infos, das Beste scheint mir eine Liste, mit Vermerk, wann ich wem was ausgerichtet habe und wann wer wen zurückgerufen hat. Und meinem Chef auf die Füße treten, wenn er noch nicht zurückgerufen hat.

Zusätzlich werde ich vermehrt die Frage vorweg nehmen, wer welche Infos haben möchte und deswegen anrufen könnte.

Ihr seid super!

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