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Ordner mit Füßen?

Nicole

Mitglied seit
18.01.2007
Beiträge: 92
Hilfreich: 0

Hallo, ich komme jetzt mit einem Problem, das sicherlich alle nur zu genüge kennen:

Die Ordner mit dem kaufmännischen Schriftverkehr stehen bei mir im Zimmer. Wenn nun jemand Informationen aus diesen Ordnern benötigt, werden diese mitgenommen. Ist ja auch in Ordnung. Allerdings bekommen ich dies nicht immer persönlich mit, so daß ich mir eine kurze Notiz machen kann und es hat auch noch keiner Ordner mit Füßen erfunden, die den Weg zurück alleine kennen. Promt kommt dann natürlich der Seniorchef und sucht genau diesen fehlenden Ordner und schon geht die Suche los. Plötzlich hat keiner den Ordner. Ich renne dann von Büro zu Büro und "wühl" die Zimmer durch und meistens findet er sich dann auch. Aber was ich dann wieder an Zeit verschwende für die Sucherei!

Dies ist ein immerwährendes Thema bei uns in der Firma. Erst wenn es ein "Donnerwetter" vom Chef gibt, hält dies ein paar Tage an und die Ordner bleiben da, wo sie hingehören, bzw. es werden Notizen geschrieben. Spätestens nach einer Woche ist dann aber alles wieder wie weggeblasen.

Mir fällt nichts mehr dazu ein. Könnt Ihr mir vielleicht weiterhelfen?

Viele Grüße
Nicole

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Marina

Mitglied seit
28.09.2009
Beiträge: 14
Hilfreich: 0

Hallo Nicole,
am Besten immer eine Fliegenklatsche auf dem Schreibtisch haben. Nein, im Ernst, entweder eine Liste mit den Namen der Ordner in den Schrank hängen, damit jeder das Datum und sein Kurzzeichen eintragen kann oder einfach den Schrank zuschließen. Wenn jemand einzelne Schriftstücke benötigt, kann er sich die auch kopieren und muss nicht den ganzen Ordner mitnehmen. Schlimmer Erziehungsfehler, sollte man schnell beseitigen. Mit dem Ordner fängt es an ... Viel Erfolg! Marina
: Hallo, ich komme jetzt mit einem Problem, das sicherlich alle nur zu genüge kennen:

: Die Ordner mit dem kaufmännischen Schriftverkehr stehen bei mir im Zimmer. Wenn nun jemand Informationen aus diesen Ordnern benötigt, werden diese mitgenommen. Ist ja auch in Ordnung. Allerdings bekommen ich dies nicht immer persönlich mit, so daß ich mir eine kurze Notiz machen kann und es hat auch noch keiner Ordner mit Füßen erfunden, die den Weg zurück alleine kennen. Promt kommt dann natürlich der Seniorchef und sucht genau diesen fehlenden Ordner und schon geht die Suche los. Plötzlich hat keiner den Ordner. Ich renne dann von Büro zu Büro und "wühl" die Zimmer durch und meistens findet er sich dann auch. Aber was ich dann wieder an Zeit verschwende für die Sucherei!

: Dies ist ein immerwährendes Thema bei uns in der Firma. Erst wenn es ein "Donnerwetter" vom Chef gibt, hält dies ein paar Tage an und die Ordner bleiben da, wo sie hingehören, bzw. es werden Notizen geschrieben. Spätestens nach einer Woche ist dann aber alles wieder wie weggeblasen.

: Mir fällt nichts mehr dazu ein. Könnt Ihr mir vielleicht weiterhelfen?

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: Viele Grüße
: Nicole

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Tina

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 1342
Hilfreich: 0

Hallo,
du schilderst genau das Problem, das wir in unserer Firma auch haben und nicht in den Griff bekommen.
Ständig muss ich die Ordnerlist mit über 700 Ordnern neu erfassen und neu strukturieren. Bei uns werden nämlich ständig umgeräumt und Mitarbeiter holen sich die Ordner aus den Schränken, die nicht alle bei mir im Büro sind und ich oder meine Kollegin müssen sie suchen gehen. Wir bekommen dann immer was zu hören,wenn die Suche zu lange dauert.
Bis jetzt ist das Problem noch nicht gelöst.
Viele Grüße Tina

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Hans

Mitglied seit
07.12.2014
Beiträge: 7
Hilfreich: 0

Ich unterstelle jetzt mal, dass sich Mitarbeiter weder aus Bosheit, noch zum Spaß und schon gar nicht aus Langeweile Ordner "ausleihen", sondern schlicht und einfach deswegen, weil sie die darin enthaltenen Informationen benötigen.

Diesen Informationsbedarf kann man nicht "aberziehen" - bestenfalls kann man etwas mehr Zuverlässigkeit bei der Rückgabe ausgeliehener Ordner erreichen.

Tatsache ist wohl, dass eure Schriftgutorganisation am wirklichen Bedarf vorbeigeht - kein vernünftiger Informationsstrukturplan vorhanden ist.

Wenn ich lese, dass Tina 700!!! Ordner mühsam und zeitaufwendig verwaltet - der Firma scheint es gut zu gehen, 700 Ordner verursachen in 10 Jahren (Aufbewahrungsfrist) Kosten von rund 800000 €! Eigentlich kann es sich keine Firma mehr leisten, qualifiziertes Personal in einem Papierlager zu beschäftigen.

Iedem von allem Kopien zu machen, vergrößert die Papiermengen und damit die Kosten massiv - und was ist bei Änderungen?

Einzige vernünftige Lösung: Informationsstrukturplan erstellen und die Schriftgutorganisation umstellen!

Hans

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Sun

Mitglied seit
29.01.2002
Beiträge: 58
Hilfreich: 0

Hallo Nicole,

das hilft Dir zwar vielleicht nicht sofort, aber habt Ihr schon mal an eine ganz andere Orga Eures Schriftguts gedacht?
Es gibt Systeme, da gehören sogenannte "Out-Mappen" mit dazu. Diese Mappe ersetzt das entnommene Schriftgut/Schriftstück mit dem Vermerk, wer was mitgenommen hat. Außerdem kann in der Mappe alles gesammelt werden, was ankommt, während die eigentliche Akte anderweitig gebraucht wird.
Ist allerdings nicht mit Ordnern gemacht.

Wenn Du Interesse hast melde Dich unter meiner Mail, dann kann ich Dir gern weitere Infos geben.

Grüßle,
sun

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