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Büromaterialbestellungen

Tina

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08.11.2006
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Wie handhabt ihr eigentlich Büromaterialbestellungen?

Allgemeiner Bedarf ist klar, aber was ist mit "Sonderwünschen" der Mitarbeiter? Macht das das Sekretariat oder verweist ihr auf den Einkauf?

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Suse

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08.11.2006
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Hallo Tina,
wir sind ja hier nur eine Handvoll Mitarbeiter, da läuft alles über mich. Aber in den größeren Unternehmen, in denen ich vorher gearbeitet habe, war der Einkauf zentralisiert. Damit sollte eine bessere Preisstruktur beim Lieferanten erreicht und unnötiges platzfressendes Horten von allen möglichen Dingen in den einzelnen Abteilungen vermieden werden. Außerdem hatte man auch so ein Auge auf die Dinge, die bestellt wurden und konnte mal nachfragen, wenn ein Mitarbeiter oder eine Abteilung einen unerklärlich hohen Bedarf an bestimmten Artikeln hatte.

Suse

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Tina

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08.11.2006
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Danke erstmal für die Antworten!

Ich muss das mal genauer erklären:

Ich verwalte und bestelle hier Büromaterial, habe aber folgende Auflagen:

- Ich darf nur bei einem bestimmten Großhändler bestellen. Katalog und Preise habe ich nicht
- Der Einkaufsleiter möchte, dass ich - wegen der Wirtschaftlichkeit - erst aber einer Menge von ca. 10 Positionen bestelle
- Die GL will, dass ich 7% - wegen des Budgets - einspare

Da beißt sich der Hund in den Schwanz:

- Wenn ich nichts sonst zu bestellen habe, kann das viele Wochen dauern, bis der Mitarbeiter seine Sondersache bekommt.
- Einsparen kann ich nicht, weil ich ja keinen Überblick über das Budget habe
- Keiner - weder der Mitarbeiter noch der Einkauf - hat Lust, Artikel herauszusuchen.

Irgendwie komme ich damit nicht klar. Ich kenne das von früher aus anderen Firmen, dass der Einkauf bestellt und das Sekretariat verwaltet, oder eben in kleineren Büros, dass ich das selbst bestelle, wenn keine Einkaufsabteilung da ist.

Aber hier ist das irgendwie so kompliziert und ich bin einfach der Meinung, Sonderwünsche gehören in den Einkauf. Chefin sieht das auch so, aber der Einkaufsleiter ist unzufrieden.

Deswegen meine Frage, wie es woanders läuft.

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Tina

Mitglied seit
08.11.2006
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Seid mir nicht böse, aber ich hatte echt mit mehr Antworten gerechnet.

Büromaterialbestellungen wird doch überall im Sekretariat gemacht und ich brauche doch nur Erfahrungswerte als Denkanstoß!

Danke!?

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Su0811

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08.11.2006
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Hallo Tina,

also bei uns (mittelständischer Betrieb) macht das meine Kollegin und ich. Damit ist auch die Frage mit Sonderwünschen geklärt. Bei uns gibt es keine! Es ist wirklich noch keiner auf die Idee gekommen einen Locher für 40 Euro zu wollen. Er kriegt das was da ist - wenn ihm das nicht gefällt, muss er es selbst mitbringen.

Größere Anschaffungen wie Laminiergerät oder Spiralbinder lassen wir uns vorher genehmigen - natürlich mit Angebot unseres Lieferanten.

Unser Lieferant ist übrigens am Ort - auch wenn dauernd neue Kataloge einflattern. Preisvergleiche haben ergeben, daß bei dem Einen vielleicht die Ordner etwas günstiger sind, bei dem Anderen dafür die Textmarker. Im Schnitt tut sich keiner wirklich was und da sind wir dann doch eher etwas konservativ und versuchen die Arbeitsplätze in der Nachbarschaft zu halten (ähh unseren Teil der Sicherung dazuzutun). Der Vorteil mit dem Lieferanten vor Ort ist auch, daß wir mal was dringend benötigtes schnell holen können und was er nicht hat bestellt er uns schnellstmöglich.

Sorry, aber große Vorschriften haben wir nicht, wir können sozusagen ziemlich frei arbeiten.

Grüße
Su

„Die Zukunft gehört denen, die an die Schönheit ihrer Träume glauben.“
(Eleanor Roosevelt)

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Chili

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08.11.2006
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Huch, dann melde ich mich auch!
Wenn's denn noch hilft.

Also:
Bei uns wird im Sekretariat bestellt. Einmal im Monat (in dringenden Fällen 2x) geht die Bestellung zur anderen Abteilung, in deren Tätigkeitsbereich die Bestellungen fallen.
Ein paar Tage später erhalten wir die Sachen.
Locher z.B. gibt es nur 1 Marke. Wer etwas anderes will, muss selbst in die Tasche greifen. Es sei denn, es stellt sich heraus, dass die Artikel dieser Marke z.B. schneller kaputt gehen oder minderwertig sind.
Wir hatten den Fall mal mit Tonerpatronen für die Drucker. Es wurde eine "no name"-Marke bestellt - die Toner waren schneller leer und machten mehr Probleme. Seitdem wir nur geringfügig teureren Toner erhalten, klappt alles bestens. (Es ist auch nicht der teuerste...)
Unter Sonderwünsche versteht man bei uns größere Dinge wie Bürostühle, Regale, u.ä.
Diese werden am dem Bestellschein notiert und vom Abteilungsleiter abgezeichnet. Das ist sein ok. Dann muss es noch (pro forma) der Big Boss abzeichnen und der Technische Dienst kümmert sich um die Anschaffung.
Würde man z.B. ein farbiges Papier benötigen, das sonst nicht benutzt wird, kommt es auch auf den Bestellschein und wird ohne Probleme besorgt.

Hoffe, das hilft dir weiter.
Tschüssi und sonnige Grüße - hey, Lucin, ich schicke dir ein paar Strahlen rüber, du Arme!
Chili

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Chili

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 3833
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Hi Tina,
mir fällt ein:
Und wenn du z.B. einen Vorschlag ausarbeitest, wie man es einfacher, schneller und trotzdem mehr oder weniger günstig machen würde. Den dann mit allen Instanzen besprichst.
Kannst ja ev. Beispiele von hier verwenden.
Vielleicht hilft das?
Wieso immer nur so kompliziert, wenn es doch auch einfacher geht?
Bye
Chili

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marion

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08.11.2006
Beiträge: 280
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wird bei uns von der Dame an der Zentrale bestellt. Sie hat mehrere Möglichkeiten, wobei wir bei einem Versender günstigere Konditionen haben. Gewisse alltägliche Dinge wie Klarsichthüllen, Marker, Register etc. muss sie ja immer auf Vorrat da haben, deshalb bestellt sie ca. 2-3x im Monat, d. h. manchmal muss man eben ca. 10 Tage warten, wenn man etwas Besonderes benötigt. Die einzelnen Bestellungen werden ihr auf einem Anforderungsformular (oder per E-Mail) mitgeteilt.

Auch Sonderwünsche (was verstehst du darunter??) übernimmt sie, sofern der Besteller genau definiert hat, was er möchte, ansonsten muss sie das mit ihm abklären. Sollte es mal sehr exklusiv und teuer werden, muss sie mich (= Sek. GL) informieren und ich kläre das dann mit meinem Chef. Das hatten wir bisher aber noch nicht, unsere MA wissen alle, dass man mit teurem Schnickschnack, der vielleicht schön aussieht, auch nicht besser arbeitet. Allerdings hat kürzlich ein neuer MA (er ist allerdings schon wieder weg) hochwertige, teure gebundene Blocks u. a. mehr bestellt. Als ich das mitbekommen habe, musste ich ihr nochmal ins Gewissen reden, dass sie sich bei auch bei Bestellungen von Führungskräften rückvergewissern muss, wenn Sonderdinge angefordert werden. Aber die ganze Geschichte liegt im Rahmen. Es gab auch schon MA, die unbedingt Ablagekästchen aus Chrom haben wollen - dann müssen sie die selbst bezahlen. Wir anderen haben welche aus Plastik, teilweise schon uralt. Aber wenn sie sauber und nicht total zugeklebt sind, tun die es doch auch, oder?

Der Einkauf hat mit Büromaterial nur dann zu tun, wenn es sich z. B. um Briefpapier, Blocks mit Eindruck des Logos, Auftragsblocks etc. handelt, die zum Teil ja immer wieder und in großen Mengen benötigt werden.

Büromöbel laufen bei uns total getrennt, über das Sekretariat GL. Die MA schreiben mir eine E-Mail, was sie benötigen und ich kläre das mit unserem Chef. Da wir vor 4 Jahren gebaut und alles neu ausgestattet haben, sind das im Moment nur Anforderungen, wenn neue MA kommen. Wird sich wohl auch nicht ändern, denn die Büros haben alles, was man braucht, da kann man gar nicht viel aufstocken.

Hilft dir das ein bisschen?

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Tina

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nt

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