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Aktenplan, wohin blos mit Dokumenten?

Katrin

Mitglied seit
27.08.2015
Beiträge: 105
Hilfreich: 0

Hi Kolleginnen,

ich bin gerade dabei unsere Unterlagen zu sortieren. Frage mich ab und zu, wohin eigentlich mit e-mails, die die Firmengründung betreffen. Ich möchte sie schon gerne aufheben, vielleicht können sie mal helfen eine Firmenhistorie zu erstellen. Aber lege ich die jetzt ab in Gründung 'Die Anfänge'? Wie handhabt ihr das mit Angeboten mit Auftragerteilung? Heftet ihr Beides zusammen ab, oder jeweils in den Angebote-Ordner u. Bestellungen-Ordner. Und findet ihr u. eure Kollegen es auch ohne Probleme wieder? Dann müsste ich mir noch einen Ordner machen mit Angebote o. Auftrag. Dabei wollte ich eigentlich unsere Ablage schlank halten.

Ich hätte nicht gedacht, dass das so einen Aufwand macht!!!

Für eure Ratschläge bin ich euch jetzt schon dankbar.

Katrin

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heidi

Mitglied seit
05.04.2011
Beiträge: 183
Hilfreich: 0

Hallo Katrin,

zur Firmengründung kann ich nix sagen, aber für Einkaufsvorgänge haben wir eigens angefertigte Register:

1. Zahlungsabwicklung
-> alles rund um Anzahlungen, Bürgschaften, Debit-Notes

2. Auftrag
-> Auftragskopie, Auftragsbestätigung, Bestellanforderung/Genehmigung, Angebot

3. Allg. Schriftwechsel
-> diverses nicht anderweitig zuordbares

4. Reklamationen

5. Angebote
-> nur Angebote der Wettbewerber und Preisspiegel

Dieses System klappt bei uns recht gut. Das Register lässt sich für kleine Hängemappen als auch für einen Aktenordner verwenden.

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Sun

Mitglied seit
29.01.2002
Beiträge: 58
Hilfreich: 0

Guten Morgen Katrin,
schau doch mal bei den Spezialisten für solche Sachen nach.
Ich bin nicht sicher, ob Classei das anbietet, aber bei MAPPEI kannst Du fertig bedruckte Mappen für Deinen Anforderungen kriegen wie auch Aktenpläne. Die kannst Du selbst beschriften oder mit denen zusammen ausarbeiten. Das machen die dann für Dich.
Beide Firmen findest Du im Netz
http://www.mappei.de und http://www.classei.de

Grüßle,
sun

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