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Kasse am Empfang / Sekretariat

BagSecretary

Mitglied seit
31.07.2013
Beiträge: 3
Hilfreich: 0

Hallo,

ich weiß mein Thema nicht so ganz ein zu ordnen in den übergeordneten Themen hier.

Aber ich versuche es jetzt einfach mal hier:

Ich Sekretärin der Geschäftsführung und sitze ebenfalls am Empfang.
Da der ein oder andere Endkunde, der in der Nähe wohnt, die Ware lieber abholt, als sie sich zuschicken zulassen, habe ich die Kasse hier vorne.

Die Kasse wird aber auch genutzt wenn Mitarbeiter irgendetwas besorgen müssen.
Sie können dann den Beleg bei mir einreichen oder sich vorher einen Vorschuss holen.

Was mich nun interessieren würde, ist wie ihr die Kasse organisiert?
Denn ich mache ja nur einen Teil und dann geht alle sin die Buchhaltung.

Und irgendwo auf dem ganzen bearbeitungsweg, passieren natürlich auch mal Fehler.

Dann war mal ein Plus in der Kasse und der Buchhaltung viel nicht auf dass schon seit Monaten ein Beleg bei ihnen auf unbezahlt steht. Aber genau dieser Beleg war eben bezahlt und deshalb das Plus.

Nun war ende letzten Jahres leider ein Minus da. Mir furchtbar unangenehm - kann man sich sicher vorstellen. Wir konnten den Fehler aber leider nicht lokalisieren.

Nun bin ich einfach am überlegen, wie man den Prozess insofern optimieren kann, dass man eine geringere Fehlerquote erreicht. Ganz abschaffen wird wohl kaum gehen. Menschen machen nun mal Fehler. Da kann sich leider keiner ganz vor schützen.

Trotzdem wäre ich euch sehr dankbar über eure Anregungen.

Liebe Grüße

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Hallo,

wenn ich dich richtig verstanden habe, hast du eine richtige kleine Kasse bei dir.

Ich würde ein Kassenbuch führen und dieses mit den Belegen an die Buchhaltung geben.
Vorteil für dich ist, dass du deinen genauen Kassenbestand hast und immer nachvollziehen kannst, welche Belege an die Buchhaltung gingen.

Für das Kassenbuch genügt eine einfache Excellliste mit

1. Zeile
Buchungsdatum von/ bis oder Monat / Jahr
Anfangsbestand

2. Zeile
Buchungsdatum / Bezeichung / Belegnummer / Eingang / Ausgang / Kassenstand

Wenn jetzt etwas nicht stimmt, dann kannst du beweisen, dass der Fehler nicht bei dir liegt. Denn dein Endbestand im Kassenbuch, muss auch der Barbetrag in der Kasse sein. Somit hast du gleich ein Kontrolle, ob du etwas in die falsche Spalte eingetragen hast. Deshalb würde ich auch den Bestand von einem Zeugen immer wieder mal kontrollieren und bestätigen lassen.

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BagSecretary

Mitglied seit
31.07.2013
Beiträge: 3
Hilfreich: 0

Vielen Dank für deine schnelle Antwort Waldwichtel.

Genau wie du schreibst mach ich es schon

Ich habe eine Excel-Liste und dort trage ich alles ein.

Ich habe allerdings keine zeit meine Arbeit ständig zu unterbrechen und alles einzeln ein zu tragen.
aber grundsätzlich gebe ich dir recht, wird diese liste schon mal den ein oder anderen Fehler verhindern.

trotzdem scheinen teils belege zu verschwinden. warum, wieso - keine Ahnung.

oder jemand entnimmt Geld?!?!

Aber das kann ich mir irgendwie nicht vorstellen. ich werde jetzt nochmal das Passwort unseres Savfes ändern.

habt ihr sonst noch irgendwelche Hilfsmittel außer einer Excel-Liste?

Oder einfach einen bestimmten Ablauf? Der euch hilft nix zu vergessen?

Bei mri hier vorne wird es halt auch schon mal stressig. Erst steht 2 Stunden keiner in der Tür und dann aber 5 auf einmal. Und das Telefon klingelt auch noch. Und dann klingelt im besten Fall noch ein Kunde am Haupteingang... ^^

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Können den mehrere Personen an deine Kasse gehen?

Wenn ja, würde ich dies erstmal ziemlich einschränken.

Ich mache nur 1 x im Monat meine Kasse. Dafür sammle ich alle Belege in einem Ordner. Die kleinen Belege, wie z.B. Tankbelege usw., kommen in eine Art Tasche extra rein. Diese ist aber auch in diesem Ordner drin.

An deiner Stelle würde ich auch nicht jeden Beleg sofort ins Kassenbuch eintragen. Da sind Fehler schnell gemacht. Mach es 1 x oder 2 x am Tag zu festen Zeiten, wenn du etwas Ruhe dafür hast.

Damit dir kein Beleg verloren geht, könntest du diese ja einscannen.

Eine Fehlerquelle ist mir jetzt doch noch aufgefallen. Du gibst deinen Kollegen einen Vorschuss für Besorgungen. Lässt du dir diese "Ausgabe" quittieren?

Ich wünsche dir viel Erfolg.

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speedy1984

Mitglied seit
14.01.2009
Beiträge: 1906
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Hallo,

ich habe bei mir auch eine Kasse.

1) Ich habe der Buchhaltung unterschrieben, dass ich dafür verantwortlich bin, d. h. auch nur ich habe Zugriff auf das Geld. Es ist eine kleine Kassette mit 2 Schlüsseln die ich beide habe (1x am Firmenschlüsselbund, 1x privat deponiert falls Verlust) - d. h. wenn ich nicht da bin, kommt auch keiner an die Kasse.

2) Vorschuss gibt es nicht! Bei größeren Beträgen müssen die Leute in die Buchhaltung gehen und sich dort den Vorschuss organisieren oder sie vereinbaren (Vorab~)zahlung per Rechnung... meist sind es aber bei uns Kleinbeträge bis ca. 30,- € - selten auch mal 100,- €. Das müssen die Kollegen dann eben mal für einen Tag auslegen.

Sollte ich (längerfristig) nicht da sein - krank, Urlaub etc. - können sie das über Reisekosten als Belege einreichen und bekommen das von der Firma wieder ausbezahlt. Allerdings erst, wenn der Vorgesetzte das als OK geprüft hat und selbst dann wird bei uns nur 2x im Monat ausbezahlt - von daher können die meisten auf mich warten

3) wir haben auch nur eine Excel-Tabelle und ich bei mir einen Ordner, wo ich die Belege rein lege. Ähnlich wie Wichtel leg ich die auch erstmal lose ab (Hängeregister, wo nix rausfallen kann). Zum Monatsende muss ich die Kasse auf aktuellem Stand haben für den Monatsschluss der Buchhaltung. Dazwischen mache ich es meist je nach Anfall, d. h. ca. 1x pro WO.

4) unsere Kasse ist auch einfach aufgebaut:
* Belegnummer
* Lieferant (Aldi, Conrad, ...)
* Betrag in Soll / Haben, je nachdem ob Geldein- oder ausgang
* Text für Buchhaltung (z. B. Bewirtung zu Workshop ABC)
* interne Kostenstelle
* Geld (aus)gegeben an/von

Dieses Kassenblatt (unten sind dann je die Summen Geldeingang, Geldausgang sowie der Bestand angegeben) drucke ich dann aus und unterschreibe es, genauso wie mein Vorgesetzter, wenn er das geprüft hat - 4-Augen-Prinzip

Dann geht das mit den Belegen zusammen in die Buchhaltung, wo alles verbucht werden kann - Thermobelege (die meisten normalen Kassenzettel) muss ich vorher noch kopieren, weil die nach 1-2 Jahren verblasst sind und man nix mehr drauf erkennen kann. Sollten Fragen von der Buchhaltung auftreten, können die sich an den in der entsprechenden Zeile genannten Mitarbeiter wenden.

Abgesehen davon, dass bei mir mal 2 Cent zu viel in der Kasse sind, weil ein Kollege bei einem Beleg von 4,02 € nur 4,- € wieder haben will, stimmt meine Kasse seit 8 Jahren immer! Und mir geht es dabei ähnlich wie dir - mal Zeit Ablage zu machen und dann 5 wichtige und dringende Anliegen parallel... aber das ist ja auch das Spannende an unserem Job!

Noch bzgl. der Rechnungen an Mitarbeiter: da hatte ich ähnliche Probleme: der MA hat seine Rechnung bei mir in der Kasse bezahlt, ich habe die Buchhaltung auch darüber informiert, die haben aber trotzdem ne Mahnung an den Kollegen geschickt, weil die es noch ni verbucht hatten Fand der Kollege natürlich auch ni so toll... aber na ja. Inzwischen werden die internen Mitarbeiter-Rechnungen einfach direkt mit dem nächsten Gehalt verrechnet - damit wird diese Fehlerquelle umgangen. Vielleicht ist das bei euch ja auch möglich!?

Liebe Grüßle,
Speedy

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Gutglaeubig

Mitglied seit
30.01.2016
Beiträge: 6
Hilfreich: 0

Hi,

wir haben hier auch eine Kasse. Für diese wird ein Kassenbuch geführt. zuständig ist dafür meine Kollegin.

LG

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papaya

Mitglied seit
14.02.2016
Beiträge: 8
Hilfreich: 0

Also insofern ausreichend Sicherheitstechnik installiert ist, wie [url=http://www.xn--schlsseldienst-wuppertal-ysc.org/sicherheitstechnik/]hier[/url] beschrieben, sehe ich darin grundsätzlich kein Problem. Allerdings macht man es potentiellen Einbrechern oder Dieben dadurch natürlich extra leicht ein wenig schnelle Beute zu machen....

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speedy1984

Mitglied seit
14.01.2009
Beiträge: 1906
Hilfreich: 0

@Papaya: dein Beitrag ist wieder einmal wg. unerwünschter und unerlaubter Werbung gemeldet! Bitte schalte doch auf einer weit aus besser besuchten Seite einfach offiziell Werbung, da hast du mehr von als die 3-4 Seitenbesucher die hier täglich rein gucken zu nerven!!!! Mich regt das nämlich echt auf. Danke!

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