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Frust- Wie geht Ihr damit um?

Sea

Mitglied seit
13.08.2004
Beiträge: 2324
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[quote:e472e5cc0c="Walpurga"]...
Wobei ich mich dagegen verwehren möchte, dass [color=red]alle [/color:e472e5cc0c]Seiteneinsteiger als Nullen wahrgenommen werden.[/quote:e472e5cc0c]

was ich mit keinem Wort gesagt habe und auch nicht denke.

Wähle Deine Einstellung! Das Glück beruht oft nur auf dem Entschluß, glücklich zu sein! Ich bin Sterngucker

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Katzenanimateuse

Mitglied seit
10.02.2006
Beiträge: 1944
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Ich bin auch Seiteneinsteiger... und ich glaub, ich bin auch nicht wirklich, das was man unter einer guten Sekki versteht... mit mir muss der arme Mann viel diskutieren...

es grüßt die
Katzenanimateuse

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Granada14

Mitglied seit
22.04.2007
Beiträge: 8
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Hallo, vielleicht könnt Ihr mich aufmuntern!
Ich bin jetzt erst seit knapp 3 Monaten als Sekretärin beschäftigt, hatte vorher nichts mit einem Sekretariat zu tun. Die ersten beiden Monate waren auch toll und motivierend für mich. Mein Chef war zufrieden und ich auch. Da die Arbeit immer mehr wird, habe ich jetzt ein Problem: Die Zeit. Ich gehe täglich 6 Stunden arbeiten, komme mit meiner Zeit aber nicht hin, da ich oft sehr zeitraubende Aufgaben bekomme, die mit Recherchen zu tun haben. So nebenbei dann noch Briefe schreiben, Abrechnung machen etc. Mein Chef befürchtet natürlich nun auch, dass ich mit meiner Zeit nicht hinkomme, zumal die Spitze der Belastung für mich noch nicht erreicht ist. Hinzu kommt das meine neue Kollegin wohl besser mit ihrer Zeit hinkommt (sie hat auch andere Aufgaben).Aber das sieht mein Chef wohl nicht. Er meint nur, er findet es ätzend, dass ich regelmässig länger bleibe. Ich habe auch keine Lust, Überstunden aufzubauen. Es macht mich einfach kaputt, zumal ich mir die beste Mühe gebe schneller zu werden. Kennt Ihr das auch aus eigener Erfahrung?
Ich danke jedem, der mich aufmuntern kann! Grüße!

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philomenia

Mitglied seit
11.02.2004
Beiträge: 737
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Hi Granada,
mehrere Dinge gleichzeitig tun kann niemand, aber man kann sich die Arbeit so einteilen, dass man sein Tagespensum schafft - zuerst Wichtiges, dann weniger Wichtiges, bleibt noch Zeit, dann Nebenarbeiten. Mir ist aufgefallen, dass du Teilzeit arbeitest mit 6 statt 8 Stunden täglich. Hast du selbst den Eindruck, dass dies nicht reicht? Dann sollte dein Chef dir die Arbeitszeit aufstocken und nicht wegen Überstunden rummosern. Du schreibst ja selbst, die Arbeit werde mehr. Da dein Chef anfangs zufrieden war und jetzt nicht mehr, muss sich was geändert haben. Ich würde mich nicht unter Druck setzen, weil die Kollegin alles schafft und du nicht - wenn eure Aufgaben unterschiedlich sind, kannst du es eh nicht vergleichen. Recherchearbeit und Abrechnungen sind zeitraubend, das kenne ich auch. Was genau machst du und was macht die Kollegin?

Philo

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Granada14

Mitglied seit
22.04.2007
Beiträge: 8
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Hallo Philomenia,

vielen Dank für deine schnelle und aufmunternde Antwort! Mein Chef kann die Stelle nicht aufstocken. Ursprünglich war ja nur eine 4 Stundenkraft vorgesehen. Mein Chef hat immer seine letzte Sekretärin vor Augen, die seit über 10 Jahren den Job gemacht hat und offensichtlich neben all den Aufgaben noch einen Lenz im Büro hatte. Die Arbeit ist also offensichtlich zu schaffen. Mit einer gewissen Routine,die mir noch fehlt.
Ich kann ja verstehen, dass es ihn nicht gerade fröhlich stimmt, wenn ich wichtige Arbeiten nicht abschliessen kann- so eine Exel-Tabelle kann ja schon elendig lange aufhalten - und so ist oft auch ein Tagespensum eine richtige Herausforderung. Ausserdem muss ich oft im Internet recherchieren und die Daten dann in die Kundendatenbank einpflegen, Exel-Tabellen erstellen, was elendig lange aufhält. Und dann kommen vom Chef immer noch Aufgaben dazu, die zwar nicht immer Prio 1 sind, für deren Besprechung er aber immer unheimlich ausholen muss! Ach, ich danke Dir. Ich werde mich in einigen Monaten nochmal melden. Vielleicht ist die Situation dann erträglicher! Danke!

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philomenia

Mitglied seit
11.02.2004
Beiträge: 737
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Granada,

jetzt halt, warte und hau nicht gleich ab Sicherlich wirst du noch weitere Zuschriften hier erhalten

Ich mag dich gern aufmuntern, aber was sich mir als Frage stellt, wieso dauern Excel-Tabellen "elendig lang". Mir kam die Idee, dass du vielleicht selbst den Anspruch, perfekt sein zu wollen, an dich stellst und zu lange an Kleinigkeiten herumbastelst oder dich an unwichtigen Dingen aufhältst. Eine Excel-Tabelle ist doch schnell geschrieben, oder verlangt dein Chef irgendwelche kniffligen Diagramme und Auswertungen mit komplizierten Formeln? Ich kenne deine Softwarekenntnisse nicht, aber mit ein paar Tricks (z. B. bei deiner Recherchearbeit markieren, kopieren und einfügen, evtl. nochmal formatieren - oder tippst du alles, was du im Internet gefunden hast, manuell in die Tabellen ein?) kann man sich die Recherchearbeit, die du beschreibst, erleichtern.

Also wenn sich dein Arbeitsgebiet nicht wesentlich von dem der Vorgängerin unterscheidet und sie immer noch Zeit hatte bei halber Stelle (!) und du schaffst das mit 2 Stunden mehr trotzdem nicht, dann läuft tatsächlich etwas falsch. Sicherlich fehlt dir noch Routine, aber dies hat man sicher einkalkuliert, sonst hättest du die Stelle ohne Berufserfahrung im Sekretariat nicht bekommen.

Philo

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Walpurga

Mitglied seit
12.02.2002
Beiträge: 893
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@Sea: 1) Danke für die Blumen
2) Du bist heute aber auch genau

@CrazyMum & Katzenanimateuse: *Handreich*

@Katzenanimateuse: Kennst du nicht Regel Nr. 1: Du sollst nicht diskutieren

Viele Grüße
Walpurga

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Sea

Mitglied seit
13.08.2004
Beiträge: 2324
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heute ist einer meiner nicht ganz so netten Tage

Wähle Deine Einstellung! Das Glück beruht oft nur auf dem Entschluß, glücklich zu sein! Ich bin Sterngucker

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Katzenanimateuse

Mitglied seit
10.02.2006
Beiträge: 1944
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Walpurga, die überles ich immer...

es grüßt die
Katzenanimateuse

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Vitanova

Mitglied seit
07.04.2006
Beiträge: 383
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Dem von Philomena geschriebenen kann ich nur zustimmen. Darüber hinaus solltest Du mal eine Analyse einiger Arbeitstage vornehmen, damit Du siehst, mit was Du primär Deine Zeit verbringst.

Vielleicht würde es Dir helfen, wenn Du Dir ein Fachbuch anschaffst über effiziente Arbeitstechniken und Arbeitsplatzgestaltung.

Excel-Tabellen können tatsächlich sehr aufwendig werden. Wenn nicht ausdrücklich gewünscht, dann versuche sie simpel zu halten, evtl. auch auf bereits vorhandene Dokumente zurückgreifen.

Deine Arbeitsweise kenne ich nicht,d eshalb ist es nicht ganz einfach als Außenstehende Rat zu geben.

Beachten solltest Du auch folgende Punkte:
- Abarbeiten von Aufgaben "en bloc", z.B. lies nicht jede Mail einzeln, wenn sie eingeht, sondern nehme dir - je nach Mailaufkommen - ein- bis mehrmals pro Tag Zeit, die bis dahin eingegangenen Mails abzuarbeiten. Unwichtige evtl. auch mal verschieben.
Kopien so weit möglich ebenso handhaben - nicht wg. 2 oder 3 kopien zum Gerät gehen, sondern die zu kopierenden Unterlagen "sammeln" und auf einmal kopieren.

- Wenn möglich bei Word, Excel, Powerpoint mit Formatvorlagen arbeiten, die immer wiederkehrende Infos bereits enthalten

- wenn Du dringende Terminarbeiten hast, kannst Du evtl. Kollegen/Zentrale bitten, das Telefon für einige Zeit umstellen zu dürfen - das erfordert natürlich, dass Du das gleiche auch den Kollegen anbietest

- gibt es "Störfaktoren", durch häufige Anrufe, "mal-eben-zwischendurch"-Aufgaben vom Chef, Anliegen von Kollegen, etc.? Falls ja, überlege Dir, wie dies ausgeschaltet werden kann. Z.B. einen Chef, der häufig mal zwischendurch mit "kleinen" Aufgaben kommt, kann man auch ein wenig "zur Ordnung rufen", indem man ihm sagt "Arbeite eben noch an der Aufgabe XX, werde nach Fertigstellung das erledigen". Du notierst Dir diese "Zusatzaufgaben" und erledigst sie erst,w enn Du die vorige Aufgabe abgeschlossen hast

- wichtig ist auch eine Zeitplanung (die Du jedoch besser übersehen kannst, wenn Du Deine Aufgaben über einige Tage analysiert hast). Mache Dir morgens schon einen Plan, welche Arbeiten Du erledigen willst, was ist dringend, versuche den Zeitaufwand einzuschätzen und lasse ausreichend Zeitpuffer für unvorhergesehenes.
Nicht zu unterschätzen ist auch, dass man seinem Chef kommuniziert wie lange man für eine Aufgabe benötigt, da oft Erwartungen gestellt werden, aber nicht kommuniziert.

- Vorsicht bei Recherchen im Internet - die Zeit die Du dort verbringst geht oft schneller um als Du denkst, gerade bei komplexen Zusammenhängen.
Ebenso aufpassen bei Telefonaten - weniger beschäftigte Mitarbeiter halten oft mit nicht unbedingt notwendigen Infos beim Telefonieren auf. Sag deutlich,d ass Du unter Zeitdruck stehst und Du Dich deshalb beim Anruf auf die wichtigsten Fakten beschränken musst.

- Hast Du die Möglichkeit mit Deiner Vorgängerin zu sprechen, wie sie das organisiert hat? Wenn ja, dann nutze diese Möglichkeit.

Vielleicht ist einer der obigen Tipps von Nutzen für Dich. Viel Erfolg noch!

Vitanova

Remember: If it sounds too good to be true, it probably IS too good to be true.

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