Word 2003: Serienbrieferstellung Problem

Dolly

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Liebe User und Userinnen,

ich bin gerade bei einer Serienbrieferstellung und habe folgendes Problem:

Die Adressen sind verschiedene Firmen. Bei einigen Firmen gibt es einen Ansprechpartner, bei anderen nicht. Wenn ich in dem Adressblock als Seriendruckfeld \"Anrede\" \"Vorname\" \"Nachname\" einfüge, erscheint zwar bei Firmen mit Ansprechpartnern alles normal, jedoch bei den Firmen, wo es keinen gibt, wird dann natürlich eine Leerzeile eingefügt. Dies sieht in den Briefen sehr unschön aus.

Gibt es eine Möglichkeit, dass dann Word die Zeile mit \"Anrede\" \"Vorname\" und \"Nachname\" einfach nicht beachtet, wenn die Datenquellenfelder leer sind und die \"Straße\" dann hochsetzt oder muss ich das dann zukünfitg manuell machen?

Bei Google finde ich leider nichts Hilfreiches dazu.

Vielen Dank im Voraus für eure Antworten!

Dolly

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heddix

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Hi Dolly,

schau mal hier: http://www.von-wilmsdorff.com
unter Word-Lösungen.

Claudia v. W. weiß Rat )

Viel Erfolg
Gruß
heddix

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Dolly

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Hallo,

die Seite kannte ich nicht und sie ist wirklich sehr gut. Danke dafür.
Aber die Dame beschriebt auch nicht, wie man eine Zeile überspringen kann.

Also ich hoffe auf weitere Antworten.

Viele Grüße

Dolly

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heddix

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Hallo Dolly,

hab gerade mal geschaut. Ich arbeite mit der Version 2007 und da löscht Word eine nicht benötigte Zeile automatisch raus.

Sorry, bei 2003 weiß ich auch nicht wie.

Bestimmt bekommst du hier noch die Lösung für dein Problem.

Gruß
heddix

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Julia

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Hallo Dolly!

Es gibt zwar dafür in Word 2003 eine Lösung, die fällt mir im Augenblick aber leider nicht ein. Serienbriefe benötige ich nicht so oft. Ich meine es hätte etwas mit einer \"wenn-dann-Funktion\" zu tun.

Einen anderen Vorschlag kann ich anbieten. Zwar nicht so elegant, führt aber auch zum Ziel:
Den Serienbrief erst als \"Datei\" auswerfen lassen und dann über Bearbeiten-Ersetzen (Erweitert - Sonstiges) die überflüssigen Leerzeilen entfernen. Dann erst den Serienbrief ausdrucken.

Liebe Grüße
Julia

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Dolly

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Hallo

Nach langem Rumprobieren hab ich es hinbekommen mit der Bedingung \"Nächster Datensatz, wenn\". Also trotzdem vielen Dnak für eure Antworten.

Jetzt habe ich ein neues Problem.

In meinem Hauptdokument stimmen alle Daten.
Wenn ich dann einen Seriendruckempfänger auswähle stimmt es soweit auch noch. Nur um den Brief dann mit noch nötigen Angaben zu ergänzen, möchte ich diesen mit \"Seriendruck in ein neues Dokument\" ausdrucken, also nur den aktuellen Datensatz. Das macht Word aber nicht. Wenn ich sage alle Datensätze, die druckt es problemlos in einem neuen Dokument. Ich möchte aber nur den aktuellen Datensatz gedruckt bekommen.
Weiß hier jemand Rat?

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Dolly

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Vielleicht sollte ich hinzufügen, dass Word dann folgendes meckert:

\"Word konnte das Hauptdokument nicht mit der Datenquelle verbinden, da entweder die Datensätze leer waren oder kein Datensatz den Abfrageoptionen entsprach.\"

Wie gesagt, mein Hautpdokument mit dem Empfänger sieht tadellos aus, nur der aktuelle Datensatz lässt sich nciht in ein neues Dokument drucken.

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heddix

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Hi nochmal,

hast du denn dein Hauptdokument mit der Adressdatenquelle verbunden/gemischt? Erst dann entsteht dein \"neues\" Seriendruckdokument. Und in diesem kannst du dann auch angeben, welchen Datensatz zu gedruckt haben möchtest. Z. B. Datensatz 3 - 5 usw.

Das Hauptdokument verwendest du nur zum Mischen aller Daten!

Versuch\'s noch mal.

Gruß
heddix

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ClaudiaVonWilmsdorff

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 486
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Hallo Dolly,

nein, Word behandelt den Seriendruck als ein Stück/Dokument, also die Angaben eines einzelnen Datensatzes in ein Dokument ausgeben ist standardmäßig nicht vorgesehen.

Du kannst allerdings nachher gezielt nur den Abschnitt im Serienbriefdokument (=Datensatz) ausdrucken lassen, den Du verändert hast. Anleitung:
http://support.microsoft.com/kb/826218/de

Je nach Art und Umfang der Angaben die Du individuell ergänzen willst, nehme diese doch in die Quelle des Datensatzes mit auf.

Grüße aus der Toskana Deutschlands

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Nützlich
Wordrezepte: http://www.von-wilmsdorff.com

Praktisch Praxishandbuch Word
Gabler Verlag, ISBN 3-409-12406-3
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Claudia von Wilmsdorff
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Nützlich: PC-Tipps, Tricks, Techniken unter
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Praktisch: Praxishandbuch Word, Das große Buch zu Word
Fachartikel im Magazin working@office
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