Outlook und Word 2010

mut

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05.06.2008
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Hallo, zusammen,

ich habe eine Frage und hoffe, dass mir jemand von Euch helfen kann; und zwar:
Ich möchte meine Outlook-Kontakte im Word für Briefe verwenden. Dazu habe ich das Adressbuch in die Symbolleiste von Word eingebunden. Wenn ich aber dann in einem Word-Brief auf den entsprechenden Kontakt im Adressbuch klicke, werden die Anrede, die Position nicht eingefügt, und vor dem Ort ist eine Leerzeile.

Kann mir von Euch jemand sagen, wie und wo ich generell einstelle, welche Kontaktdaten eingefügt werden und auch, wie ich die Leerzeile vor dem Ort rauskriege?

Ich sage schon jetzt: vielen Dank für Eure Hilfe und allen ein traumhaftes Spätsommerwochenende!

Viele Grüße
mut

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ClaudiaVonWilmsdorff

Mitglied seit
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Hallo mut,

ich habe eine Anleitung für 2013 und die im Einsatz. Unter 2010 müsste das auch gehen. Ich freue mich, wenn es Dir hilft. Sei aber super genau; schon der kleinste Fehler lässt Word den Autotext nachher einfach ignorieren!

Viel Erfolg und beste Grüße

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Die Übernahme von Outlook-Adressen nach Word 2013 erfolgt über das Adressbuch, das man in die Symbolleiste Schnellzugriff innerhalb der Textverarbeitung einbindet. Leider stimmt nachher oft die Darstellung der Adresse nicht. Etwa enthält sie eine Leerzeile zwischen Straße und PLZ/Ort. Word fehlt schlicht eine Anweisung, wie es den Text setzen soll. Abhilfe schafft ein Textbaustein, der allerdings bestimmten Kriterien entsprechen muss. Er übernimmt die folgenden Felder aus Outlook richtig angeordnet ins Worddokument.

Company_Name = Firma
Display_Name_Prefix = Anrede
Given_Name bzw. Surname = Vor/Zuname
Street_Address = Straße
Postal_Code = Postleitzahl, Locality = Ort

Den untenstehenden Text mit Klammern und spitzen Ecken erfassen. Anstatt der normalen Klammern (die sind hier dem Forum geschuldet) bitte geschweifte Klammern (bei der Taste 7 bzw. 0) verwenden. Anstelle der [ eine spitze Klammer nach links zeigend (Taste neben Y) und statt ] eine spitze Klammer nach re (gleiche Taste plus Umschalt)

Das Ganze als Autotext hinterlegen:
([PR_COMPANY_NAME]
)([PR_DISPLAY_NAME_PREFIX] )([PR_GIVEN_NAME] )([PR_SURNAME]
)([PR_STREET_ADDRESS]
)([PR_POSTAL_CODE] )([PR_LOCALITY])
Penibel genau sein! Großschreibung, Leerzeichen etc. Ein Mini-Fehler genügt und Word ignoriert den Baustein einfach.

Vorgegebene Angaben für den Autotext, anzulegen via Einfügen, Text, Schnellbausteine:

Name: Adresslayout (genauso!)
Katalog: AutoText
Kategorie: Allgemein
Speicherort: Normal.dotm (unbedingt drauf achten hier zu speichern)
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Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Nützlich: PC-Tipps, Tricks, Techniken unter
http://www.von-wilmsdorff.com & http://www.workingoffice.de
Praktisch: Praxishandbuch Word, Das große Buch zu Word
Fachartikel im Magazin working@office
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mut

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05.06.2008
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Liebe Claudia,

vielen Dank für den Tipp! Es funktioniert aber leider nicht.

Ich bekomme als Fehlermeldung: "Die Adresse kann von Word nicht eingefügt werden. Mindestens ein Adressfeld ist nicht im Adressbuch enthalten. Tipp: anderes Adressbuch auswählen oder Adresslayout ändern."

Die Richtigkeit der Eingabe für den Autotext habe ich noch einmal überprüft - alles richtig.

Vielleicht liegt hier der Fehler:
Bei der Anlage des Autoextes war bei
Speicherort: nur "Normal" auszuwählen (also ohne .dotm). Des Weiteren war hier noch die Auswahl "Option" möglich (hier habe ich "Nur Inhalt einfügen" gelassen)

Hast Du eine Idee, woran es liegt, dass es nicht klappt?

Viele Grüße und danke schon jetzt!

mut

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Elisa

Mitglied seit
18.11.2011
Beiträge: 10
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Liebe mut,

ich habe es auch mit den Anleitungen von Claudia versucht und es klappte nicht. Dann habe ich die (beiden) Klammern durch ein anderes Zeichen ersetzt: statt 2 öffnende Klammern einmal < und statt 2 schließende Klammern > (jeweils ohne Leerzeichen zur Bezeichnung), jetzt funktioniert es bei mir.
Liebe Grüße
Elisa

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mut

Mitglied seit
05.06.2008
Beiträge: 116
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Liebe Claudia,
liebe Elisa,

jaaaaaaa, jetzt klappt es! Danke, Elisa, ich hatte in Claudias Tipp vollkommen übersehen, dass ich die eckigen noch mit spitzen Klammern ersetzen muss. Du hast mich jetzt drauf gebracht.

Ehrlich gesagt, hatte ich mich auch schon gewundert und mein Baustein auch x-mal überprüft, denn Claudias Tipps funktionieren immer
Ja, wer lesen kann, ...

Jetzt habe ich trotzdem noch eine Frage, denn mir fehlen für das Anschriftenfeld im Brief noch die Abteilung und die Position. Kann ich dies in den Baustein noch hinzufügen und wenn ja wie?

Nochmals danke und viele Grüße

mut

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ClaudiaVonWilmsdorff

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 486
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Hallo mut,

ja, Du kannst weitere Felder ins Adresslayout aufnehmen - etwa die Position oder die Abteilung sowie Bundesland oder Region. Liste s. unten.

Gleiches Muster - geschweifte Klammer auf, spitze Klammer vor bzw. direkt hinter dem Feld, geschweifte Klammer zu. Nach der Änderung erneut markieren und als AutoText aufnehmen. Egal, ob da Normal oder Normal.dotm steht - ist eine PCeinstellung. Hauptsache Normal.
Sicherheitshalber das vorhandene, funktionierende Adresslayout ins Dokument einfügen und da kopieren, dann die Kopie davon bearbeiten. Erst wenn das Adresslayout passt bzw. wieder als Autotext abgelegt wurde und alles funktioniert das Dokument verwerfen.

Gut, dass man sich die Arbeit nur 1x machen muss, ich finde die Klammerorgie nämlich fummelig.

Schön, wenn euch der Tipp den Alltag erleichtert!
Grüße an alle

PR_TITLE: Position
PR_DEPARTMENT_NAME: Abteilung
PR_STATE_OR_PROVINCE: Bundesland/Kanton
PR_COUNTRY: Land/Region

Claudia von Wilmsdorff
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mut

Mitglied seit
05.06.2008
Beiträge: 116
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Einen schönen guten Morgen, liebe Claudia und allen anderen hier,

ich danke Dir noch einmal vielmals für Deine Hilfe!!!

Das war ein Umstand, über den ich mich schon so oft geärgert habe und nun bin ich total happy! Tja, gewusst wie ...

Allen einen schönen Tag und viele Grüße

mut

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Allesora

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 354
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Hallo mut,

wie hast due den die Outlook-Kontakte (Adressbuch) in die Symbolleiste von Word eingebunden? Ich bin am Verzweifeln... krieg das einfach nicht hin.
Kannst du mir die Schritte erklären, wie ich die blöden Outlook-Kontakte in Word einbinde?

Ganz lieben Dank

Gruß allesora

Lieber verrückt das Leben genießen, als normal langweilen!

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Allesora

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 354
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Hallo Claudia,

ich habe jetzt alles so gemacht, wie du es beschrieben hast. die Abteilung etc. habe ich in meinem Textbaustein mit aufgenommen - also in dem bereits bestehendem hab&acute;ich&acute;s eingefügt und mir damit eine Vorlage erstellt. Das Verbinden mit Outlook klappt auch wunderbar, bis auf diese blöde Abteilung. Wenn ich die Vorlage öffne und mit Outlook-Kontakten verbinde, dann übernimmt er alles super ... nur die Abteilung nicht! Macht mich kirre! Weiß nicht woran das hängt. ich habe nach dem Namen die neue Zeile - wie du sie aufgeschrieben hast mit den geschweiften und spitzen Klammern - eingefügt. Aber es funktioniert einfach nicht. Die Abteilung will dieses blöde Word nicht übernehmen - alle anderen Felder übernimmt er einwandfrei!

Hilfe! Was mache ich nur falsch!? Hätte ich einen neuen Textbaustein für die Abteilung erstellen sollen!?

Gruß allesora

Lieber verrückt das Leben genießen, als normal langweilen!

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mut

Mitglied seit
05.06.2008
Beiträge: 116
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Liebe Alessora,

sorry, ich war im Urlaub und konnte vorher nicht antworten. Meine "Formel" von Claudia sieht so aus:

{<PR_COMPANY_NAME>
}{<PR_DEPARTMENT_NAME>
}{<PR_TITLE>
}{<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> }{<PR_GIVEN_NAME> }{<PR_SURNAME>
}{<PR_STREET_ADDRESS>
}{<PR_POSTAL_CODE> }{<PR_LOCALITY>}

Es hat auch alles prima geklappt.

Versuch es doch bitte nochmals.

Viele Grüße und schon jetzt ein schönes Wochenende!

mut

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