Outlook 2010

mut

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05.06.2008
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Einen schönen guten Tag in die Runde,

ich habe eine Frage und hoffe, dass mir die jemand von Euch beantworten kann; und zwar:

In die Kalendereinträge meines Chefs packe ich manchmal Anlagen als Datei, z.B. Besprechungsvorbereitungen, mit hinein. Da aber auf Dauer damit das Postfach größenmäßig stark belastet wird, lösche ich alle halbe Jahre diese Einträge, indem ich jeden Eintrag öffne und dann die Anlage lösche, den Termin dann wieder abspeichere und dann zum nächsten Eintrag gehe. Das ist natürlich leider seeeeeeeeehr zeitaufwendig

Meine konkrete Frage ist jetzt: Gibt es eine Möglichkeit, mit der ich in älternen Kalendereinträgen unter Auswahl eines bestimmten Bis-Datums alle Anlagen auf einmal löschen kann? Die Termine müssen aber erhalten bleiben! Dass mein Chef eine Autoarchivierung durchführt, ist für mich zum Nachteil, da ich dann in diese Termine leider keinen Einblick mehr hätte.

Für Eure Antworten sage ich schon jetzt ganz lieben Dank!

Viele Grüße

mut

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TraumSekki

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Hallo Mut,

meine Idee wäre nun auch nur AutoArchivierung gewesen... und ich verstehe nicht, warum du noch in die Termine von vor einem Jahr gucken musst, wenn die Anlagen eh egal sind und auch gelöscht werden können!?

Vorschlag: lege die Dateien auf einem Server ab (eure IT kann sicher einen eigenen Ordner einrichten, auf den nur du und dein Chef Zugriff haben) und du stellst immer nur den Link in den Termin ein - das kostet keinen zusätzlichen Speicherplatz im Postfach und auch nach Jahren kannst du noch auf de Dokumente zugreifen.

LG,
TraumSekki

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ClaudiaVonWilmsdorff

Mitglied seit
08.11.2006
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Hallo Mut,

die Sache mit dem Filtern der Kalendereinträge bis zu einem gewissen Datum ist mit Bordmitteln von Outlook z. B. über die Ansichtssteuerung zu erreichen. Ebenso kann Outlook alle Kalendereinträge darstellen, die Anlagen enthalten (Suche, Suchtools, Verfeinern, Hat Anlagen).

Nur: alle Anlagen dieser gefilterten Termine in einem Rutsch zu entfernen - dafür kenne ich auf Anhieb keine Funktion. Vermutlich hilft hier nur VBA - also eine eigens programmierte Lösung.

Vllt. gibt es fertige Tools im Internet zu finden oder ein Addin genau zu diesem Zweck.

Dennoch ein schönes Wochenende - anlagenfrei

Claudia von Wilmsdorff
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ClaudiaVonWilmsdorff

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08.11.2006
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Hi,

noch einen Nachtrag zum Thema. Das Posting von Traumsekki brachte mich darauf. Vielleicht reichen Dir sogar einfache Verweise im Notizfeld des Termins? Da kannst z. B. alle Dateien auflisten, die mit diesem zusammenhängen. Dann wäre das eine (anlagen- und nacharbeitsfreie) Alternative:

Wähle im Kontakt Datei einfügen und suche die passende Datei
Halte die Umschalttaste fest und klicke die Datei mit der rechten Maustaste an
Wähle \"Als Pfad kopieren\"
Schließ das Explorerfenster und kehre zurück zum Notizbereich des Kontakts.
STRG+V um den Pfad einzufügen.

Hintergrund: es ist kein funktionierender Pfad bzw. Link, nur Text. Aber auch den kann man bei Bedarf in den Explorer kopieren und zum Dok navigieren. Gut: Der Text frisst keinen Platz, Du musst nicht \"aufräumen\". Damit das Ganze funktioniert, brauchst Du Windows7.

Nochmals: schönes Wochenende.

Claudia von Wilmsdorff
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mut

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05.06.2008
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Hallo, TraumSekki,

vielen Dank für Deinen Tipp! Allerdings arbeitet mein Chef nicht mit Dateien, die auf dem Server liegen, er hat alles, was er braucht in seinem direkten Zugang.

Die Termine benötige ich, da immer mal wieder mal solche Fragen auftreten, wie \"wann war der Herr denn schon mal hier?\", oder \"wann war ich das letzte Mal in Hamburg und wo habe ich da übernachtet?\"oder eine \"neue\" Firma stellt sich vor, obwohl sie bereits bei uns war usw. Da mein Chef sehr viel unterwegs ist, ist der Zugang zu seinen Termine für mich sehr, sehr wichtig!

Also, nochmals vielen Dank und ein schönes Wochenende!

mut

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mut

Mitglied seit
05.06.2008
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Liebe Claudia,

herzlichen Dank für Deinen Tipp!

Das Filtern der Termine ist mir klar; es geht mir wirklich darum, wie ich alle Anlagen dieser gefilterten Termine in einem Rutsch entfernen kann.

Ich habe Deinen Weg jetzt direkt probiert, allerdings hat es nicht funktioniert, da ich bei mir \"als Pfad kopieren\" nicht finde?
Mache ich etwas falsch?

Ich gehe aber davon aus, dass mein Chef mit dieser Methode auch nicht direkt auf die Anlage (z. B. die entsprechende Unterlage für die Besprechung oder die Hotelreservierung) zugreifen kann, wenn er nicht im Büro ist, oder sehe ich das falsch?

Viele Grüße und erstmal ein schönes Wochenende!

mut

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ClaudiaVonWilmsdorff

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 486
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Hallo Mut,

nein, Du machst nichts falsch. Die Umschalttaste hast Du gedrückt gehalten, während Du die Datei rechts angeklickt hattest? Wenn der Befehl in diesem Fall nicht auftaucht, kann das an der Windowsversion liegen. Ich kenne den Befehl erst seit Windows7 - aber auch da gibt es unterschiedliche Editionen.

Ja, Du hast recht wenn Du davon ausgehst, dass das Kopieren des Pfades nicht den direkten Zugriff erlaubt. Du kannst dann zwar den kopierten Pfad (also quasi normaler Text) via Zwischenablage in die Adresszeile des Browsers bekommen und dann dorthin navigieren, aber halt nichts direkt anklicken.

Hier noch Links:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-autosave-pro/
Dieses Tool könnte Dir nützen; Testversion gibt es leidernicht. Ein persönlicher Hinweis: Ich selbst habe mit der Firma keine guten Erfahrungen gemacht - und setze deren Addins daher konsequent nicht mehr ein.
Es gibt außer diesen Hersteller noch weitere, z. B. den Outlook Attachment Sniffer (Download einer Testversion z. B. via chip.de, Infos auch hier: http://www.rsbr.de/Software/OASniffer/index_deu.htm). Bei der Internetsuche liefern Begriffe wie \"Outlook 2010 Attachments extrahieren\" jede Menge Fundstellen; oft auf den Posteingang/Mails bezogen.

Viel Erfolg und Dir ebenfalls ein schönes Wochenende/guten Start in die neue Woche.

Claudia von Wilmsdorff
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mut

Mitglied seit
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Hallo, Claudia,

vielen Dank für Deine Tipps. Ich habe zwar Windows 7, aber der Befehl ist leider nicht verfügbar.

So werde ich mich mit den von Dir empfohlenen Stichworten auf Internetsuche begeben, und vielleicht habe ich ja Glück und finde d i e Lösung.

Nochmals herzlichen Dank und eine gute Woche!

Viele Grüße

mut

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