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Kontakte von Excel-Datei ins Outlook importieren

Tanya Renfer

Mitglied seit
26.09.2007
Beiträge: 21
Hilfreich: 0

Hallo liebe Sekada-Mitglieder

Weiss vielleicht jemand von Euch wie man eine Excel-Datei mit den E-Mailadressen und allen Kontaktangaben unserer Vertriebspartner (Name & Vorname, Adresse, Telefon, Fax...)ins Outlook importiert? Ist dies überhaupt möglich.

Kann mir da bitte jemand weiterhelfen. In freudiger Erwartung auf Lösungsvorschläge.

Vielen Dank

Tanya

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zzx

Mitglied seit
30.10.2006
Beiträge: 312
Hilfreich: 0

Hallo,

Damit das klappt, muss die Excel-Datei bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

Die Adressen müssen spaltenförmig angeordnet sein: alle Namen in einer Spalte, alle Vornamen in einer Spalte usw.

Über jeder Spalte, also in der ersten Zeile des Adressbereichs, musst du eine Spaltenüberschrift mit dem jeweiligen Feldnamen eingeben - zum Beispiel "Name", "Vorname", "Strasse" usw.

In welchem Tabellenblatt die Adressen stehen und an welcher Position innerhalb eines Tabellenblatts spielt keine Rolle.

Wichtig: Der Zellbereich mit den Adressdaten muss einen Namen besitzen. (Wenn der Import scheitert liegt meist hier der Grund dafür).

Hier eine detaillierte Anleitung zum korrekten Import von Excel-Dateien:

Beginne mit der Bearbeitung der Excel-Tabelle. Öffne die Datei in Excel und wechsle zum Tabellenblatt mit den Adressdaten.

Markiere den gesamten Adressbestand inklusive der Spaltenüberschriften.

Rufe 'Einfügen - Name' und dann 'Definieren' auf.

Weise dem Bereich mit der Adressliste einen Namen deiner Wahl zu. Gib im Feld 'Namen in der Arbeitsmappe' zum Beispiel "Adressdaten" ein und bestätige mit OK.

Speichere die Excel-Datei und beende Excel. Die Datei darf für den Export nicht geöffnet sein.

Starte Outlook und rufe den Befehl 'Datei - Importieren Exportieren' auf.

Wähle dann die Option zum 'Importieren aus anderen Programmen...' und fahre im Import/Export-Assistenten mit 'Weiter' fort.

Markiere den Dateityp 'Microsoft Excel' und klicke auf 'Weiter'.

Lege mit Hilfe der Schaltfläche 'Durchsuchen' die zu importierende Datei (mit dem Adressbestand) fest und lege fest, wie mit Duplikaten verfahren werden soll. Danach klickst du wieder auf 'Weiter'.

Nun bestimmst du den Zielordner in Outlook, also den Kontaktordner, in den die Excel-Daten importiert werden sollen. Dann gehst du mit 'Weiter' zur nächsten Seite des Assistenten.

Ein Listenfeld zeigt alle in der Excel-Datei definierten Bereichsnamen. Wahrscheinlich enthält das Feld auch nur einen Namen, und zwar den, den du vorher definiert hast. Achte auf jeden Fall darauf, dass genau dieser Bereichsname angehakt ist, der sich auf deine Adressdaten bezieht.

Schliesse den Importvorgang noch nicht ab, sondern klicke auf die Schaltfläche 'Felder zuordnen'.

Ordne die Feldnamen aus der Excel-Datei den Bezeichnungen aus dem Outlook-Kontaktordner zu, indem du die Einträge aus der linken Liste mit der Maus auf die passende Bezeichnung in der rechten Liste ziehen. Wenn du damit fertig bist, klickst du auf OK.

Jetzt startest du den eigentlichen Importvorgang mit der Schaltfläche 'Fertig stellen'.

Gruss
zzx

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Tanya Renfer

Mitglied seit
26.09.2007
Beiträge: 21
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Hi ZZX

Vielen Dank für die info - übrigens du hast es echt super beschrieben - ThanX a million - werde es nächste Woche gleich testen - bin mal gespannt

Liebe Grüsse

Tanya

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