Gott, mach mich wissend!!!

esbe

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Guten Morgen,

aber gut fängt er für mich nicht an! Chef ruft mich gerade an, ich möchte bitte darauf achten, dass zu allen Projekten auch die richtigen Rechnungen geschrieben werden! Toll! Dafür müßte ich erst einmal wissen, welche Projekte bearbeitet worden sind! Ich schreibe zwar die Angebote, weiß aber letzten Endes nicht, wo und wann ein Auftrag zustande gekommen ist und die Arbeiter eingesetzt wurden.

Gibt es eine Liste, ein Programm, ein .... mit dem man chaotischen Chefs dieses Backgroundwissen abluchsen kann? Wie macht ihr, die ihr in einer Position wie ich bin, das Verfolgen von Arbeitsabläufen und das \"Inrechnungstellen\"?

zuurzeit ziemliche ratlose

esbe

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Suse

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Hallo esbe,

ich glaube, Du mußt Dir so eine Übersicht anlegen, mit der Du nachfragen kannst, ob ein Angebot in einen Auftrag mündet und dann auch zu Rechnungen führen wird. Wenn es einen festen Kollegen gibt, der als nächstes nach der Angebotsabgabe ins Spiel kommt, könnte die weitere Kontrolle zwischen Euch beiden abgesprochen werden.
So eine Übersicht würde auch mal zeigen, wieviel Einsatz zum Erfolg führt und ob sich Schwerpunkte erkennen lassen. Aber das ist nur ein Nebeneffekt.
In meiner alten Baufirma gab es damals so eine Ablaufliste, da waren die einzelnen Schritte aufgelistet und jede Abteilung mußte diese nach Erledigung abhaken und die Akte entsprechend weitergeben. Zur Kontrolle war die Erledigung dann auch noch an uns im Sekki zu melden, damit der Oberbauleiter eine aktuelle Übersicht über den jeweiligen Stand hatte. Unser Stand und Stand Akte sollte also identisch sein. Klappte meistens . Und in diesem Ablauf war auch festgehalten, wann Zwischenrechnungen zu stellen waren.
So was in der Art könnte ich mir für Dich hilfreich vorstellen. Bist Du jetzt wissend?? ))
Lass Dich nicht unterkriegen, wir kennen doch Deinen Chef.

Sonnige Grüße von Nord querrüber

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!

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Chili

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Hi esbe,

ui je... also ein Programm kenne ich nicht. Wie ist es mit einer einfachen Liste, die alle Projekte auflistet und dann mehrere Felder daneben, die die betreffenden Leute ausfüllen oder dir mitteilen, falls sie was machen bzw. dir mitteilen oder dort eintragen, dass das Projekt diesen und jenen Stand erreicht... Aber da ist jeder in die Pflicht genommen, auch alles korrekt auszufüllen und bei deinem Cheffe mache ich mir da schon einige Sorgen...

Vielleicht hat ja jemand eine andere Idee?

Bye und schönen Tag dennoch
Chili

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mimose

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Wir legen uns Projekte an, sobald ein Angebot an einen Kunden geschrieben wurde. Darin werden dann alle Unterlagen bezüglich des Vorgangs gesammelt (Gesprächsnotizen, Angebote, Vereinbarungen, etc.) bis bestenfalls zur Bestellung durch den Kunden.
Dann bekomme ich den Fall gesammelt auf meinen Tisch, rechne ihn ab und habe gleichzeitig alle notwendigen Angaben für die Rechnungserstellung.
Für den Zeitraum, in dem die verschiedenen Projekte \"laufen\" habe ich eine Excel-Tabelle angelegt, in der folgende Daten eingetragen sind:
Kunde mit Anschrift und Kontaktdaten, Ansprechpartner, unser Sachbearbeiter, Projekt-Anlass (Gerät/Dienstleistung o. ä.), Termin zur Wiedervorlage (muss aber mit Outlook abgeglichen werden).
Da hab ich dann noch einen Auto-Filter drübergelegt und kann so alles nötige durchsortieren bei Bedarf.
Anhand dieser Tabelle kann ich jederzeit nachsehen, welche Projekte noch offen sind. Die muss natürlich ordentlich geführt werden - abgeschlossene oder verlorene Projekte werden gelöscht, neue hinzugefügt.
Mein Chef hat über Netzwerk Zugang zu der Tabelle und muss natürlich darauf geeicht werden auch ordentlich zuzuarbeiten.
Sonst kann auch der Beste Mitarbeiter nichts ausrichten.
Vielleicht hilft dir mein Beispiel ja auf eine gute Lösung des Problems.

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Kerstin_K

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Hallo Esbe,

was passiert denn bei Euch mit den unterschriebenen Verträgen? Wo bleiben die? Wenn die bei Dir landen würden, häättets Du immer den Überblick.

Ein anderer Ansatz: Bei uns werden Stundenzettel geschrieben, die die Kunden am Ende des Monats abzeichnen müssen. Nach diesen Stundenzetteln schreiben wir dann auch die Rechnungen.

Schon ein Herzchen, Dein Chef.

Viele Grüße aus Hannover

Kerstin

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esbe

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Eure Ansätze sind ja alle gut und schön und ich werde Chef nach der Beerdigung seiner Mutter mal diese Exceldateivorschlagen mit Angebotsnummer, Kontaktanschrift, etc. So etwas ähnliches führe ich seit Jahren, aber da Chef ja keinen PC bedienen kann, muss ich es ihm ausdrucken und vor die Nase legen!

Stundenzettel werden hier auch geschrieben und auch Bautagesberichte. Ich bekomme die Stunden auf den Tisch, weiß aber dank \"cleverer\" Geschäftsführung nicht unbedingt, wo die Leute waren. Und der Satz \"alle müssen gleich korrekt arbeiten\" trifft ja eben auf das schlappe Glied in der Kette genannt Chef nicht zu! Ich habe es aufgegeben, aus seinen tausend Zetteln und Schmierpapieren einen Bauordner zusammenzustellen. Er nimmt keine logisch aufgebauten Abheftsysteme bzw. Techniken an. So habe ich alle für die Buchhaltung wichtigen Schreiben wie Eingangsrechnungen, Kassenberichte + Belege, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnen mit Bankauszügen fein säuberlich in Ordnern abgeheftet bei mir im Büro. Aber der Knackpunkt ist das schleppende Informationssystem vom Chef zu den Angestellten.

Euch aber noch einmal vielen Dank für die Gedankenanstöße, ich werde schon etwas draus basteln!

Liebe Herbstgrüße (leider Schmuddelwetter hier)

esbe

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.

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