Abspeichern E-Mails

Suse

Mitglied seit
08.11.2006
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Bei uns läuft mittlerweile fast mehr über Mail als noch im Briefverkehr. Den Sinn der Archivierung verstehe ich natürlich. Aber jetzt hat man seitens der GF Gedanken an mich herangetragen was alles zu speichern wäre und vor allem sollen die Mails mit in die Dokumentenablage übernommen werden.
Das sind am Tag mal gerne 30 Mails, die ich alle individuell umspeichern muß. Können auch mal mehr werden. Und man möchte auch ältere Mails noch abgespeichert haben.
Ich bin nicht Herr der Lage muß ich gestehen, mir schwindelt, wenn ich an diese Unmengen denke.
Ebenso schlimm finde ich, dass die Dokumentenablage dann noch unübersichtlicher wird. Sie ist eh nicht mein Liebling, wir arbeiten mit DATEV.

Wie handhabt Ihr das? Wo werden die Mails hingespeichert oder welche anderen Sicherungsmaßnahmen habt Ihr getroffen? Ich habe die Mails bisher in Unterordner verschoben, die gesichert werden. Aber das reicht auf einmal nicht mehr.

Wäre für Input und Feedback dankbar!!

Sonnige Grüße, Suse

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Tini

Mitglied seit
13.11.2006
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Hallöle,

bei uns werden Mails gespeichert, wie andere Dokumente auch. Kunden- oder Lieferantenordner. Dateiname sieht bei allen Dateien so aus:
2014-05-20 AnVon Betreff

Im Outlook öffne ich die Mail, ändere den Betreff entsprechend ab schließe sie wieder. Alle Mails des Tages so umbenennen. Kundenordner öffnen und die Mails aus OL in den entsprechenden Kundenordner ziehen. Hat den Vorteil, dass die Mail als .msg gespeichert wird, mit allen Anhängen. Geht bei mir immer sehr schnell. Als fauler Mensch speichere ich auch nicht jede Ping-Pong Mail, sondern die neueste mit dem weiteren Verlauf der Nachrichten drin ...

Vielleicht hilfts?

Grüßle

Tini

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Suse

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 4730
Hilfreich: 1

Hallo Tini,
das klingt schön einfach so..
Leider ist die Dokumentenablage in DATEV so gestrickt, dass sie noch mehr Infos will. Wenn ich vorhandene Strukturen nicht ignorieren bzw. behindern will, muß ich eine Unterordnerauswahl treffen und das für jede Mail extra
Aber Deine Antwort hat mich trotzdem grad auf eine Idee gebracht, die ich hier mal ansprechen werde.
Vielen Dank auf jeden Fall.

Suse

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landkindate

Mitglied seit
05.02.2014
Beiträge: 1
Hilfreich: 0

Hallo,
ich "darf" auch jedes (!) E-Mail einzeln abspeichern, GsD nur in Explorer.
Um die Office-Mail Flut zu bewältigen, gehe ich so vor:

Mail anklicken -->
Taste F12 (=speichern unter) -->
Ordner auswählen (habe alles unter Favoriten hingezogen)-->
Datumsformat_VON_AN_Betreff (das Datumsformat mit Underline kopiere ich gleich, dann brauchst du beim nächsten E-Mail nur Strg-V)
Enter -->

//dann habe ich noch Kategorie "abgelegt" unter STRG F12//

Nächstes Mail anklicken/anwählen -->
F12 -->
Ordner -->
STRG V (für Datumsformat)_VON_AN_Betreff
alles wie vorher...

LG

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