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Wie sag' ich's höflich, aber bestimmt?

Pommern

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Unser Unternehmen ist auf 2 Standorte in einer Kleinstadt verteilt.

Für die externe Post gibt es an unserem Standort ein Frankiergerät mit einer Postkiste darunter, in die wir die frankierten Briefe legen. Jeder Mitarbeiter ist selbst für seine externe Post verantwortlich!

Am 2. Standort gibt es kein Frankiergerät, dafür hat die dortige Sekretärin Briefmarken in der Schublade. Fast alle Kollegen dort haben einen Bereitschaftswagen, so dass einer die Briefe beim Dienstgang in den Briefkasten werfen kann.

Wenn die dortige Sekretärin krank ist ? und das ist sie oft ? schicken die Kollegen ihre unfrankierten Briefe einfach mit der Hauspost an mich ? nach dem Motto ?Kümmere du dich mal um die Frankierung?. Ich will mich aber nicht kümmern. Ich will einfach nicht zur ?Postbeamtin? in unserem Unternehmen gemacht werden. Im Übrigen verzögert sich durch das Vorgehen der Versand dieser Post um 1 Tag.

Ich will dies nicht länger hinnehmen und suche nach einer höflichen, aber bestimmten Formulierung für eine E-Mail an den Bereichsleiter des 2. Standorts, dass sie sich selbst um den Versand ihrer Post kümmern sollen.

Pommern

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Walpurga

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Bist du denn in der Position, dem Bereichsleiter sagen zu können, was du als deine Aufgabe ansiehst und was nicht?

Ich würde zunächst nichts Schriftlich machen, sondern ihn anrufen und das Problem in einem Gespräch versuchen zu lösen. Und zwar mit der Argumentation, dass dir aufgefallen ist, dass die Post zunimmt und dass sich der Postweg dadurch verlängert. Biete eine Lösung an, wie die Frankierung intern gehandhabt werden kann.

Viele Grüße
Walpurga

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PLZ52

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Hallo Pommern,
hast du die Unterstützung deines Bereichsleiters?

Ohne die würde ich nix machen. Der Schuss könnte nach hinten losgehen.

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clarissa

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"Ich will mich aber nicht kümmern" klingt schon ein bisschen unkollegial bzw. so, als würde die Kollegin nur krank *feiern*. Kann das sein?

Ist das denn so viel Arbeit, die zusätzlichen Umschläge durch die Frankiermaschine zu schicken?

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Walpurga

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12.02.2002
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[quote]@alle: Klar kann man sich jeden beliebigen Job ans Bein binden lassen - aber man kann sich auch wehren. Jeder nach seiner Facon.[/quote:7d69cffff7]

Das ist mir zu pauschal. Sicherlich gehört zu unserer Tätigkeit auch "nein" sagen zu können. Ansonsten, da sind wir uns sicher einig, sind wir bald für jeden Kleinkram zuständig.

Aber die vorgeschlagene Vorgehensweise schädigt das Unternehmen, was ich persönlich nicht gut heiße:
Die Ausgangspost wird also zurück geschickt, was wiederum mindestens einen weiteren Tag Verzögerung bedeutet. Die Kunden erhalten die Post viel später, das Datum des Schreibens liegt etliche Tage zurück, das alles macht keinen guten Eindruck.

Das Schreiben von Hazett finde ich prinzipiell sehr gut, aber wie gesagt, ich würde keinesfalls die Post zurückschicken und hätte zunächst noch einmal das Gespräch gesucht, um mich daraufhin in angemessenem Zeitrahmen darauf zu beziehen und schriftlich reagieren zu können.

Viele Grüße
Walpurga

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Pommern

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27.09.2005
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@alle: Ich arbeite für den Geschäftsführer, könnte also dem Bereichsleiter schon sagen, dass dies nicht zu meinen Aufgaben gehört. Der Schuss würde sicher nicht nach hinten losgehen.

@clarissa: Um die Kollegin geht es gar nicht. Ich glaube im Übrigen auch nicht, dass sie krank feiert. Ich wollte mit dem "oft" nur ausdrücken, dass dieser Frankierjob nicht nur einmal die Ausnahme ist, sondern zunehmend zur Regel wird.

Es sind dort Briefmarken vorhanden. Ich weiß nicht, ob es drüben immer nur die Sekretärin ohne Dienstwagen ist, die die Briefe (dann vermutlich nach ihrer Arbeitszeit auf dem Nachhauseweg) in den Briefkasten wirft. Für mein Empfinden sind die Kollegen dort drüben einfach zu faul, ihre eigenen Briefe zum nächsten Briefkasten zu bringen. Sie brauchen dies weder mit dem Privatwagen noch in ihrer Freizeit tun. Unkollegial finde ich die Versuche der Kollegen, diese, ihre eigenen Aufgaben stillschweigend auf mich zu schieben. Nicht meinen Versuch, mich dagegen zu wehren. Jeder ist für seine Post selbst verantwortlich. So lautet bei uns die schriftliche Regel.

Ich habe es auch schon mal gegenüber dem dortigen Bereichsleiter angesprochen, aber offensichtlich hat es nicht gefruchtet. Daher möchte ich jetzt eine höfliche, aber eindeutige E-Mail an ihn schicken.

Pommern

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Pommern

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27.09.2005
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Vielen Dank für die Tipps.

Habe eine E-Mail geschrieben und hoffe, "in Zukunft Ruhe zu haben". Speziellen Dank an Hazett. Sehe ich ganz genauso mit dem [i]Job ans Bein hängen lassen[/i:cc6692dae7].

Pommern

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Igelfrauchen

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Pommern schreibt doch auch, es gibt dazu bereits eine schriftliche Anweisung, also warum soll sich sich nun darüber hinwegsetzen und die Briefe für andere frankieren???????
Einfach aus kollegialer Nächstenliebe? In diesem Fall siche rnicht okay.
Nein, ich finde auch, manchmal gehts einfach nicht...man kann freundlich aber bestimmt darauf hinweisen, das es anders geregelt ist und das diese Regel auch sinnvoll ist. = schneller Versand der Post indem man selbst eine Marke aufklebt=Zeitersparnis!

Ich bin sicher, Pommern muß durch die Abwesenheit der anderen Kollegin vielleicht eh schon andere wichtige Dinge mit übernehmen.

Eines kannst du immer geben: ein gutes Wort;
und wenn du das nicht findest; einen freundlichen Blick.

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Hazett

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17.05.2005
Beiträge: 1164
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Hallo Pommern,

frankiere die Post doch und schicke sie in einem Sammelumschlag an den Standort zurück

.............................................
Ausgangspost an Ihrem Standort

Sehr geehrter Herr XXX,

wie schon in der Vergangenheit besprochen möchte ich sie nochmals darauf hinweisen, dass der Versand der Ausgangspost direkt vom absendenden Standort aus erfolgt. Bitte weisen Sie Ihre Mitarbeiter nochmals darauf hin, dass eine Weiterleitung der unfrankierten Post an mich keine Option darstellt, da dieses Kosten verursacht und zu Verzögerungen im Versand führt.

Die Vereinbarung, dass jeder Mitarbeiter für seine Ausgangspost selbst verantwortlich ist, ist weiterhin gültig.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung.

........................................

@alle: Klar kann man sich jeden beliebigen Job ans Bein binden lassen - aber man kann sich auch wehren. Jeder nach seiner Facon.

Herzlichst, Hazett

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Nordstern

Mitglied seit
13.10.2004
Beiträge: 351
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super geschrieben, Hazett!

Es ist nie zu spät, das zu werden, was man hätte sein können. (George Eliot)
[img:1af2af2ecb]http://www.cosgan.de/images/smilie/froehlich/e010.gif[/img:1af2af2ecb]

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