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Wie organisiert seid ihr - was kann man besser machen?

dipsi_at_home

Mitglied seit
26.10.2004
Beiträge: 74
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Hallo,

WV-Mappe finde ich blöd, weil man da nix wiederfindet. Alles liegt irgendwie auf dem nächsten Tag und man geht jeden Tag den ganzen Wust durch.

Habe jetzt auch das (leider schweineteure, aber ansonsten sehr sehr durchdachte) Mappei-System für mich entdeckt. Damit kann man sowohl Wiedervorlage machen als auch Dinge farblich kennzeichnen und aber auch den Einzelvorgang im Blick behalten (aufgrund der verschiebbaren und beschriftbaren Reiter). Verwendet man vorkonfektionierte Mappen mit Schiebereiter und Farbkodierung, so kann man Vorgänge vor allem auch sehr schnell ein- und umordnen und muss nicht viel basteln wie bei Hängeablagen (obwohl auch das Mappei-System engagierten Bastlern gute Möglichkeiten bietet). Außerdem benötigt Mappei deutlich weniger Platz als eine Hängeablage und steht in der Box auf dem Schreibtisch (ich muss also nicht zwanzigmal täglich die Schublade öffnen und schließen). Ist schon ein tolles System.

Ansonsten verschieben sich bei mir dauernd die Prioritäten und ich finde einfach nicht die Zeit, Listen in Outlook oder sonstwo zu pflegen. Dafür mache ich mir jeden Tag eine handschriftliche Liste mit 2, 3 oder 4 wichtigen Dingen, die wirklich unbedingt erledigt werden müssen. Der Rest läuft so nebenher. Jeder muss wohl herausfinden, was ihm am meisten liegt.

Gruß, Dipsi

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Kitti

Mitglied seit
18.07.2003
Beiträge: 256
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Hallo Banshee,

mir geht es oft genauso, dass mein Chef ganz schnell was wissen will und ich mich nicht mehr auf Anhieb erinnere.

Aber wie schon gesagt, man kann sich bei der Menge der Infos ja auch nicht alles merken, Ich sag dann jetzt auch immer: "Weiß ich nicht, muss ich eben nachgucken, ich sag Dir gleich Bescheid." - Manchmal nervt ihn das , aber besser, als falsche Angaben zu machen.

In Deinem Fall wäre es vielleicht hilfreich gewesen, Du hättest zu der Bemerkung, dass Du diesen Vorgang am 22. klären musst, noch eine Bemerkung gemacht, wo sich der Vorgang gerade befindet. Dann hättest Du Dich erinnert und nachsehen können.

Ich selbst hab die Wiedervorlage aussortiert, weil ich da nicht so oft was drin hatte und dann manchmal Sachen vergessen habe, weil ich nicht täglich rein geschaut habe

Ich arbeite mit den Aufgabe, Notizen und Terminen im Outlook.

Für jede Aufgabe, die ich anlege, schreibe ich dann dazu, wo sich die Unterlagen dafür befinden. Immer wenn ich an einer Aufgabe arbeite, schreibe ich die einzelnen Tätigkeiten kurz dazu und für Wiedervorlagen mache ich mir Erinnerungen im Kalender. Naja, solange der PC funktioniert klappt es...

Außerdem habe ich ein Fach für "Offene Vorgänge", wo ich Unterlagen hinein lege, von denen ich weiß, dass ich sie öfter benötige und si daher noch nicht ablege.

Dann habe ich ein "ToDo-Fach für ganz neue Unterlagen, für die ich noch Aufgaben anlegen muss und ein ein Fach für Unterlagen, die ich weiterleiten muss.

Weiterhin habe ich eine Post-/Unterschriftenmappe für jeden meiner Chefs.

Hoffe, Du hast vielleicht ein paar Anregungen bekommen...

Viel Spaß beim weiteren Organisieren

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katharina2005

Mitglied seit
14.01.2005
Beiträge: 109
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Banshee, verstehe dich ganz genau.

Es ist aber auch eine blöde Situation, in der Küche plötzlich überfallen zu werden =. Da hätte ich auch erst mal nachsehen müssen, Frau kann doch nicht alles im Kopf haben. Aber dann ist es einen dann schon unangenehm, wenn man nicht sofort die richtige Antwort parat hat. Kann ich gut nachvollziehen.

Was Reisen betrifft: Wie wäre es mit einer Reiseliste in Excel z. B. Wenn du dich um geplante und durchgeführte Reisen von mehreren Kollegen kümmern musst, bietet sich das direkt an, finde ich. Da kannst du dann geplante Reisen eintragen und vielleicht hellgrau einfärben. Fest stehende Reise machst du dann schwarz, gerade laufende Reisen rot usw. Was hältst du davon?
--
Schönen Gruß
Katharina

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Blondie01

Mitglied seit
15.03.2004
Beiträge: 102
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ICh mache es auch so, dass ich mir alles im Kalender eintrage und keine Unterlagen auf einen bestimmten Termin lege. Da kann sie nämlich kein Mensch finden. Ich habe verschiedene Hängemappen (Dienstreisen, Bestellungen...) da sind alle noch nicht abgeschlossen Vorgängen (heißt bei Dienstreisen - kommen erst raus, wenn die Reise rum und abgerechnet ist) drin (in einer Klarsichthülle). Als erster Blatt in der Hülle ist ein handschriftlicher von mir, was alles wann gemacht werden muss. Und genau diese Sachen stehen auch in meinem Kalender.

So kann ich nichts vergessen, aber auch wenn ich weg bin, hat jemand die Möglichkeit bei mir durchzublicken.

Ich habe das einmal meinen Kollegen und meinem Chef erklärt und seit dem haben die keine Probleme mehr, bei mir durchzublicken.
--
Gruß
Blondie

http://www.nicokurz.de

Gruß
Blondie

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Fröschlein

Mitglied seit
18.06.2003
Beiträge: 441
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Zusätzlich zu der 1-31-Mappe habe ich mir auch im Outlook alle diese Vorgänge unter Aufgaben und mit passendem Datum und Erinnerung notiert. Du musst natürlich eindeutig Stichworte vergeben. So hast Du auf einen Blick die Übersicht, unter welchem Tag sich welcher Vorgang befindet.

Die einzelnen Vorgänge sind in Klarsichthüllen und Vorgänge mit vielen Anhängen (Reisebuchungen und dgl.) in Eckspannermappen hinterlegt, die beschriftet sind (dazu am besten die selbstklebenden Folienhüllen für Disketten benutzen - da kannst Du die Beschriftung immer auswechseln).

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Froeschlein

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Winni

Mitglied seit
25.01.2005
Beiträge: 45
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Hallo Banshee,

für mich gilt die Maxime: "Nur eine Ablage".

Bei jeder Aufgabe frage ich, wann es fertig werden muss. So kann ich, wenn mehrere Aufgaben auf einen Tag fallen, am Besten planen, ob ich die 10te Aufgabe noch annehmen kann oder nicht.

Dann werden die Aufgaben nach Prioritäten abgearbeitet, indem ich die Wichtigsten - die heute erledigt werden müssen - werden auf meinem Tisch (jede Aufgabe in einer Klarsichtfolie) aufgereiht und von oben nach unten abgearbeitet. Im laufe des Tages werden diese Terminarbeiten aber trotzdem 1-2 mal angesehen, ob noch etwas wichtiger ist und damit ich den Überblick nicht verliere.

Alle anderen Aufgaben die an einem anderen Tag erarbeitet werden müssen, liegen in einem Ablagekorg mit der Beschriftung "Wiedervorlage". Diese Terminaufgaben liegen dort zeitlich geordnet/sortiert vor.

So weiss ich, dass die wichtigsten Aufgaben auf dem Tisch liegen und heute abgearbeitet werden müssen. Und die einzigste Ablage ist mein Ablagekorb "Wiedervorlage".

Generell buche ich alle Flüge online, das dauert 10 Minunten und die Tickets liegen am Flughafenschalter bereit.

Tipp: Sobald Du mehr als eine Ablage für Deine Aufgaben hast, ist der Überblick futsch.

LG
Winni

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Dani333

Mitglied seit
08.08.2001
Beiträge: 115
Hilfreich: 0

Ich habe für Meetings, Besucher, Reisen, Autoresevierungen, Hotelreseriverunge etc. eine Extra-Mappe von 1-31. Selbst wenn einer nur zur Info einen Flug haben will, dann simuliere ich einen Reiseantrag und drucke mit die Zeiten und Preise aus und lege sie beim voraussichtlichen Reisedatum ab. Über die Mappe habe ich jeden hier informiert. Sollte ich nicht da sein, können die Kollegen auch selber reinschauen.
Ansonsten habe ich auch nicht mehr als Du. Ein Korb mit Dingen die erledigt werden müssen, eine Wiedervorlage und ein Buch in das ich mir zu erledigende Dinge und Protokolle schreibe. Wenns erledigt ist kommt ein Haken dran und fertig.
--
Grüße
Dani

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katharina2005

Mitglied seit
14.01.2005
Beiträge: 109
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Oh Gretl, da würde ich ja gar nicht mehr durchblicken. Bewundernswert, dass du das kannst.

Ich beschränke mich auf die Aufgaben und Termin im Outlook. Ich versuche, ein papierloses Arbeiten durchzuziehen. Oft scanne ich Unterlagen und häng sie als .pdf an die Aufgaben im Outlook an, das Original lege ich bereits ab und vermerke in der Aufgabe, wo es abgelegt ist. Ein weiterer Vorteil: Man kann per Stichwort suchen. Ich habe mir das in den letzten Jahren abgewöhnt, alles in Papierform in Eckspannern, Heftern, Mappen zu haben und kann so ziemlich gut arbeiten, mit vollem Durchblick - meistens
--
Schönen Gruß
Katharina

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Danke Katharina: Ja, genau so was dachte ich auch und deswegen habe ich praktisch einen Kalender in Papierform, in den ich alles reinschreibe, an was ich mich erinnern muss. Verstehst du? Eigentlich komme ich echt gut klar damit - WENNS dann soweit ist, aber Sachen, die ich für mich später &quot;zum erinnern&quot; eingetragen hab, finde ich ein oder zwei Wochen vorher einfach nicht auf Anhieb, wenn ich danach gefragt werde. <--- als müsste ich alles im Kopf haben - mein Chef kam ja zu mir, als ich in der Küche war mit den Worten: &quot;WANN fliegt Kollege X daundahin???! Und ich nur: &quot;Muss ich vorne mal gucken, hab ich so auch nicht im Kopf&quot;... Und da dieser Termin noch nicht fest ist, hab ich nur in meinem Kalender stehen: &quot;Kollege X dann und dann darauf ansprechen&quot;. Verstehste wie ich das meine? Die Anfrage ans Reisebüro hatte ich in der WV-Mappe, aber erst gemerkt, als Chef schon wieder weg war. Ich hab halt erst mal sonst wo gesucht. Wie blöd eigentlich...
--
[f1]Mir ist immer noch nix besseres eingefallen.[/f1]

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Teti

Mitglied seit
27.01.2003
Beiträge: 1728
Hilfreich: 0

Das erste was ich aussortiert habe war die 1-31 Wiedervorlage-Mappe. Da rutscht auch mal was raus und das ist dann unangenehm.

Dafür hab ich von Mappei eine Klarsichtbox mit A4-Mappen von 1-31 (Querformat) und eine weitere Box mit Januar bis Dezember. Dann hab ich für die Reisen meines Chefs Klarsichtmappen mit farbigem Reiter zum Beschriften (ebenfalls Querformat und seitlich und oben offen mit Laschen zum Einlegen von Papieren). Die stecken dann in den Mappen 1-31 zum jeweiligen Datum. Ich hab also immer im Auge, wann er wo ist und sehe sofort ob ich heute noch was buchen muß oder ob nicht.
http://www.mappei-dms.de/Orga-Pakete.26.0.html

Für den täglichen Krempel führe ich ein A5-Buch - in das kommt alles rein was ich mache - Anrufe, offene Vorgänge, Rückrufe, Telefonnummern, ... jeweils einen fetten Haken hinter wenns erledigt ist (ich liebe Haken ). So sehe ich auf einen Blick ob noch irgendwas offen ist für den Tag.

Falls mein Chef an irgendwas erinnert werden will, hab ich im Word eine Wiedervorlage Dokument angelegt - das ruf ich auf, schreibs rein, rin in die Wiedervorlage und fertig

Bislang hab ich so noch nix vergessen - außer das, was ich mir nicht gleich aufschreibe ) Es ist zwar gewöhnungsbedürftig alles aufzuschreiben, aber es lohnt sich.
--
Grüße aus Berlin

Teti

[f1][blue]Wenn man den Kopf in den Sand steckt, bleibt doch der Hintern zu sehen. (Japan)[/blue][/f1]

LG aus Berlin

Teti [img:2dcb6edb59]http://i7.photobucket.com/albums/y275/campanula/peacecat.gif[/img:2dcb6edb59]

[size=9:2dcb6edb59][color=blue:2dcb6edb59]Wenn man den Kopf in den Sand steckt, bleibt doch der Hintern zu sehen.
(japanisches Sprichwort)[/color:2dcb6edb59][/size:2dcb6edb59]

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