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Wie kann ich Abläufe und Organisation im Büro optimieren?

blackcat78

Mitglied seit
31.07.2006
Beiträge: 5
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Ich habe schon verschiedenes probiert. z. B. Ablagekörbchen in zwei verschiedenen Farben (weil er zwei Bereiche leitet), da pfeffert er dann Unterlagen von beiden Bereichen in ein einziges Körbchen... dann hat er 4-5 Stapel auf dem Schreibtisch mit Hüllen, Mappen etc. (natürlich alles durcheinander), wo er angeblich ein System hat Auf Bemerkungen wie "Chef, wir müssen da unbedingt mal Ordnung reinkriegen" reagiert er -wie schon erwähnt- mit "Ja, ich weiß, aber heute ist ganz schlecht. Müssen wir mal morgen machen... oder besser nächste Woche!"

An und für sich wär es ja fast ein bißchen egal, irgendwie haben wir die Kurve immer gekriegt, wenn wir was suchen mußten (Klar, schön ist was anderes), aber jetzt wo es ja definitiv bald einen neuen Chef gibt würde das ja alles auf mich zurückfallen, oder? Ich möchte nicht, dass sie dann denken, dass ICH das einfach nicht auf die Reihe gekriegt habe, denn ich bemühe mich wirklich!

lg blackcat

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blackcat78

Mitglied seit
31.07.2006
Beiträge: 5
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Moin,

wie ihr vielleicht schon gesehen habt, bin ich neu hier, von daher entschuldigt die vielleicht triviale Frage

Ich bin zwar schon seit 3 Jahren "Sekki", aber mein Chef ist so chaotisch und kompliziert, dass ich mich meistens auf Schadensbegrenzung beschränke und mich bisher damit abgefunden habe, dass es Unterlagen in großen Stapeln zu suchen gibt, weil einfach kein Ordnungs- bzw. Ablagesystem von Dauer ist.

Als wäre das nicht Problem genug, bekomme ich in wenigen Monaten einen neuen Chef, der sich im vorhandenen Chaos irgendwie zurecht finden muß und mir gruselt es wirklich schon vor dem Moment, wo der neue Chef ein Dokument braucht, mich danach fragt und ich nur noch mit den Achseln zucken kann, weil ich nicht weiss, wo mein chaotischer Chef seine Unterlagen hingelegt hat. Mir schwebt da also derzeit die große Re-Organisierung vor, aber wie kann ich das wohl am besten anstellen?? Habt ihr Ideen, wie ich das am besten anfange und wie ich meinen jetzigen Chef, trotz der ganzen anderen Arbeit, noch dazu kriege mir dabei zu helfen?? Denn der hat bei solchen und anderen wichtigen Themen, die unsere Zusammenarbeit betreffen gerne so Sätze drauf wie "Aaaach, ist gerad gaaanz schlecht. Müssen wir morgen machen!" Was wir natürlich nie tun... und man kann mir nicht sagen, dass ich nicht hartnäckig bin, aber irgendwann ist man einfach nur resigniert

Noch mal zu meiner Frage: habt ihr Tipps oder Erfahrungen? Gibt es Literatur zu dem Thema oder irgendwelche Links, die helfen??

Vielen lieben Dank schon mal für eure Mühe!!!

lg blackcat

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Lisabeth

Mitglied seit
11.04.2002
Beiträge: 117
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Ich denke auch, wie schon von anderen vorgeschlagen, dass du erst mal mit deinem Chef zusammen ausmisten musst, was der auf dem Schreibtisch hat.
Mach dir von allen Vorgängen eine Kopie und leg das in deiner Ablage ab, dann hast du nochmal das gleiche wie auch dein Chef auf seinem Stapel (der wird sich sicher nicht ändern).
Wenn du ihm künftig was reingibst sollte das immer eine Kopie sein, damit immer der gesamte Vorgang bei dir ist und du Zugriff hast, wenn etwas benötigt wird.
Ich habe mir dafür einen "Kopie"-Stempel besorgt, wenn dann die Unterlagen vom Chef wieder zurückkommen weiß ich genau, was ich einfach im Aktenvernichter entsorgen kann.

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Manuela Katharina

Mitglied seit
30.08.2005
Beiträge: 54
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Spontan fällt mir da für die Übergangszeit nur die doppelte Ablage ein.
Nach Möglichkeit schon Ordner für die Zeit "nach dem jetzigen" Chef und fleißig kopiert und abgelegt.

So hast du zumindest das allerwichtigste zur Hand wenn es gebraucht werden würde.

Viel Erfolg

Herzlichst grüßt Manuela aus der Pfalz

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Ich denke, damit haben viele hier zu kämpfen. Mein Chef ist auch ab und zu ein rechter Chaot.

Wichtig ist, sich vorher zu überlegen wie die Struktur aussehen soll. Das hängt immer von div. Faktoren wie Unternehmensart/Branche etc. ab.
Dann mit diesem Plan ab zum Chef und ihm erklären, was auch er sich an Zeit spart (immer seine Nutzen aufzeigen).

Ablage mit meinem Chef mache ich wie folgt:

Er legt absolut alles, was er nicht auf seinem Schreibtisch will nach links ins Ablagekistchen. Ich sortiere dann von Zeit zu Zeit das Kistchen: manche Dinge kann ich sofort wegwerfen, andere muss ich natürlich dazu schreddern und den Rest sortiere ich nach Projekten. Dort muss dann mein Chef oftmals entscheiden, was er aufheben will. Zumeist kann ich insgesamt 2/3 des Stapels entsorgen.
Da drückt auch er sich gerne davor, aber ich bleibe da beharrlich und erinnere ihn notfalls gerne 2x täglich daran.

Und ich setze mich da dann einfach dazu und halte ihm die Dokumente unter die Nase.

Wichtig ist: Du musst Dich in der Ablage zurechtfinden, denn Du arbeitest täglich damit.

Links oder Literatur habe ich leider keine zur Hand, vielleicht findest Du ja was hier im Archiv.

LG Gute_Seele

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Igelfrauchen

Mitglied seit
19.12.2005
Beiträge: 237
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Mein Chef ist genauso ein Chaot, schrecklich!!!
Die 2 Körbchen Variante...alles negativ, denn erknallt auch die voll mit Sachen, die nicht reingehören...
Er druckt alles aus, was ihm auf den Bildschirm kommt, dann lässt er da da liegen im Drucker und Tage später verteilt er es irgendwoooohin, er müllt sich selbst komplett zu..90 % alles unnützes Zeug....ich mache natürlich mindestens 1 mal im Monat Räumungsaktion, weiß schon selbst, was weg kann und was in einen Ordner....aber ehrlich: 2 Tage später genau das gleiche, er ist da wie ein Messie...den kann man nicht ändern, er hat dafür andere wichtige Stärken und kann nicht zwei sachen gleich gut machen...
ich habe es akzeptiert, lebe damit ruhiger und mache doppelte Ablage!!!

Eines kannst du immer geben: ein gutes Wort;
und wenn du das nicht findest; einen freundlichen Blick.

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Sabrina2101

Mitglied seit
20.03.2006
Beiträge: 220
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Warum nimmst du nicht einfach die Sache in die Hand?? Ich würde mit Chef besprechen, dass er ein Ablagekörbchen auf seinen Tisch bekommt und dort alles hineinkommt, was aufbewahrt werden soll. Dann kannst du dir die Sachen holen, wenn es dir passt.

Das System würde ich nicht mit dem Chef besprechen, es sei denn er geht dirket an den Schrank und will sich Unterlagen holen. Meine sagen immer nur "Frau Sabrina wo ist denn das und das??"

Wenn du die ganze Sache mit ihm besprechen möchtest blockiere doch einfach einen Termin in seinem Kalender. Dann geh zu dem Zeitpunkt hin und sag "So Chef, wir haben jetzt einen Termin zur Ablage und das tun wir auch jetzt".

LG

Sabrina

PS: Erzähl mal wie es gelaufen ist und für was du dich entschieden hast.

Das, was vor uns liegt und das was hinter uns liegt, ist nichts, verglichen mit dem, was in uns liegt.

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Spontan eingefallen ist mir, wie anderen auch, die doppelte Ablage. Einmal wie gehabt im Chaos auf dem Schreibtisch Deines Chefes und dann Deine Ablage, sortiert nach Deiner Struktur.

So findest Du auf jeden Fall alles wieder!

Eine Bemerkung noch: Wieso soll Dich Dein neuer Chef für Deinen jetzigen unorganisierten Chef verantwortlich machen? Du bist nicht verantwortlich für die Arbeitsweise Deines Chefes.

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Evelinsche

Mitglied seit
12.11.2004
Beiträge: 54
Hilfreich: 0

Hallo zusammen!

Ich möchte auf die Vorteile von Hängemappen hinweisen, da ist alles abgeheftet, kann alphabetisch geordnet werden und mit einem Griff hat man die richtige Hängemappe bei der Hand. Lassen sich auch leichter zu Besprechungen mitnehmen als zB Ordner.

Falls jetzt das Argument mit "Was passiert, wenn die Hängemappe runterfällt - dann ist ja alles durcheinder!" kommt, dann gibts nur eines zu sagen: Wie oft fällt eine Hängemappe runter? Ausserdem habe ich noch in jeder Hängemappe eine Kartonmappe, wo diese Unterlagen aufbewahrt werden - da kommt nix durcheinander.

Hoffe, ich konnte helfen?!

LG und frohes Schaffen! :twisted:

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Tarja

Mitglied seit
07.05.2003
Beiträge: 161
Hilfreich: 0

Hallo,
ich wundere mich hier immer wieder mal, macht denn Euer Chef die Ablage????????????? und Ihr müsst dann was suchen?

Ich hatte nie einen Chef, der selber etwas abgelegt hat, allerdings welche, die selber an die Ordner sind und sich Vorgänge selber herausgesucht haben (wenn ich z. B. gerade mal nicht am Platz war). Von daher war ein logisches Ablagesystem nicht schlecht und hat bei mir auch immer gut funktioniert.

Geb Deinem Chef ein Ablagekörbchen für erledigte Vorgänge, die Du dann täglich oder mindestens wöchentlich in Ordner oder sonstige Systeme ablegst.

Die Wiedervorlage und auch die laufenden Vorgänge habe ich immer in einem alphabetischen Pultordner gepackt und die Termine in Outlook eingegeben. Auf diese Weise wurde ich an die Termine erinnert und wenn ich die Vorgänge zwischendurch mal gebraucht habe, wußte ich unter welchem Buchstaben im Pultordner ich schauen muss. Schließlich hatte ich ja die einzelnen Wiedervorlagetermine nicht auswendig im Kopf gespeichert und Cheffe ja sowieso nicht. Falls die Unterlagen für einzelne Vorgänge zu umfangreich waren, hab ich das manchmal auch gleich in Ordner verpackt und dafür im Pultordner dann einfach einen Zettel mit dem Vermerk, wo ich den Vorgang finden kann, gelegt.

Mit dieser Vorgehensweise kam ich bisher immer problemlos über die Runden und sogar die Cheffes haben das System geblickt (was ja extrem wichtig ist...*fg)

Gruß Tarja

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