Menu

Urlaubsabwesenheit des Chefs - brauche eure Hilfe

Anja_01

Mitglied seit
09.04.2005
Beiträge: 115
Hilfreich: 0

Hallo,
ich war schon lange nicht mehr hier. Und heute habe ich mir überlegt dass Ihr berufserfahrenen Sekretärinnen mir sicher helfen könnt. Ich habe seit März einen neuen Job in einem Kleinbetrieb (Vertriebsgesellschaft). Da ist einiges auf mich zugekommen mit dem ich früher nie zu tun hatte. In unserem 2-Personen Büro, der Chef und ich bin ich für die Auftragsabwicklung etc. verantwortlich aber auch für Sekretariatsaufgaben. Und jetzt kommt auf mich 2 Wochen Einzelbüro zu, da mein Chef in Urlaub geht. Wie würdet ihr sowas managen? Probleme sind zum Beispiel dass ich zwar viel entscheiden darf, aber z.B. keine Sonderpreise und Rabatte machen darf. Früher durfte ich das, im ehemaligen Unternehmen. Solche Fälle muss ich auf Seite legen und beim täglichen Anruf durchsprechen. Das ist jetzt nur ein Beispiel und eine Kleinigkeit.
Mein Problem: Wie ordnet ihr solche Vorgänge, die bis nach dem Urlaub warten müssen? Nach Priorität oder nach Kunden, Kreditoren, Personal etc. (Personal sind 2 Außendienstler und einige freie Handelsvertreter).

Eine Auslandsanlieferung konnte ich jetzt im Vorfeld klären. Aber irgendwie habe ich doch ziehmlichen Bammel. Fragen, die ich morgen noch klären könnte habe ich schon notiert.

Wie macht ihr das, dass nach der Rückkehr nicht das totale Chaos herrscht und dass ihr den täglichen Anruf effektiv nutzt???

Ich weiß, für eine erfahrene Sekretärin klingt das sicher lächerlich. Aber ich fühle mich dem echt nicht gewachsen, war auch noch nie in so einer Position tätig sonder nur reine Auftragsabwicklung und Sachbearbeitung.

Ich hoffe, ihr habt mir Tips und ich danke euch im voraus.

Es grüßt euch

Anja

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

Wollina

Mitglied seit
16.03.2006
Beiträge: 45
Hilfreich: 0

Hallo,

wenn Dein Chef noch nicht weg ist, dann würde ich mir alle Fragen notieren, die Du noch hast und auch einige Vorschläge dazu, wie Du das Ganze händeln würdest. Nach meiner Erfahrung stimmen Chefs konkreten Lösungsvorschlägen eher zu, als wenn man einfach fragt, was man machen soll.

Mache Dir einen Termin mit Deinem Chef und sage ihm, dass Du alles abklären willst, damit es zu seiner Zufriedenheit läuft.

Frage ihn nach Dringlichkeiten und mache ein Eingangskorb für die Dinge, die liegenbleiben können.

So hat das bei uns immer sehr gut geklappt.

Ich wünsche Dir viel Erfolg.

Wollina

Seite ist in Bearbeitung )

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

Allsdruff

Mitglied seit
07.10.2005
Beiträge: 957
Hilfreich: 0

Außerdem finde ich sollte er dir die Möglichkeit geben, ihn bei wichtigen und dringenden Fällen zu erreichen.

Im Vorfeld soll er dir sagen, welche Kompetenzen er dir überträgt, z. B. wie viel Rabatt du bei welchen Kunden selbständig geben darfst.

Alles Anfallende, was dein Chef nach seinem Urlaub erledigen muss, würde ich nach Prioritäten (dringend und wichtig zuerst, dann dringend, dann wichtig, dann nicht so dringend und nicht so wichtig) aufteilen und ihm eine To-Do-Liste geben, die er in dieser Reihenfolge abarbeiten soll. So erspart er sich das Vorsortieren und kann gleich loslegen.

Die Kunden kannst du dazu gleich am Telefon befragen, wie bald sie ein rabattiertes Angebot benötigen, ob sie bereit sind, fürs Geldsparen noch ein-zwei Wochen zu warten.

Ich wünsche dir viel Erfolg, du wirst es schon meistern.

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

Wienerin

Mitglied seit
26.02.2003
Beiträge: 170
Hilfreich: 0

Anja,
erst mal finde ich die Frage nicht lächerlich. Im Gegeteil, ich denke Du hast Veratnwortungsgefühl und denkst mit. Und genau deswegen wirst Du es auch schaffen.
Sonst bin ich genau der gleichen Meinung wie Wollina.

LG
Christine

[size=9:5319cdba5f]Wer Angst hat Fehler zu machen ist seiner eigenen Entwicklung hinderlich.[/size:5319cdba5f]

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

pet_

Mitglied seit
27.09.2004
Beiträge: 362
Hilfreich: 0

hallo anja,

ich würd die sache nach prio ordnen und schon vorab dinge erfragen wie evtl. sonderleitugen bei druckerei usw. damit du schon deinem chef einen vorschlag unterbreiten kannst...

also wenn kunde x das und das haben möchte für den preis von xy
dann würd ich cheffe dies schon so formulieren und die evtl lösungen oder deine ansichten hinterher schieben....
warum der käufer das aus deiner sicht so haben sollte
wo es die beste konditionen für euch bei der sache gibt
usw.

vielleicht darfst du dann im nächsten urlaub auch alles wieder alleine entscheiden, wenn dein chef sieht, dass du das drauf hast

was sind kalorien [img:65c69c3432]http://www.cosgan.de/images/smilie/konfus/g060.gif[/img:65c69c3432] ...*grübel*....das sind kleine bösartige tierchen die nachts deine kleidung enger nähen... [img:65c69c3432]http://www.cosgan.de/images/smilie/frech/g060.gif[/img:65c69c3432]

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

steffimaus81

Mitglied seit
06.07.2006
Beiträge: 21
Hilfreich: 0

willkommen im club.

vor mir liegen auch drei wochen einsamkeit, aber zum glück nicht zum ersten mal.

also bei uns läuft das so.

seit anfang juli steht bei uns auf fast allem was das haus verlässt, frau xxx ist vom bis im urlaub. so weiß ein großteil bescheid. evtl. für nächste mal.

die wichtigstens kunden wurden in dieser woche nochmal angerufen, ob evtl. noch was ansteht. auch eher fürs nächste mal.

während des urlaubs ist es so, dass meine cheffin für mich auf dem handy erreichbar ist. sollte sie mal nicht ran geht, ruf sie meist relativ schnell zurück.

ansonsten ist meine devise augen zu und durch. man kann nicht alles vorher planen und absprechen. es passieren meist dinge mit denen man nicht wirklich rechnet. will dir keine angst machen.

die sachen die rein kommen, versuch ich zu bearbeiten, soweit ich es mir selbst zu traue und sicher bin, bzw. bereite vieles vor, so dass meine cheffin nach ihrem urlaub nur noch einen blick darauf werfen muss und abnicken.

bei sachen die ich nicht weiß oder kann, suche ich, wenn es nichts komplett neues ist, den vorgang dazu raus. lege die neuen unterlagen dazu und versuche mit dem kunden einen zeitrahmen abzustimmen. bis wann brauchen sie was. so kann ich die sachen sehr gut nach dringlichkeit ordnen und die kunden wissen bescheid, bis wann sie was von uns hören.

das ist sehr wichtig hab ich festgestellt. selbst wenn man selbst für den kunden nichts tun, wirk ein telefonanruf meist wunder. ich sage dann meist vielen dank für die unterlagen. frau xxx ist bis zum im urlaub. nur als kleine info, damit sie sich nicht wundern, dass sie nichts von uns hören oder sich vergessen fühlen. reicht ihnen eine rückmeldung bis zum xxx.

bezüglich unserer honorare, weiß ich eine in welchem rahmen ich mich bewegen darf. bei sonderfäll, wenn zum beispiel ein lukratives anschlussgeschäft winkt, darf ich diesen auch unterschreiten, wenn ich es hinterher begegründen kann. wobei, dies war am anfang auch nicht so.

vielleicht hift dir das etwas weiter.

gruß und du schaffst das schon

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

kasile

Mitglied seit
07.02.2006
Beiträge: 24
Hilfreich: 0

Hallo Anja,

schau mal ob dir das (wenigstens für den nächsten Urlaub) helfen könnte.

Ich durfte auch vorher keine Preise/Rabatte entscheiden. Dann habe ich das ganze Durcheinander analysiert; Kunden unterteilt nach Umsatzgröße in A-Kunden, B- und C-Kunden und für jede Produktgruppe den Rabattrahmen festgelegt.

Z.B. ein A-Kunde erhält für Produkt X 20 - max. 30 % Rabatt
ein B-Kunde für das gleiche nur zwischen 15 - 25 %
ein C-Kunde für das gleiche 10 - 20 %

Wo wir statt Rabatt mit Nettopreisen arbeiten, haben wir eben für die Gruppen die Kalkulationsaufschläge festgelegt. Da ich die Einkaufspreise kenne, komme ich also auch hier zurecht.

Mein Chef war am Ende froh, dass ich das ganze in ein brauchbares Schema gebracht habe, was auch dem Außendienst eine Hilfe ist. Ich darf innerhalb der Festlegungen jetzt frei entscheiden und muss Chef nur noch fragen, wenn der Kunde NOCH günstigere Konditionen haben will oder bei ganz wenigen "Spezialkunden".

War ein großes Stück Arbeit, und brauchte auch Eingewöhnung von beiden Seiten, aber jetzt ist Chef toll entlastet und ich habe mehr Verantwortung.

Gruß
kasile

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

Anja_01

Mitglied seit
09.04.2005
Beiträge: 115
Hilfreich: 0

Hallo,

danke für eure Antworten. Ich habe heute alles durchgesprochen was mir noch eingefallen ist. Ansonsten habe ich für die nächste Woche einen Haufen Arbeit und meine Anlieferungen.

Ich werde mir Mappen nach Priorität anlegen und die Eingangspost darin sortieren. Fragen, die aufkommen werde ich für das Telefonat aufheben.

Heute ist der Tag so schnell rumgegangen

Das mit dem Rabattsystem ist keine schlechte Idee... mal schauen, ob ich da auch eine Lösung auf lange Sicht finde - denn gerade der Punkt ist wirklich chaotisch bei uns.

Es grüßt euch

Anja

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.
Hinweis: Sie müssen sich einloggen um antworten zu können. Noch kein Login? Hier registrieren.