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Tätigkeitsfeld Sekretariat

Sayuhri

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Prost

Wie oft hab ich früher gemault, weil ich länger bleiben mußte, weil ich am WE notfallmäßig angerufen wurde oder weil wir abends um 22 Uhr noch schnell ein Gutachten korrigiert haben ... und wie gewertschätzt habe ich mich gefühlt (u.a. auch finanziell ...) - besonders rückblickend.

Heute kommt man mir so: Ach, Frau Say, sagen Sie mal, wäre das nicht was für Sie? Könnten Sie das vielleicht übernehmen? Müßten wir mal überlegen, wie das gehen könnte!" Und ich verdrehe die Augen und sage "nö, müssen wir nicht überlegen, mache ich sowieso schon 100 Jahre und zwar so und so und das läuft bestens .." Dann ernte ich meist so einen Blick :shock: Die wissen gar nicht, was ich kann, mache und leiste.

Und dennoch fällt es mir schwer, auch mal eine Stunde eher zu gehen (was mein offizieller "Verwaltungsjob" ja hergibt). Und mal so richtig auflaufen lassen möchte ich hier auch nichts, ist nicht so mein Ding. Außer natürlich beim Schulterzucken, das mache ich jetzt auch oft - wobei ich mir meistens die Informationen, die ich brauche, um vorbereitet zu sein, dann doch irgendwie vorher noch besorge ... irgendwie alles Krampf.

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Hummel2

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Say:
ÜBEN - ÜBEN - ÜBEN

Hummel

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Palucca

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Hallo alle Nichturlauber,

ich arbeite an einer Hochschule als Sekretärin des Rektors und der Kanzlerin. Ich bin die einzigste Sekretärin hier.

Immer wieder taucht das Problem auf, dass die Kanzlerin, die gleichzeitig auch meine Vorgesetzte ist, mir keine Termine nennt. Ich guck dann immer blöd aus der Wäsche, wenn Leute bei ihr zum Termin kommen. Dann spricht sie sich nicht mit mir ab, wenn sie in den Urlaub geht und auch so finden keine richtigen Gespräche statt, die ich denke, zwischen Sekretärin und Chef sein sollten. Auch erfahre ich manchmal durch Zufall, dass ein anderer Kollege eine Aufgabe erledigen soll, womit sie mich schon vor langer Zeit beauftragt hat. Auch so finde ich die Kommunikation zwischen uns nicht besonders von Vorteil für die Zusammenarbeit.

Ich habe das Gefühl, dass sie nicht so richtig weiß zu was eine Sekretärin da ist.

Jetzt haben wir einen neuen Rektor und ich will dort gleich von vorneherein, dass es eine gut Zusammenarbeit wird.

Jetzt soll der Geschäftsverteilungsplan bei uns überarbeitet werden. Wir sollen zuarbeiten welche Aufgaben dazu gekommen sind, welche Aufgaben wir nicht mehr machen wollen (hahaha) und Verbesserungsvorschläge für unser Aufgabengebiet.

Was denkt ihr, gehört zu den Aufgaben einer Sekretärin? Wie sollte die Zusammenarbeit zwischen Chef und Sekretärin sein?

Arbeitet jemand von euch ebenfalls an einer Hochschule? Wenn ja, gibt es bei euch auch einen Geschäftsverteilungsplan?
Habt ihr Stellenbeschreibungen oder habt ihr selber mal eine Aufstellung gemacht, was ihr so alles macht?

Ich weiß, dass es sicher bei vielen nicht so läuft wie es sein sollte, aber ich würde mich über Antworten, Meinungen etc. freuen.

Liebe Grüße
Palucca

Ich weiß, dass ich nichts weiß.

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Carli

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Ich arbeite nicht an einer Hochschule, aber ich rate dir zu einem Gespräch mit denen, denen du zuarbeitest und zuallererst mit deiner Chefin.

Stelle die Tätigkeiten einer Sekretärin zusammen, das Berufsbild (das eigentlich nicht offiziell existiert) und nehme es als Gesprächsgrundlage. Du hast dir über deine Arbeit gedanken gemacht und du möchtest anregen, dass du folgende Tätigkeiten übernehmen könntest bzw. dass du durch konkret genannte Änderungen in der Organisation zum reibungslosen Ablauf beitragen kannst. So in der Art.

Konkret zu deiner Frage bezüglich Zusammenarbeit:
Die Zusammenarbeit sollte zur Entlastung des Chefs führen über die Kompetenzen und die Verantwortung, die dir zugestanden werden.

Liebe Grüße
Charlotte

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Sayuhri

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Hummel - ich gebe nicht auf

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Hummel2

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Moin Palucca,

vor einiger Zeit habe ich einer Klinik-Kollegin hier mal eine Tätigkeitsbeschreibung geschickt. Okay, die betrifft ein Lehrgebiet und nicht die Zentrale Hochschulverwaltung. Dann ist bei Dir noch etwas anderes, weil Du ja an exponierter Stelle sitzt.

Bei uns haben Kanzler und Rektor jeweils eigene Sekretariate.
Was die Terminkoordiierung angeht, ist das natürlich an so zentraler Stelle völliger Mist, denn da kommen sie ja aus allen Richtungen und wollen Termine habe.

Ansonsten kann ich Dir aus meiner Erfahrung sagen, daß es inzwischen so ist, daß die neue Akademiker-Generation da gedankenloser geworden ist. Ich muß mir ja seit einigen Jahren meine Stelle teilen, was zunächst für mich den schwierigen Prozeß bedeutet hat, festzustellen, daß ich nicht mehr in dem Maße verantwortlich sein kann für ein Sekretariat, wie ich das früher gewohnt war. Bin ich nicht da, fummeln zum Teil Hinz und Kunz in meinen Sachen rum.
Hinzu kommt aber, daß sie sich alle für Kompetenzkraken halten, die alles können, auch das, wofür wir gelernt haben. Termine? Erfahre ich nicht mehr. Also zucke ich bei entsprechenden Anfragen inzwischen die Schultern und sagte, tut mir leid, darüber bin ich nicht informiert, der Bereich wird nicht regelmäßig betreut, Herr/Frau ... verwaltet seine/ihre Termine selbst. War hart zu lernen, funzt aber inzwischen bestens, und ich belaste mich da schon lange nicht mehr mit.

Längst habe ich andere Mittel und Wege gefunden, bei passenden Gelegenheiten zu verdeutlichen, was bzw. wen sie da eigentlich in ihrem Sekretariat sitzen haben. Und das haut ganz vorzüglich rein.

Aber, noch einmal: Das ist in meiner Situation was anderes als bei Dir innerhalb der Hochschulleitung. Da würde ich sehr wohl das Gespräch suchen und deutlich machen, daß Qualität der Lehre, Zufriedenheit der Mitarbeiter - ob akademisch oder administrativ - im Hause und der Ruf einer Hochschule auch davon abhängt, daß es organisatorisch reibungslos auf der Führungsebene funktioniert.

Gruß Hummel

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Sayuhri

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Ach Hummel, ich finde mich in Deinen Zeilen wieder ... hat jetzt fast 1,5 bis 2 Jahre gedauert (und manchmal tue ich mich immer noch schwer damit), mich anzupassen und so zu reagieren, wie Du es schreibst.

Kompetenzkraken ist gut. Können alles, wissen alles und lieben die Worte, die auf "...enz" enden. Wenn ich hier "Kompetenz, Effizienz, Transparanz" höre, möchte ich mich spontan übergeben.

Und sie sind so gut distanziert, ich habe das Gefühl, meine "Kraken" juckt hier gar nichts mehr ...

Sorry Palucca - leider an Deinem Thema vorbei, aber es floß mir einfach so aus den Fingern. Wenn die Möglichkeit besteht, in gemeinsamen Gesprächen auf Dein Können und Wissen und die Verbesserung der Strukturen und Kommunikationswege hinzuweisen, solltest Du das auf jeden Fall versuchen.

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Hummel2

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Ja, Say, wenn die Vorgesetzten Mitarbeiter mit Soft Skills erwarten und selber gar nicht wissen, was das überhaupt ist oder bedeutet, da krieg ich schon zuviel. Wie wollen DIE meine Soft Skills, über die ich zweifelsohne verfüge, adäquat beurteilen.+

Ich sehe auch den Unterschied, wie ich arbeite, wenn mir in dem einen Bereich das Gefühl gegeben wird, ich bin wertvoll fürs Team, vollwertiges Mitglied, Bitte, Danke und Lob höre, Freiheiten gewährt bekomme, die nicht selbstverständlich sind, die ich aber deshalb bekomme, weil ich überdurchschnittliche Leistung bringe, auch mal länger bleibe oder mir was zum Korrekturlesen mit ins Wochenende nehme.
Oder wenn ich, wie im anderen Bereich, "Humankapital" bin, wo ich beim Gongschlag alles fallen lasse, was eigentlich so gar nicht meine Art ist; aber ich habe aufgrund dieser Situation einmal mehr gelernt, daß man vieles lernen kann.

Schwestern im Leid, laßt uns einen trinken gehen!
Hummel

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Hummel2

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Sie haben Angst, sie müßten Dich entsprechend bezahlen, weil das in den Bereich der Sachbearbeitung geht.

Hummel

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Flockine

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genau darum gehts - wobei wohl eher der big big boss dagegen ist

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