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Sekretärinnen-Pool / Arbeiten für mehrere Vorgesetzte

keksemitmilch

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20.04.2006
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ist ne scheiß idee - auf gut deutsch. habe ich auch hinter mir. ich rate dir dazu, den herrschaften dies auszutreiben. eine vertretung tut es auch. ein pool ist die reinste katastrophe und zu viele hormone auf einen haufen.

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sirene2

Mitglied seit
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meiner Erfahrung nach ist es schwierig, einen kontinuierlichen Informationsfluss zu gewährleisten, da kann viel verloren gehen und oft gibt es das Phänomen, dass mehrerw Damen für ein und die selbe Aufgabe angesprochen werden (das untereinander anfangs gar nicht wissen), anfangen zu arbeiten und dann bricht das Chaos aus: entweder wird die Aufgabe nicht oder nur unzureichend erledigt - wird sich schon ein andere drum kümmern - oder aber wir hatten doppelte Organisation - was auch nicht so prickelnd ist. Ganz abgesehen davon, dass es durchaus unterschiedliche und nicht kompatible Arbeitsstile, - zeiten und -auffassungen gibt (und zwar bei Sekkis und bei Cheffes)

Ich persönlich finds nicht gut, fixe Aufgaben sind besser und das schließt ja überhaupt nicht aus, dass bei Überlastung oder Urlaub der Eine für den Anderen einspringt.

Warum wollt / sollt Ihr das den überhaupt einführen, welchen Vorteil verspricht man sich davon, der nicht auch auf andere Weise erreicht werden kann??

.....nimm dich selber nicht zu wichtig....

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Loesje

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06.04.2004
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Ich war 'mal zusammen mit zwei Mädels in einem Sekretariat für zwei Chefs. Zwei haben ihren Chefs zugearbeitet, die andere war Springer und hat den anderen beiden zugearbeitet. Das hat ganz gut geklappt, weil wir uns untereinander sehr gut verstanden haben.

Der Vorteil: Das Sekretariat war von 8 bis 20 Uhr besetzt, da wir in Schichten gearbeitet haben (Frühschicht 8 bis 16 Uhr, Mittelschicht 10 bis 18 Uhr und Spätschicht 12 bis 20 Uhr).

Die Nachteile wurden oben beschrieben und da stimme ich zu.

Viele Grüße, Loesje.

Höhere Gaspreise für mehr Kuscheln!

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Superbloona

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06.01.2003
Beiträge: 125
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Guten Morgen,

bei uns wird derzeit darüber nachgedacht, mehrere Sekretärinnen für mehrere Chefs arbeiten zu lassen.

Ich kann mir das nur nicht so richtig vorstellen. Wie soll das funktionieren? Jeder Chef kann mit seiner Aufgabe an eine beliebige Sekretärin herantreten? Oder haben die Sekretärinnen dann feste Aufgaben (z.B. Reiseorganisation, Vorbereitung für Sitzungen etc.)?

Was habt ihr für Erfahrungen gemacht?

Gruß und eine schönen Faschingsdienstag
superbloona

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philomenia

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11.02.2004
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Ich denke, eure Firma will eine gewisse Flexibilität herbeiführen - dass jede Sekki sich in allen Bereichen auskennt, was Vorteile haben kann für Urlaub und Krankheit.

Dies setzt dann aber voraus, dass ihr alle nach dem gleichen Schema arbeitet und der Informationsfluss unter euch funktioniert.

Im Kleinen gedacht, müssen auch die Voraussetzungen im elektronischen Netzwerk geschaffen werden, jede Sekretärin muss an alle Dokumente und Ordner rankommen können.

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Superbloona - ich habe mal eine Umstellung erlebt.
Ich kann Dir leider nur die negativen Seiten berichten - da es dort wo ich war nicht klappte.

In dem Unternehmen hatten vorher die verschiedenen Chefs jeweils nur Zugriff auf die Arbeitskraft bestimmter Damen. Mich haben sie dazu geholt, damit genügend Leute da sind, um einen wirklichen Pool zu bilden.

Nicht jede Dame konnte mit den verschiedenen Chefs und deren Arbeitsstil. Einigen Damen waren überbelastet, anderer nicht ausgelastet - da die Chefs laufend außer Haus waren, haben die das auch nicht so wirklich mitbekommen. Wir durften dann Aufstellungen führen, weivel %/Tag wir für wen gearbeitet haben.

Unliebsame Aufgaben wurden kreuz und quer delegiert und der Informationsfluß ließ leider ziemlich zu wünschen über. Eine der Damen bangte um ihre Vorzugsstellung bei ihrem Chef - da dieser mehr und mehr auf mich zurückgriff - und schon war ich ihre Zielscheibe.

Laß es mich so zusammenfassen: Es war keine schöne Zeit - und ich nicht lange dort.

Ich bin mir sicher, wenn man im Vorfeld einiges bedenkt und auch Gespräche führt, dann kann das schon klappen. Wo ich war, kamen das Denken und Reden erst dann, als ein offener Mobbingkrieg gegen mich ausgebrochen war.

Ich habe auch mal in einer Anwaltskanzlei gearbeitet - dort waren die Damen den RAs fix zugeteilt - wenn jedoch seine komplett ausgelastet war und eine andere Dame Zeit hatte, dann konnte auf diese zurückgegriffen werden. Das hat sehr gut funktioniert - aber ob ich nun das Band von Dr. A oder Dr. B abtippe ist ja nicht der große Unterschied!

Daher unbedingt mit allen Beteiligten an einen Tisch setzen und jeder soll mal sagen, wie sie sich das so vorstellen. Ich würde auf jeden Fall für zumindest teilweise fixe Aufgaben plädieren. Dabei sollte man die Stärken und Schwächen berücksichtigen. Wer ist besonders gut in Powerpoint, wer steht mit Excel am Kriegfuß, usw.

Ganz wichtig: Die Sekkis müssen dann unter sich regelmäßige Besprechungen abhalten um sich abzusprechen und auszutauschen!

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Superbloona

Mitglied seit
06.01.2003
Beiträge: 125
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Unser Big Boss will das einführen, um so einer möglichen Neueinstellung aus dem Weg zu gehen. Allerdings soll seine Sekki natürlich nicht in den Pool kommen.

Mein Chef und ich wollen natürlich keinen Pool; wir sind für klare Zuordnungen.

Aber mit welcher trifftigen Begründung hält man dagegen Stand?

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Hm - dagegen sprechen:

- erhöhter Organisations-/Zeitaufwand bedingt durch gegenseitige Absprachen und Klärung Zuständigkeiten. Mind. wöchentliche Status Quo Meetings erforderlich!

Administrativer Aufwand: ev. muss Ablage neu strukturiert werden, Neuverteilung Zugriffsrechte PC, Kalender ...

- Informationsweitergabe wird verkompliziert -> es pendelt zwischen den Extremen alle (somit auch überflüssige) Informationen zu erhalten (teilweise doppelt) und wichtige Informationen nicht zu erhalten. Dadurch vergrößern sich auch die Fehlerquellen.

- Das Zusammenwerfen der Arbeitskräfte kann keine weitere Arbeitskraft ersetzen - es werden vielmehr vorhandene Kapazitäten blockiert da durch das unkontrolliere Zugreifen der div. Chefs auf die Damen vermehrte Störungen vorprogrammiert sind.

- Störung des Betriebsklimas - wie schon erwähnt hat jeder seinen eigenen Arbeitsstil und wenn dann Chef 1 mit Sekki A nicht kann und Chef 2 so spezielle Anforderungen stellt, dass nur Sekki C aber nicht Sekki B sie erfüllen kannn - dann gibt es in einer Tour Probleme.

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