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Sekretärin oder Teamassistentin? Beides geht nicht, oder?

smokey eyes

Mitglied seit
09.10.2007
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Hallo Zusammen,

ich habe eine Frage und würde mich über Eure Meinung freuen. Seit ungefähr drei Jahren bin ich als Sekretärin des Bereichsleiters Unternehmensentwicklung tätig. Da unser Bereich sehr klein ist, haben wir keine unterstellten Leiter mit Sekretariaten und Teamassistentinnen wie in anderen Bereichen. Die Position von meinen Chef und mir ist jedoch die gleiche wie bei Bereichen mit 100 Mitarbeitern. Wir sind zusammen gerade 12 Personen. Unsere Mitarbeiter sind wie Berater ständig in Terminen.

Schon von Anfang an hatte ich immer mit den Mitarbeiter zu kämpfen. -Zusätzlich zur Betreuung von meinem Chef sollte ich auch die Mitarbeiter betreuen. Fahrkarten, Poolfahrzeuge und Parkplätze bestellen, Termine, Besprechungszimmer und Bewirtungen organisieren sowie Annahme von Anrufen (viele stellten ihr Telefon auf mich um). Außer dass ich keine Wiedervorlage- und Terminmappen vorbereitete, gab es keinen Unterschied zum Arbeit die ich für meinen Chef erledigte. Ich hatte meinen Chef schon mal auf meine Doppelbelastung angesprochen und ihn gefragt ob wir nicht auch eine Teamassistentin einstellen könnten. Klar das wir kein Geld für eine solche Stelle hatten (oder besser ausgeben wollen?). Statt dessen sollte ich die Mitarbeiter zurückweisen und darum bitten, "Ihr Zeug selbst zu machen". Einfach rüber zu bringen ist das nicht, Ihr könnt Euch vorstellen, dass die oft eingeschnappt waren.

Ich habe langsam die Nase voll, hier eine Doppelbelastung zu haben. Zumal es - in wie bereits erwähnt anderen größeren Bereichen - extra Teamassistentinnen dafür gibt. Mein Wunsch ist es meinen Chef so zu unterstützen, dass er sich nur aufs Wesentliche konzentriere kann. Wenn ich das in vollen Zügen durchziehen will, habe ich keine Zeit mehr, das Team zu betreuen. Zumal ich keine Teamassistentin bin!

Könnt Ihr mir Eure Erfahrung/Meinung und Eure Tips mitteilen. Seit Ihr Sekretärin des Leiter mit einem Team von ca. 10 Personen mit den gleichen Problemen. Wer hat Mitarbeiter, die sich selbst organisieren?

Was ist der Unterschied zwischen Sekretärin des Leiters, Assistentin, Teamsekretärin und Teamassistentin? Das alles sind Bezeichnungen in unseren internen Stellenausschreibungen, wobei die Tätigkeitsbeschreibung komischerweise fast immer die gleiche ist!

Schönes Wochenende!
Smokey eyes

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jaegerin

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26.04.2005
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Also lass mich mal rechnen. Ihr seid zusammen grad mal 12 Leute, d.h. abzüglich Deinem Chef und Dir hast Du noch 10 Leute zu betreuen mit der Organisation von Reisen und Besprechungen. Das ist für eine Person ja wirklich kaum zu schaffen

Also ich habe 2 Chefs zu betreuen. Denen sind insgesamt ca. 180 MA unterstellt, wovon ca. 30 dauernd auf Reisen sind. Diese Reisen werden ausnahmslos von mir organisiert. Besprechungen organisiere ich für ca. 20 MA. Außerdem bestelle und verwalte ich das gesamte Büromaterial und die Arbeitskleidung und überwache die Budgets. Das ist alles zu schaffen, wenn man selbst einigermaßen strukturiert arbeitet. Die MA müssen mir genau sagen, was sie brauchen. Also welches Hotel, wann und wo. Welche Bahnkarte, welches Flugtiket usw. Dafür gibt es bei uns Vordrucke, die jeder MA vor der Buchung ausfüllt und mir dann gibt. Die Abrechnung der Reisen funktioniert ebenso. Genau so mache ich das auch mit Besprechungen. Ich lass mir das alles schriftlich geben, (wer, was, wann, wo, Bewirtung ja/nein, usw.), schon um Missverständnisse zu vermeiden. Ausgabe von Büromaterial und Arbeitskleidung erfolgt nur 1x pro Woche, jeweils zu einer bestimmten Zeit. Da kann ich dann sonst nichts anderes machen.

Meine Chefs würden mir was husten, wenn ich noch 'ne "Teamsekretärin" haben wollte.

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smokey eyes

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09.10.2007
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Hallo Jägerin,

danke für Deine schnelle Antwort. Ich freue mich auch andere Meinungen zu lesen. Vermutlich habe ich mich nicht richtig ausgedrückt ops: Es geht nicht darum, dass ich die Arbeit nicht bewältigen kann! Es geht darum, dass ich laut Stellenbeschreibung - auf die ich mich beworben hatte - Chefsekretärin bin. Sicher helfe ich den Mitarbeiter gerne mal weiter. Aber ich bin keine Teamassistentin. Unsere Mitarbeiter haben nicht so viel Glück wie Deine. Sie müssen wirklich auch selbständig sein. Sonst wären Sie ja alle meine Cheffes und mir reicht einer, naja einen zweiten würde ich auch noch wuppen, aber keine 11 zusammen.

Ich weiss nicht, was Du für Deine beiden Cheffes so erledigst. Wenn aber nicht nur Terminorganisation und Dienstfahrten dazugehört, sondern auch Terminvor- und Nachbereitung, Überwachung von TO DOs, Präsentationen schreiben,Projektassistenz und eben "mitdenken" in vielen Belangen, dann musst Du mir Dein Rezept verraten, wie Du dann noch 30 Personen in der Form unterstützt. Das klinkt für mich schwer nach Akkord-Arbeit. Bist Du inhaltlich in die Themen, Termine Deiner Cheffs involviert?

Bei Dir scheint es wirklich keinen Unterschied zum Leiter zu geben. Du bist für alle und alles da, nicht schlecht. Hoffe, du verdienst auch dementsprechend. Nehme gerne Tipps an(wenn Du sie verrätst), wie Du die organisatorischen Vorgänge standardisiert hast.

Ansonsten würde ich mich über weitere Meinungen freuen.

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Allsdruff

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07.10.2005
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Zu deiner Frage, was der Unterschied zwischen den vielen Berufsbezeichnungen ist: Solange diese Bezeichnungen nicht geschützt sind, können sie alle dasselbe sein. Das erklärt vielleicht auch, warum man intern bei euch so wenig Unterschiede macht. Letzten Endes bestimmt der/die Stelleninhaber/in und/oder ihr/e Vorgesetzte/r, wie sie den Namen füllt. Insofern sollte man sich auch nicht einbilden, die oder die Sekretärin oder Assistentin sei höherwertig als andere. Das kommt nicht auf den Titel an, sondern auf die Aufgabenbereiche.

Kannst du dich nicht mit deinem Chef zusammensetzen und sagen, welche Aufgaben du mitübernehmen könntest und welche die Leute selbst erledigen sollen? Dann hätten die Kollegen eine klare Vorstellung davon, womit sie dich belangen können und womit nicht. Dein Chef muss entsprechend hinter dir stehen. Mach ihm klar, dass man nur so eine weitere Kraft einsparen kann, indem man deutliche Grenzen zieht. Toitoitoi.

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imke2509

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20.02.2008
Beiträge: 103
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Hallo Smokey,

ich bin im Sekretariat des Betriebsdirektors eines Produktionsbereiches. Unsere Abteilung umfasst insgesamt ca. 1.100 Mitarbeiter, sie ist unterteilt in 4 Unterbereiche. Diese Unterbereiche haben keine Sekkis, dafür bin ich im Doppelsekretariat mit einer Kollegin.

Ich mache für meinen Chef die ganzen persönlichen Sachen wie Post, Schriftverkehr, Termine, Vorbereitung für Bespr. etc. Gemeinsam mit meiner Kollegin kümmere ich mich auch um die komplette Reisekostenabrechnung und die vorherigen Bestellungen, Buchen, etc. sowie die Personalbetreutung unserer leitenden Angstellten (ca. 50), Besprechungen vorbereiten, Kaffe kochen, etc. Das fällt also nebenher noch unter Sachbearbeitung.

Wenn einige andere MA, zB. die Leiter der Unterbereiche, auch noch ihre Telefone umstellen würden oder ich für sie die anderen Sachen erledigen müsste, würde ich meine Arbeit nicht mehr schaffen. So wie es jetzt bei uns ist, klappt es wunderbar und wir sind wirklich gut ausgelasten, wie du dir anhand der Größe vorstellen kannst

Von daher würde ich sagen, du solltest wirklich mal mit deinem Chef sprechen. Wenn er hört, dass du für ihn gern noch mehr machen würdest, wird er sich freuen und die anderen zurück stecken lassen.

PS: meine Stelle ist mit übrigens als kaufm. Sachbearbeitung ausgeschrieben nicht als Sekretärin

Liebe Grüße, Imke

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Cheery78

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22.05.2007
Beiträge: 35
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Hallo!

Also bei mir ist das so:
Ich bin Assistentin der Bereichsleitung (unterteilt in 4 Unterbereiche). Bin im Prinzip nur für meinen Chef zuständig und betreue aber alle ca. 60 MA in Dingen wir Informationsfluss, übergreifende Themen wie Bestellungen von Büromaterial, etc., Einführung neuer "Projekte" usw. Ich gehöre rein Kostenstellenmäßig einem dieser Unterbereiche zu und unterstütze dort, wenn meine Hilfe benötigt wird. Ansonsten kümmert sich bei uns jeder selbst um Reiseplanung o. Ä. Wobei ich meist um Rat/Info gefragt werde, teilweise (je nachdem wie viel Luft ich habe), biete ich direkt an, das zu übernehmen, teilweise werde ich darum gebeten. Wenn es die Zeit zulässt, mach ich das dann auch, da ich sehr hilfsbereit bin und der Meinung bis, dass man in einem Team zusammenhalten muss. Es ist alles ein Geben und Nehmen. Auch ein großes Thema sind Übersetzungen (Deutsch-Englisch), die Kollegen wissen, dass ich fit bin und bitten dann schon mal um Hilfe. Ich finde, man muss immer ehrlich sein, damit läufts am Besten. Wenn ich auch mal NEIN sage, erklär ich warum (Chef hat halt immer Prio 1), dafür sage ich beim nächsten Mal wieder ja.

Gruß

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efunk

Mitglied seit
28.01.2008
Beiträge: 42
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Hallo,

ich als Kauffrau für Bürokommunikation eingestellt. Vor meiner Schwangerschaft habe ich nur ein bestimmtes Gebiet gemacht (Aufträge bearbeiten, Rechnungen stellen). Währen ich in Elternzeit war, hat dies eine neue Kollegin übernommen. Nach der Elternzeit mache ich alle restlichen Bereiche: Chefsekretärin (wobei mein Chef sehr selbständig ist), Teamassistentin (z. B. Telefon, Reisekosten f. Mitarbeiter), Personalassistentin (Mitarbeiterauswertungen, Personalordner und Mappen verwalten), Lohn- und Finanzbuchhaltung (Vorkontieren, GEhälter melden, Rechnungen bezahlen) und und und..... Wir sind ca. 75 Mitarbeiter.

Ich würde deinem Chef sagen, wollen Sie, dass ich Sie mehr unterstütze oder die Mitarbeiter? Wenn er möchte, dass du ihn mehr unterstützst, dann soll er eine Besprechung einberufen und allen MA erklären, was du zu tun hast und was jeder selbst erledigen sollte.

Gruß

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smokey eyes

Mitglied seit
09.10.2007
Beiträge: 6
Hilfreich: 0

Hallo Ihr Lieben,

mittlerweile ist die Mannschaft soweit verständnisvoll, dass ich nicht die gleiche Betreuung bringen kann, wie für meinen Cheffe. Wir hatten alle in einem gemeinsamen Workshop offen darüber gesprochen.

Wenns eng wird, lass ich niemanden in Stich und helfe gerne weiter. Mit meinem Cheffe bin ich so verblieben, dass ich ein Mitarbeiterhandbuch erstelle um den Kollegen Hilfe zur Selbsthilfe zu geben. Darin sind sämtliche Vorgänge mit Bildern aus den jeweiligen Systemen aufgeführt. So kann jede/r organisatorisch selbstständig sein.

Vielen Dank für Ihre Beiträge!

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