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Rechnung nur per mail?

floppy_hat

Mitglied seit
23.10.2002
Beiträge: 147
Hilfreich: 0

Guten Morgen Ihr lieben,

ist es möglich eine Rechnung nur per mail zu verschicken?

Hintergrund ist folgender: Eine Kunde von uns hat gebeten ob wir die Rechnungen an ihn per mail schicken können.

Wir schicken die Rechnungen bisher per Post aber da der Kunde im weit entfernten Ausland sitzt brauchen die sehr lange. Der Kunde möchte aber oft seine Zahlungen schon früher tätigen.

Meine Frage ist jetzt ob ich die Rechnung dann noch im Original hinterherschicken MUSS oder ob das per mail reicht? Gibt es da eine Vorschrift?

Der Kunde sagt, er braucht sie nicht im Original und würde sie sich selbst ausdrucken.

Danke euch im Voraus.

--
LG floppy_hat

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Jetzt fehlt der letzte Satz:
Du könntest aber die Rechnung z.B. auch per Fax vorab übermitteln und dann das Original mit der Post verschicken.
--
[blue]Lyra[/blue]
[f1][blue]Es ist schwieriger, eine vorgefaßte Meinung zu zertrümmern als ein Atom.

(Albert Einstein, deutsch-US-amerikanischer Physiker, 1879 - 1955)
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Ganz so einfach ist es nicht (s. unten).
Ich weiß jetzt nicht, was du mit Ausland meinst - innerhalb der EU gilt das unten stehende, ansonsten würde ich mal beim Bundesministerium für Finanzen nachfragen.

Ab dem 01.01.2002 ist es Unternehmern möglich, Rechnungen auf elektronischem Weg zu übermitteln und damit auf Rechnungen in Papierform zu verzichten. Durch das Steueränderungsgesetz 2001 wurde mit § 14 Abs. 4 UStG zugelassen, dass eine elektronische Abrechnung mit Anbieter-Akkreditierung und einer qualifizierten elektronischen Signatur als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt.

Voraussetzungen
Diese neue Form der Abrechnung setzt voraus, dass der Rechnungsempfänger diesem Abrechnungsverfahren zustimmt. Die Zustimmung ist an keine bestimmte Form gebunden. Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger müssen aber entsprechend technisch ausgestattet sein. Es empfiehlt sich, mit dem jeweiligen Rechnungsempfänger die Art der Abrechnung abzustimmen.

Die elektronische Abrechnung muss ebenso wie die Rechnung in Papierform bestimmte Inhalte (Rechnung/Inhalt) aufweisen, damit beim Rechnungsempfänger bei Vorliegen aller übrigen Voraussetzungen ein Vorsteuerabzug möglich ist.

Da die elektronische Abrechnung lediglich als Datei existiert, müssen deshalb erhöhte Anforderungen an die Herkunft und Echtheit dieser Abrechnung gestellt werden. Diese Anforderung wird über die weitere Voraussetzung der elektronischen Signatur im Sinne des Signaturgesetzes erfüllt.

Die qualifizierte elektronische Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG) mit Anbieter-Akkreditierung (§ 15 Abs. 1 SigG) ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung.
Hierzu ist erforderlich, dass die elektronischen Signaturen
ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet sind,
die Identifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers ermöglichen,
mit Mitteln erzeugt werden, die der Signaturschlüssel-Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann,
mit den Daten, auf die sie sich beziehen, so verknüpft sind, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann,
auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen und
mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt werden.

Der Originalzustand des übermittelten ggf. noch verschlüsselten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Dies setzt insbesondere voraus, dass
vor einer weiteren Verarbeitung der elektronischen Abrechnung die qualifizierte elektronische Signatur im Hinblick auf die Echtheit der Daten und die Signaturberechtigung geprüft werden und das Ergebnis dokumentiert wird,
die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger erfolgt, der Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind,
bei Konvertierung der elektronischen Abrechnung in ein unternehmenseigenes Format beide Versionen archiviert und nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Speicherbuchführung mit demselben Index verwaltet werden sowie die konvertierte Version als solche gekennzeichnet wird,
der Signaturprüfschlüssel aufbewahrt wird,
bei Einsatz von Kryptographietechniken die verschlüsselte und die entschlüsselte Abrechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Abrechnung aufbewahrt wird,
der Eingang der elektronischen Abrechnung, die Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden und
das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufbewahrt wird.

Gutschriften
Auch Gutschriften können nach den o. a. Vorgaben auf elektronischem Weg erteilt werden.

Elektronische Abrechnung in der EU
In den einzelnen Ländern der EU bestehen zurzeit noch unterschiedliche Vorgaben an eine elektronische Abrechnung. Zum Teil wird neben der elektronischen Abrechnung noch eine Rechnung in Papierform verlangt.

Der Rat der Finanzminister hat auf seiner Tagung am 4. Dezember 2001 Einvernehmen über die Richtlinie zur Vereinfachung, Modernisierung und Harmonisierung der umsatzsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungstellung erzielt. Diese Einigung bedeutet für alle Unternehmen, die im Binnenmarkt tätig sind, eine erhebliche Vereinfachung. Sie müssen in naher Zukunft lediglich harmonisierte Vorschriften für die Rechnungstellung anwenden, und nicht verschiedene Regeln über die Rechnungstellung in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten beachten.

Die Rechnungsrichtlinie ist durch das Steueränderungsgesetz 2003 mit Wirkung zum 01.01.2004 in nationales Recht umgesetzt worden.

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[blue]Lyra[/blue]
[f1][blue]Es ist schwieriger, eine vorgefaßte Meinung zu zertrümmern als ein Atom.

(Albert Einstein, deutsch-US-amerikanischer Physiker, 1879 - 1955)
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Seerobbe

Mitglied seit
18.02.2004
Beiträge: 594
Hilfreich: 0

Hey,

ich habe voherige Woche eine Rechnung per E-Mail aus einem Unternehmen bekommen. Chef hat diese gegengezeichnet und dann habe ich diese zur Anweisung freigegeben. Bis jetzt kam keine Rückmeldung dass das nicht geht.

Gruß

--
Seerobbe

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Patti

Mitglied seit
30.07.2003
Beiträge: 186
Hilfreich: 0

Meine Handy-Rechnung bekomme ich auch nur als Mail. Ich weiß zwar jetzt nicht, ob es einen Unterschied macht, ob die Rechnung an eine Privatperson oder an eine Firma geht.

Aber wichtig ist doch nur, dass der Kunde zahlt und wenn das für ihn und seinen Steuerberater mit einer Mail in Ordnung geht, warum nicht.

LG
Patti

Niemand ist den Frauen gegenüber aggressiver oder herablassender als ein Mann, der sich seiner Männlichkeit nicht ganz sicher ist. - Simone de Beauvoir

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