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Protokoll führen!?

MrsBeanII

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09.09.2005
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geprüfte Sekretärin? Wie hast Du denn die Prüfung bei der IHK bestanden? Da mußt Du doch 180 Silben schaffen!

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Gytha

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[quote:7ce7e98a39="Ruby"]Mein Tipp: Soviel ich weiß fliegen bei Anwälten doch Dikitiergeräte rum wie Sand am Meer. Nimm die Gespräche doch einfach auf, dann hörst Du alles ab und filterst das Wichtigste.[/quote:7ce7e98a39]
Prinzipiell eine gute Idee, scheitert aber oft daran, dass die Besprechungsteilnehmer nicht möchten, dass alles aufgenommen wird. Wenn also, dann unbedingt nur mit Zustimmung der Teilnehmer. Heimliches Aufnehmen kann hinterher böse Folgen haben.

Gruß
Gytha
[size=9:b860d120b0]Wenn du merkst, dass du zur Mehrheit gehörst, wird es Zeit, deine Einstellung zu revidieren (M. Twain)[/size:b860d120b0]
http://www.assistenz-netzwerk.de

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Angelfire

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09.10.2005
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Hallo!

Ich muss ab und zu mal Protokoll in unserer Gruppensitzung führen und hab damit ein paar Probleme. Erstens kann ich so schnell gar nicht mitschreiben, wie die Leute sprechen. Zweitens ist es schwer sofort das wichtige herauszuhören, weil es um Themen geht, mit denen ich mich größtenteils nicht auskenne. Drittens ist es jetzt auch noch öfters auf englisch.

Hat jemand vielleicht einen Tipp für mich, wie ich mich beim Protokoll schreiben verbessern kann? Hab echt immer voll die Panik, dass ich hinterher lauter Lücken im Protokoll habe...

Bitte helft mir!!! DANKE!

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MrsBeanII

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09.09.2005
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Wie wäre es, wenn Du einen Laptop mitnimmst in die Sitzung? Oder das Protokoll in Steno aufnimmst. Ich gehe am liebsten mit Block in die Sitzung.

Mußt Du ein Wortprotokoll führen oder nur ein Beschlussprotokoll/Ergebnisprotokoll?

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Angelfire

Mitglied seit
09.10.2005
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Also Laptop mitnehmen ist so gut wie ausgeschlossen. Steno kann ich nicht.
Wo der Unterschied zwischen diesen Protokollarten liegt, weiß ich ehrlich gesagt nicht genau, aber ich nehme mal an dass es ein Wortprotokoll ist.
Ich habe sowas nie gelernt...

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Gytha

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13.10.2003
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Wortlautprotokoll ist eher unwahrscheinlich. Denn dann müsste wirklich jedes Wort protokolliert werden. Dazu bräuchte es einen Parlamentsstenografen o.ä.
Wenn du unsicher bist, dann frage doch zuallererst mal denjenigen, der für das Protokoll "den Kopf hinhält", also z.B. deinen Chef oder den Besprechungsleiter, ob ein Ergebnisprotokoll ausreichend ist. In so ein Protokoll muss dann nicht jedes Diskussionsgeschwafel mit hinein, sondern nur die wichtigsten Wortmeldungen zu einem Thema sowie das Ergebnis. Dazu ist es dann natürlich schon notwendig, dass du dich halbwegs in den Themen auskennst.
Gibt es eine Tagesordnung vor jeder Besprechung? Ist eigentlich ein absolutes "Muss". Dann kannst du dich im Vorfeld schon vorbereiten und bei den Kollegen, die "sich damit auskennen", Hintergrundinfos besorgen, um welche Probleme es eigentlich geht und was besprochen werden soll.

Kannst du dir aus dem Kreis der Besprechungsteilnehmer jemanden suchen, der dir behilflich ist? Dann kannst du dich neben ihn setzen und mit ihm vereinbaren, dass er dir Stichworte gibt, wenn etwas "Erhaltenswertes" besprochen wurde.

Ansonsten ist deine Sorge total normal, wenn du noch nicht so versiert im Protokollführen bist. Aber glaub mir, das kommt mit der Zeit. Ich mache den Krams jetzt schon fast ein Vierteljahrhundert, die meisten Protokolle könnte ich zu 80% schon [b]vor[/b:9de63afa3c] der Besprechung herunterschreiben Also nur Mut, das wird schon!

Gruß
Gytha
[size=9:b860d120b0]Wenn du merkst, dass du zur Mehrheit gehörst, wird es Zeit, deine Einstellung zu revidieren (M. Twain)[/size:b860d120b0]
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tiger11

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ich brauch sie Gott sei Dank nicht mehr zu machen aber ich schau mir immer die Protokolle anderer an: diese sind tabellarisch, d.h. Datum, Ort bzw Tel-Konferenznummer, Teilnehmer (an- bzw abwesend) und in Klammern deren Initialen die dann i.d. Tabelle vorkommen..
danach folgt die eigentliche Tabelle in 3-4 Spalten unterteilt:

- Kommentarart (Beschluss/Entscheidung/Information/Action): hier nur Initialen, also I für Info bzw D für Decision und A für Act.
- dann der eigentliche Satz, Bsp: X informiert darüber dass... Oder Es ist beschlossen worden...
- die nächste Spalte führt auf von wem der Beschluss/die Info etc kommt bzw wenn es ein "Action" ist, dann kommt hier meistens XY als Verantwortlicher bzw ALL
- die allerletzte Spalte ist die eigentliche Deadline für Action/Beschluss, d.h. hier kommt das Enddatum hin und darunter evtl in Prozentzahlen wieweit die Sache schon erledigt ist.

Vor der nächsten Sitzung wird gefragt wer wieviel schon von seinen Actions erledigt hat in Prozentzahlen bzw Statement dazu. Dieses kommt dann i.d. entsprechende Zeile rot/blau markiert rein..

Am Schluss steht noch ein Satz wie: Next Meeting on....

Wenn du etwas nicht verstanden hast, such dir einen netten Kollegen aus der anwesend war und bitte ihn das Ganze nochmal mit dir durchzugehen bzw vor Beginn der Sitzung schon.. (manche hören nämlich nicht immer hin

LG

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Angelfire

Mitglied seit
09.10.2005
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Danke für die Antworten.

Also nach der Erklärung hier muss ich dann ein Ergebnisprotokoll schreiben.
Leider kann ich mich nicht so viel informieren... Ich arbeite im Sekretariat einer internen Rechtsabteilung. Bei den Sitzungen besprechen sich eigentlich nur die Juristen, wir Sekretärinnen dürfen aber auch dabei sein, damit wir auch mal was mitkriegen (ums blöd auszudrücken). Und Protokoll führen dürfen wir auch... haha. Es geht jedenfalls nur um juristische Themen und Projektberichte. Und gerade bei den Themen, müsste man zumindest täglichen Umgang damit haben, und das hab ich im Sekretariat ja nicht... sonst könnte ich gleich Jurist machen.

Aber vielleicht gibts ja Tipps, wie man ohne Steno einfach schneller mitschreiben kann, oder irgendwelche Übungsaufgaben. Ich merke nämlich auch, dass ich bei dem ganzen blabla immer irgendwann abschalte.. und wenn ich Protokoll führen muss, muss ich mich echt ganz schön anstrengen, damit ich mich dauernd konzentriere.

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tiger11

Mitglied seit
27.09.2005
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ich würde es dann immer noch tabellarisch unterteilen in zB
- Fall Müller ./.Maler
Es wurde beschlossen blablabla
- Fall X ./.Y
Neue Gerichtstermine etc

Du hörst also die ganze Zeit zu, machst Dir persönliche Notizen wie zB Müller Mahnung abschicken und nach dem Meeting setzt du sofort alles auf, da ist nämlich das Erinnerungsvermögen noch ganz frisch.. ich tu das hin und wieder auch bei schwierigeren Themen...

p.s. abschalten tu ich auch oft, aber das brauchen die anderen ja nicht zu merken..

p.p.s. hier noch ein Link den ich zufällig gefunden habe.. wollte eigentlich was anderes finden..
http://www.leitz.com/deDE/KnowHow/Protokolle_erstellen.html

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Ruby

Mitglied seit
14.01.2003
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Also ich finde es wie immer genial, wie ausführlich hier geholfen wird, Kompliment an alle Mädels.

Mein Tipp: Soviel ich weiß fliegen bei Anwälten doch Dikitiergeräte rum wie Sand am Meer. Nimm die Gespräche doch einfach auf, dann hörst Du alles ab und filterst das Wichtigste.

LG,
Ruby

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