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Organisation des Büros

daydream

Mitglied seit
28.01.2007
Beiträge: 326
Hilfreich: 0

Hallo liebe Kolleginnen,

ich habe folgendes Problem:
Ich bin seit 2 Wochen als Teamsekretärin eingestellt.
Die Firma ist sich noch am neu strukturieren und hat sich vor nicht allzu langer Zeit gegründet.

Es ist noch nichts organisiert.
Was mich am meisten stört ist, dass ich, wenn Anrufe kommen, nicht kompetent Auskunft geben kann, wer da ist oder ob er Urlaub hat oder auswärtige Termine, oder krank ist. Die Kolleginnen und Kollegen sagen mir nicht bescheid.

Ich habe mir gedacht, dass ich nachdem ich mit dem Chef gesprochen habe eine mail an die Kollegen verfasse, dass ich so eine Liste gemacht habe, wo die Wochentage draufstehen, wo die Kollegen Besprechungen und auswärtige Termine eintragen und das mir bescheid gegeben wird, wenn jemand krank ist, nur um nach außen hin kompetent sein zu können. Wie könnte ich diese mail verfassen, damit ich mich als "Neuling" nicht gleich unbeliebt mache?

Wie geht es Euch damit? Wie habt ihr das Problem gelöst? Ist es vielleicht besser diese Liste dann in einen öffentlichen Ordner abzulegen, wo sich jeder Mitarbeiter eintragen kann oder diese Liste bei mir zu platzieren?

Falls man so eine Liste in einen öffentlichen Ordner ablegen kann, wie funktioniert dann der Zugriff, dass sich jeder von selbst eintragen kann und es dann für alle sichtbar ist?

Es geht mir nur darum, dass ich als zentrale Stelle, da ich ja auch am Empfang arbeite, über alles bescheid weiß, damit ich auch kompetent Auskunft geben kann.

Wie sind Eure Erfahrungen?
Wäre Euch für baldige Vorschläge und Tipps sehr dankbar!

Lieben Gruß
Eure daydream

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amiwe

Mitglied seit
29.01.2004
Beiträge: 138
Hilfreich: 0

wie das mit dem zugriff gewährt wäre, kommt auf eure organisation an.

arbeitet ihr mit outlook oder lotus notes? wenn ja, dann solltest du zugriff auf die kalender der mitarbeiter erhalten (entweder nur lesen, um zu wissen, wer wann wo ist, oder auch mit schreibrecht um termine einzutragen). allerdings musst du sie dir dann irgendwie erziehen, auch brav einzutragen, wann sie unterwegs sind, bei uns gibt es ansonsten ein zentrales laufwerk wo ich auf die daten der mitarbeiter zugreifen kann.

kommt auch immer auf die größe der firma oder der von dir zu betreuenden abteilung an.

schreib doch einfach eine mail so nach dem motto:

hallo, ich bin dummdidumm, seit 3 tagen mit im team und versuche ein wenig ordnung ins allgemeine chaos zu bringen, damit das geht, brauche ich ihre hilfe. um uns optimal nach außen zu vertreten, ist kompetenz das a. und o.

und dann halt lösungsvorschlag. (natürlich der firma im ton anzupassen )

bei uns werden geschäftliche termine mit der abteilungsleitung abgestimmt und dann jeweils für die einzelnen abteilungen (à ca. 6 mann) in einen wandkalender eingetragen sowie an unsere zentrale übermittelt, damit die direkt auskunft geben kann bzw. an vertretung weiterleitet.
urlaub landet nach absprache mit abteilungsleitung in form von zetteln auf meinem tisch und werden in urlaubsplan eingetragen der auch aushängt.

hat auch ne weile gebraucht, aber mittlerweile haben wir alle soweit, dass sie die zuständigen stellen (urlaub personalabteilung, sonstiges zentrale) verständigen.

am wichtigsten ist, den andern begreiflich zu machen, dass man nicht hinterher ist, ob sie auch brav arbeiten, sondern einfach nur auskunft geben können möchte und die arbeit am laufen halten.

und auf einen kunden wirkt es nunmal deutlich besser, wenn als antwort kommt: ist grad im urlaub aber ich verbinde sie gern mit ... als: ähm, ja, gute frage, nächste frage

ich drück dir die daumen, dass du das bald in den griff bekommst, aber nach 2 wochen brauchst du dir da auch noch keine sorgen machen, einfach am ball bleiben, dann kommt das schon von alleine

Wenn Frauen wüssten, was Sekretärinnen von ihren Chefs denken, hätten sie eine Sorge weniger.

Danny Kaye - US-Schauspieler und Oscarpreisträger

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Machmal

Mitglied seit
17.11.2006
Beiträge: 108
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Bei uns wird auch von jeder Abteilung Meldung an die Zentrale gemacht - immer montags oder freitags vorher
Urlaub
krank
Dienstreise
usw.

Arbeitszeit ist Lebenszeit, drum Lebe diese Zeit

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Foxy

Mitglied seit
12.07.2002
Beiträge: 1308
Hilfreich: 0

daydream, ich finde es erst einmal super, dass du dafür sorgen willst, dass die firma nach außen ein gutes standing hat.

wichtig finde ich als ersten schritt, den oberboss anzusprechen und in SEINEM namen ein schreiben aufzusetzen.

wir halten es hier so:
entweder können telefonate in das jeweilige sekretariat durchgestellt werden, die dann wissen,w o der mitarbeiter ist.

ist ein solches sekretariat nicht vorhanden, dann sollten sich die personen bei dir abmelden "frau meier ich bin 2h auf kundenbesuch", auch sollten sie hinterlassen ob sie in dringenden fällen per handy zu erreichen sind.

ansonsten sollte, soweit möglich mit der planung, ein wochenplan mit den "gröbsten" terminen bei dir abgegeben werden. (zwischentermine kommen ja immer mal wieder vor oder eben verschiebungen). der urlaubsplan muss natürlich auch am besten von dir verwaltet werden.

das würde ich dem chef vorschlagen und ich bin sehr sicher, dass er dich da unterstützen wird.

viel glück.

Gruss Foxy
*Bitte duzen Sie mich nicht*

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Wir arbeiten mit Outlook und führen einen gemeinsamen Kalender. Dort trägt jeder seine Termine ein (Kundentermine, Urlaub, ...). Wenn jemand krank wird, muss er mich anrufen und ich trage das in den Kalender ein.

So sieht jeder, wer wo zu erreichen ist oder auch nicht zu erreichen ist.

Bei uns funktioniert das inzwischen sehr gut.

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Bintschi

Mitglied seit
19.02.2004
Beiträge: 66
Hilfreich: 0

liebe daydream,

es ist keine leichte aufgabe, diese informationen einzuholen.

versuch ihnen in deinem mail klar zu machen, dass du sie gerne kompetent unterstützen möchtest (und das kannst du nur, wenn du die notwendigen informationen hast).

wenn ich merke, dass das mit dem abmelden nicht funktioniert, dann versuche ich es mit humor und sag auch, dass ich das nicht so super finde "ich weiß nicht" zu sagen, weil das halt einfach unprofessionell klingt. vielleicht habt ihr ja auch eine teambesprechung, wo du das ansprechen kannst.

und mach dir keinen kopf darüber, dass du neu bist. soweit ich die erfahrung gemacht habe, werden solche sachen positiv aufgenommen.

meine leute sind zwar ein recht chaotischer haufen, aber im großen und ganzen sind sie eigentlich recht brav.

lg
bintschi

möge die macht mit mir sein

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Hallo,

wir haben für die Abteilung eine Liste, auf die jeder zugreifen kann. Alle sind angehalten, am Ende der Woche Ihre Termine der nächsten dort einzutragen. Ich schicke auch wöchentlich ein Erinnerungsmail.

Montags drucke ich diese aktuelle Liste dann aus und hänge sie in die Büros der Mitarbeiter unserer Abteilung.

Liebe Grüße,

ready2006

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daydream

Mitglied seit
28.01.2007
Beiträge: 326
Hilfreich: 0

Liebe Kolleginnen,

erst einmal vielen herzlichen Dank für die zahlreichen Antworten auf mein Problem!!

Es tut gut zu wissen, dass man nicht alleine ist....

Ich habe meinen Chef angesprochen, dass ich eine Idee hätte, wie man auf einen Blick alle Termine bzw. Abwesenheiten/Krankheit der Mitarbeiter verfolgen könnte. Ich habe in einer Excel Tabelle die Mitarbeiter aufgeführt, sowie folgende Spalten mit Besprechung, auswärtige Termine und Krankheit. Er fand es wohl ganz gut und hat mich gebeten diese an die Mitarbeiter per mail weiterzuleiten mit der Bitte dies nur als Vorschlag zu sehen und wenn Anregungen dazu wären, diese dann in dem Montags-meeting, das bei uns immer stattfindet, anzusprechen.

Mittlerweile habe ich zwei Resonanzen dazu gehört: Die eine Kollegin fand die Idee ansich super nur bezweifelt sie, dass sich die Mitarbeiter daran halten....hmhm....was soll ich denn dazu sagen?

Und die andere meinte das das wohl in der Zeiterfassung zu sehen ist, wenn jemand dienstlich unterwegs ist. Nur leider wird das über das ausloggen mit der Chipkarte der Anfang des Dienstganges angezeigt und nicht, wann der jeweilige Mitarbeiter zurück ist.

Hm...ich habe in meiner mail, dank Euren hilfreichen Tipps, geschrieben, dass sie mir dadurch sehr helfen würden und es auch einen guten und kompetenten Eindruck nach außen machen würde....

Schaun wir mal was die Kollegen dann im Montags-Meeting sagen werden...wenn sie dies nicht akzeptieren, dann kann ich leider nicht garantieren, dass ich gute und kompetente Auskunft geben kann....

LG
Eure daydream

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berna

Mitglied seit
07.07.2005
Beiträge: 206
Hilfreich: 0

bei uns sind kurzfristige Termine an der Tagesordnung, die Mitarbeiter of tunterwegs und die Organisation schien kaum lösbar.

Nun haben wir im Eingangsbereich gegenüber der Zentrale (dort wo andere Unternehmen evtl. eine Stechuhr haben) eine helle Tafel, auf der sich jeder mit abwaschbarem STift einträgt, wenn er das Haus verlässt.
So hab ich alle Informationen immer im Blick und die Kollegen haben sich unglaublich schnell daran gewöhnt.
Urlaub und krank wird im unteren Drittel gleichermaßen notiert wie private Absenzen.

Funktioniert prima und auch der chef hat im Vorbeigehen einen Überblick.

LG
berna

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Walpurga

Mitglied seit
12.02.2002
Beiträge: 893
Hilfreich: 0

Ich checke jeden Donnerstag + Update Freitag, welche Termine und Reisen in der nächsten Woche anliegen. Außerdem gucke ich jeden Morgen, ob alle, die da sein sollten, auch da sind. Wenn nicht, frage ich sofort nach. Das Fehlen kann krankheitsbedingt sein, was ich eintrage, oder auch, dass der Mitarbeiter "spontan" Urlaub nimmt, was ich dann entsprechend weiter bearbeite.
Ich führe einen Kalender in Outlook, in den ich alle Termine und Reisen eintrage. So behalte ich den Überblick.

Viele Grüße
Walpurga

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