Menu

Nachverfolgung von Antworten auf E-Mails

"Abstimmungsschaltflächen verwenden" heisst es zu deutsch und bietet die Optione
genehmigt/nicht genehmigt
ja/nein
ja/nein/vielleicht

Ich kann Dich verstehen - mein Chef wollte mir umhängen, dass ich nachverfolgen soll, ob die gewünschten Rückrufe auch erfolgt sind. Worauf ich einwarf, dass ich zwar nun gerne allen hinterher telefonieren kann, dass aber wenig Sinn hat und viel Zeit/Nerven kostet - denn letztendlich kann der Mitarbeiter mir ja erzählen was er will!
Wir haben das Thema dann in die Wochenbesprechung aufgenommen und nun wird dort in der Runde besprochen, was noch offen ist. Diese Art der Kommunikation hilft auch, dass alle Beteiligten rascher über den gleichen Informationsstand verfügen.

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

Nacht

Mitglied seit
24.04.2006
Beiträge: 1054
Hilfreich: 0

Du kannst die Optionen aber auch beliebig ändern. Einfach überschreiben und jede Option mit einem Semicolon trennen.

Wenn Du diese E-Mail in Sent Items behältst, siehst du beim öffnen eine Registerkarte Tracking. Diese hat alle Antworten separat und zusammengefasst.

Ich hab die Nacht gesehen, ich bleibe hier.

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

axina

Mitglied seit
13.07.2005
Beiträge: 101
Hilfreich: 0

Ich habe beim Link http://www.marusoft.de (fertige Excellösungen). Dort gibt es eine Freeware, mit der man E-mail aus Outlook in eine Excel-Tabelle packen kann. Ich habe unseren EDV-Fritzen schon gebeten, diese Freeware aufzuspielen. Vielleich komme ich ja damit weiter.

Auf jeden Fall muß ich mich darum kümmern, sonst bekomme ich einen Heidenärger.

Wenn noch jemand einen anderen Tipp hat, her damit. Ich bin dankbar dafür.

Axina

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

Nacht

Mitglied seit
24.04.2006
Beiträge: 1054
Hilfreich: 0

was versprichst du dir von der software?

Ich hab die Nacht gesehen, ich bleibe hier.

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

Dennis

Mitglied seit
26.06.2003
Beiträge: 1232
Hilfreich: 0

Hallo,
genau genommen ist das überhaupt keine Anwendungsfall für Emails.
Sie sind überhaupt nicht dafür gedacht und jetzt wird nach einer Lösung gesucht, die das Email-System passend aufbohrt.
Wäre es nicht möglich, eine ganz andere Software dafür zu verwenden?
Bürokommunikationssoftware, die für sowas gedacht ist, wäre da doch viel sinnvoller.

Falls Du wirklich bei der Email-Lösung bleiben willst, gibt es bei vielen Email-Clients die Möglichkeit sozusagen nach "Threads zu sortieren, d. h.
die Emails erscheinen nicht nach Datum sortiert untereinander sondern die Antworten werden als Unterpunkte zu den ursprünglichen Mails einsortiert.
Dann bleibt ein Vorgang sozusagen beieinander und man hat den kompletten Überblick.
Da die Mails ja an verschiedene Mitarbeiter gehen sollen und nicht immer alle auf "allen antworten" klicken, besteht die Möglichkeit eine
Gruppenadresse anzulegen, die auch als Absender benutzt wird.
Klickt der Empfänger dann auf Antworten geht die Mail automatisch an alle Mitglieder dieser Gruppe, ohne das er sich darum kümmern muss.

Zusätzlich kann dann noch ein Archiv angelegt werden, in dem alles nach Threads sortiert nachgelesen werden kann, wie in einem Forum. Nur eben hierarchisch.

LG Thomy....hier kommt der Genuß

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

axina

Mitglied seit
13.07.2005
Beiträge: 101
Hilfreich: 0

Bei uns gibt es immer wieder Streit, dass auf E-Mails, die unsere Geschäftsleitung an einzelne Mitarbeiter geschickt hat, nicht geantwortet wird. Jetzt möchte unser Chef, dass ich das kontrolliere mit Hilfe einer Liste oder wie auch immer. Er möchte aber auch mit dieser "Liste" arbeiten können bzw. ständig Zugriff haben, um nach fehlenden Antworten zu suchen. Ich habe im Moment noch keine Idee, wie ich das handhaben soll. Kann mir jemand einen Tipp geben? Es ist ein sehr brisantes Thema in unserem Unternehmen, da hier täglich eine Flut von Mails hin und her geschickt wird.

Axina

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

Ich nehme an, da geht es um Aufgaben die zu erledigen sind.

Schick sie doch einfach als Aufgaben anstatt als normale Mails.

Im Aufgabenblock kannst Du Dir dann anzeigen lassen, welche Sachen noch offen sind und Eure EDV kann Deinem Boss Zugriff auf den Aufgabenblock in Outlook einrichten.

Sollten sie weiterhin als Mails geschickt werden, dann mit Kennzeichnunsfähnchen. Dann bei Dir die Mails rot eingefärbt, deren "Ablaufdatum" abgelaufen ist.

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

axina

Mitglied seit
13.07.2005
Beiträge: 101
Hilfreich: 0

Hallo Gute Seele, danke für deine Antwort.

Aber das ganze ist etwas komplexer. Z. B. Mein Chef schreibt an 4 Mitarbeiter und stellt eine Frage, die er von allen beantwortet haben möchte, weitere 3 Mitarbeiter setzt er unter cc, damit diese informiert sind. Alle sollen antworten mit Button "allen antworten". Wenn ich jetzt die Mail mit einem Kennzeichnungsfähnchen versehe, habe ich immer noch keinen Überblick ob nun alle auch wirklich geantwortet haben oder ob noch eine Antwort fehlt.

Es handelt sich nicht um direkte Aufgaben, die zu erledigen sind, sondern vorwiegend um Informationen, die er haben möchte, wie z.B. "Warum hat niemand gesehen, dass im Keller Licht brannte?" Die Antwort hätte er dann gerne von zig Leuten.

Axina

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

Puh, ich fürchte sowas kann man nicht automatisieren ...

Da würde mir nur einfallen - ab auf die To do Liste und bei der Wochenbesprechung behandeln.

Oder hast Du Zugriff auf die Mailbox von Deinem Chef? Dann könntest Du dort immer nachsehen und für Dich notieren, wessen Antwort noch aussteht und die Personen dann nochmals erinnern.

Vielleicht hat ja jemand hier mit ähnlichen Problemen zu kämpfen und weiß Rat!

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.

Y1

Mitglied seit
28.02.2002
Beiträge: 685
Hilfreich: 0

Hallo axina,

ich weiß nicht, ob das praktikabel ist.
Es gibt im Outlook bei Ansicht/Optionen ein Feld "Antwort senden an".
Wenn Dein Chef sowohl sich als auch Dich dort einträgt, kannst Du die Antworten überwachen.

LG
Y1

Dieser Beitrag wurde 0 mal als hilfreich markiert.
Hinweis: Sie müssen sich einloggen um antworten zu können. Noch kein Login? Hier registrieren.