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Jemand aus Klinikbereich hier? Wiedervorlagensystem...

philomenia

Mitglied seit
11.02.2004
Beiträge: 737
Hilfreich: 0

Hallo,
bin nach langer Zeit auch mal wieder hier
Ich habe eine neue Stelle im Klinikbereich (Personalabteilung) angetreten und soll mir Gedanken machen, wie man das Wiedervorlagensystem verbessern könnte.
Zurzeit wird alles per Hand in ein Büchlein eingetragen, pro Tag wird ein ganzer Stapel Akten rausgesucht, dann wieder ausgestrichen.
Die Wiedervorlagen für 2008 müssen bis Jahresanfang umständlich aus einem Ordner, wo gesammelt wurde, in dieses Büchlein per Hand umgeschrieben werden. In Zeiten mit einem Computer sollte es das doch nicht mehr so geben?

Arbeitet hier jemand in einer Klinik oder einer großen Firma, wo viele Mitarbeiter sind, wo das auch so vorkommt und wenn ja, habt ihr euer Wiedervorlagensystem vielleicht mit einer Software gelöst? Mir fällt nur Outlook ("Aufgaben" ein, aber vielleicht gibt es etwas Besseres.

Danke schonmal im Voraus
Philo

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Bikerin

Mitglied seit
03.05.2007
Beiträge: 8
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Hallo, ich arbeite in der Geschäftsführung einer großen Klinik. Im Laufe meiner Berufsjahre hat sich nur ein System zur Wiedervorlage bewährt: das gute alte Hängeregister! Jede Hängeakte ist von 1. - 31. nummeriert (jetzt: numeriert?). So kann man jeden Tag sehen, was ansteht, an Terminen, an Sitzungsvorbereitungen, Rücksprachen usw. Outlook hat sich leider nicht als so zuverlässig erwiesen.

Viele Grüße

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philomenia

Mitglied seit
11.02.2004
Beiträge: 737
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Hallo Bikerin,
danke für deine Antwort!
Wie löst eure Personalabteilung denn das Problem ? Machen sie es auch so mit der Hängeregistratur?
Ich habe meinen Kolleginnen deinen Vorschlag berichtet, sie sträuben sich, noch mehr Papierkram zu haben (sie sind durch das QM mit jeder Menge Kopien verteilen geschädigt , außerdem haben wir wenig Platz, eine Hängeregistratur passt nirgendwo hin).

Ich finde Outlook auch aufwändig, der Arbeitsgang pro Wiedervorlage eintragen dauert auch recht lange (auf die Masse gesehen).
Ich dachte an Excel, da kann man ja auch Filterfunktionen einrichten...(z. B. "nur Vertragsabläufe anzeigen" oder "Nur Jubiläen anzeigen"
Wir haben nur WV, die Personalakten betreffen, keine Meetings etc.

Bin für weitere Vorschläge offen!

Philo

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Kuemmerliese

Mitglied seit
14.03.2007
Beiträge: 3715
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Ich weiß ja nicht, wie "groß" diese Wiedervorlage ist! Aber Einschreiben in Büchlein??? :shock: Wie mühselig! Wie ist es denn mit der althergebrachten Wiedervorlagen- Mappe! Ist zwar antiquiert - aber immer noch effektiv! (Wenn man wirklich jeden Morgen reinsieht!).
Als "Systemanwendung" kann ich leider nichts empfehlen... ich arbeite ja - was solche Dinge betrifft - im "Antiquariat der Beamten".

Liebe Grüße von der
Kümmerliese

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Frauen sind Engel. Wenn man ihnen die Flügel bricht, fliegen sie weiter.... auf einem Besen!

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Bikerin

Mitglied seit
03.05.2007
Beiträge: 8
Hilfreich: 0

Hallo, da bin ich wieder. Unsere Personalabteilung löst das Problen ebenfalls mit Hängeregistratur. Nimmt nicht viel Platz weg. Es gibt im Schreibwarenhandel Plastikkästen, die mit Hängemappen versehen sind. Einer trägt die Akten 1 - 15, der andere 16 - 31.
Von Outlook rate ich dringend ab. Hatte diverse "Abstürze" und Datenverlust. Manchmal ist die altbewährte Wiedervorlage per Hand immer noch am besten.

Viele Grüße :|

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