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im kalten Wasser.... wie schnell organisieren (Briefe und Ordner)

Tamimarkus

Mitglied seit
29.07.2009
Beiträge: 11
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Hallo,

ich bin hier ins kalte Wasser geflogen. Ich habe hier eine Stelle als Sekretärin.

Mein Name ist Tamara und erstmal Hallo!!!

Hier war und wurde nichts organisiert. Jetzt versuche ich für mich a.d schnelle ein einfaches Ablagesystem der Briefe und Co zu erstellen.

Ich dachte so.

Ordner:
Geburtstage
Einladungen mit Ab- Zusage
Allgm. Korrespondenz (Kondolenz, Reklamation, div. Briefe)

Wie macht Ihr das?

Insbesondere interessieren mich wie ihr mit den Einladungen zu Messen, Festen umgeht und wie und wielange ihr das aufhebt.

Vielen Dank und Grüße

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speedy1984

Mitglied seit
14.01.2009
Beiträge: 1906
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Hallo Tamara,

herzlich willkommen im Forum und wohl auch bei deiner neuen Stelle

bei uns wird eigentlich alles elektronisch abgelegt, d. h. in einem Projektordner auf einem Server. Hat den Vorteil (da wir Firma mit mehreren Niederlassungen sind), dass jeder drauf zugreifen kann (der die Berechtigung dafür hat) - aber eben besonders die Teamassistentinnen, wenn Vertretung ansteht.

Einladungen, die nur meine Niederlassung betreffen, lege ich hier in einem separaten Ordner ab. Meist ist da aber eh nix Gescheites dabei, da richtige Einladungen auch per Mail kommen oder direkt als Outlook-Kalendereintrag. Die per Post sind meist Werbeveranstaltungen - wird oft von uns abgesagt und ich lass uns meist auch direkt vom Verteiler löschen

Was willst du denn Geburtstage ablegen? Ich hab eine Exceltabelle, auf die nur ich und mein Chef Zugriff haben. Geburtstage unterliegen ja dem persönlichen Datenschutz und da muss dir eh der MA freiwillig die Daten geben (außer du bist natürlich in der Personalabteilung)

Wenn du noch genauere Fragen hast, dann poste einfach noch mal was - kommt ja auch auf die Branche und die Art/Größe etc. eures Unternehmens an...

Liebe Grüße,
Speedy

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Tamimarkus

Mitglied seit
29.07.2009
Beiträge: 11
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Hallo,

wir sind ca. 100 MA. Wir sind ein Weingut mit Hotel und 2 Restaurants.

Ich bekomme täglich vielen Einladungen zu Messen, Meetings, Geburtstagen usw.

Mein Chef ist darüber hinaus noch im Vorstand eines Bundesligaclubs, div. Ehrenamtliche Tätigkeiten. Da haben wir viel Post und Briefe zu schreiben.

Geburtstagsbriefe abzulegen haben den Vorteil für mich um im nächsten Jahr schnell zu schauen was wir geschenkt haben. (schreibe ich dann a.d Brief)

Allgm. Korrespondenz muss abgelegt werde da die Eingangspost mit a.d Vorgang getackert wird. Mein Chef will öfters immer nochmal die Vorgänge sehe.

Der Laden ist hier noch nicht so gut aufgestellt was mod. PC Kommunikation etc. angeht. Muss mich hier erstmal organisieren. Hier wurden von meiner Vorgängerin sogar die leeren Briefumschläge der Eingangspost sowie Spams über alles seit 2004 aufgehoben.

au wei.....

Liebe Grüße und Danke für Eure Tipps!

Tamara

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Hallo und ein herzliches Willkommen Tamara,

freuen uns viele Beiträge von dir.

Als ich meine Ablage besser gestalten wollte, habe ich mir überlegt wo ich was suchen würde und was mich in der Vergangenheit beim suchen störte und somit viel Zeit gekostet hat. Habe mir einen groben Plan, verschiedene Hauptbereiche, z.B. Management, Finanzen, Kunden, Lieferanten, Personal usw. erstellt. Dann die je nach Art untergeordnet. Seit Januar ziehe ich das jetzt so durch und finde immer noch die eine oder andere Schwachstelle. Aber es ist wesentlich besser geworden.

Habe hier noch etwas für dich gefunden. Es gibt auch einen Musteraktenplan von Esselte-Leitz. Vielleicht hilft dir das auch etwas weiter.

Ablage
Worum geht es? (auch Registratur) In der Ablage wird das gesamte Schriftgut eines Unternehmens aufbewahrt.
Das sollten Sie dazu wissen

Dies kann

* zentral in einer Zentralablage
* abteilungsweise
* auf Papier oder
* elektronisch geschehen.

Ziele

* Dokumentation der Geschäftstätigkeit
* Einhalten der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
* Schneller Zugriff auf alle Dokumente durch ein sinnvolles und systematisches Ablagesystem (Stichwort: Ablageplan)

Ablagesysteme Bevor eine Ablage angelegt wird, muss entschieden werden, nach welcher Ordnung abgelegt werden soll. Es gibt diese Alternativen, die häufig auch gemischt vorkommen:
Chronologische (zeitliche) Ordnung

Sie legen die Dokumente nach ihrem Datum ab. Sortieren können Sie dann nach Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren. Diese Ablageform ist z. B. sinnvoll bei Bilanzen und Steuerbescheiden, Gehaltsabrechnungen und wenn nach Geburtsdaten sortiert wird, also z. B. bei Patienten. Die Reihenfolge können Sie selbst bestimmen. Man unterscheidet:

Kaufmännische Heftung. Das zuletzt erhaltene Schriftstück liegt oben, z. B: Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Bestellungen.

Behördenheftung. Das zuletzt erhaltene Schriftstück liegt unten, z. B. Personalakten, Prozessakten.
Nummerische Ordnung

Hierbei erhält Jeder Vorgang oder jeder Kunde eine Nummer und nach dieser wird dann abgelegt. (Stichwort: Nummerische Ordnung) Diese Ablageform ist z. B. sinnvoll bei Kunden-, Lieferanten oder Kontonummern.

Vorteil: Das Sortieren nach Nummern geht einfach und schnell. Wichtig: Unbedingt ein Suchverzeichnis anlegen, da die Nummer ja nicht für sich sprechen.
Ordnen nach Stichwörtern Es wird nach Stichwörtern abgelegt. Vor allem in kleineren Unternehmen oder bei der Arbeitsplatzablage bietet diese Ablageform Vorteile. Sie können die Stichworte selbst aussuchen und so optimal an die Gegebenheiten an Ihrem Arbeitsplatz anpassen. Diese Ablageform ist z. B. sinnvoll, wenn der Inhalt des Schriftguts besonders wichtig ist für die spätere Suche also z. B. bei Lieferadressen, Warengruppen-, und Lagerlisten.
Geografische Ordnung. Sie legen nach Regionen, Städten oder ähnlichen Kriterien ab. Diese Ablageform ist z. B. sinnvoll, wenn Sie Verkaufsgebiete oder Niederlassungen haben.
Ordnung nach Farben und Symbolen Die Schriftgutbehälter werden mit verschiedenen Farben oder Symbolen unterschieden. Das erleichtert das Einsortieren und Wiederfinden. Diese Ablageform ist z. B. sinnvoll bei Urlaubs- oder Materialeinsatzplänen.

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Goldfasan

Mitglied seit
17.04.2002
Beiträge: 95
Hilfreich: 0

Hallo Tamara,

auch von mir ein herzliches willkommen im Forum.

ich habe mir vor einiger Zeit ein Buch von Edith Stork gekauft: Logistik im Büro. Unordnung kostet Geld.

Vielleicht hilft es. Ist im Beltz-Verlag erschienen.

Gruß
Goldfasan

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TanteEmma2

Mitglied seit
21.06.2017
Beiträge: 67
Hilfreich: 0

Hi Tamara,

die Tipps, die du hier schon bekommen hast sind ein guter Anfang. Ablagetechniken gibt es sehr viele! Bei mir war das so, dass ich über die Wochen und Monate, die ich neu an der Arbeitsstelle verbracht habe, gelernt habe, wie ich am besten die Ordner und Ablage gestalte.

Auch heute - wenn es mal ruhiger ist - strukturiere ich die Ordner neu, es ändert sich immer mal was, eine Sache wird unwichtig und interessiert niemand mehr, eine andere Sache kommt neu dazu und nun ständig gebraucht.

Ich würde dir empfehlen, einfach mal aus dem "Bauch" heraus eine Ablage zu erstellen (mit den bisher genannten Tipps) und dann immer wieder - auch nach nem Jahr oder so nochmal überlegen, ob das so noch Sinn macht. So kommst du bestimmt zu einem optimalen Ergebnis.

Viel Erfolg!!

TanteEmma

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Hildegunst

Mitglied seit
23.01.2009
Beiträge: 532
Hilfreich: 0

Hallo, Tamara!

Willkommen und verzeih mir nochmal den Markus ops: ops:

Für eine Ablage gibt es eigentlich kein Patentrezept...
Wir haben für jeden Vorgang ne eigene Hängeakte. Anwalt eben.

Mein Cheffe und ich halten es so, dass wir einzelne Ordner für jedes Projekt anlegen. Wenn es nur kleinere Vorgänge sind und bleiben werden, teilen sich schon mal 2-3 Projekte einen Ordner. Alles so aufgeteilt und beschriftet, dass Cheffe das auch mal alleine finden kann.

Zusätzlich habe ich nen "privaten" Ordner. Von jeder eingehenden Rechnung hefte ich mir eine Kopie nochmal extra ab (pro Firma eine). Somit habe ich alle Kundennummern und Firmen alphabetisch mit einem Griff. Wenn Cheffe dann meint "wir haben dann und dann mal was bestellt, wo war das?" - dann muss ich nicht die Buchhaltung durchsuchen.

Bei Deiner Aufteilung würde ich vorschlagen, dass Du einzelne Regale / Schränke nutzt. Und zwar für jedes Objekt einen. Also 1 x Weingut; jedes Restaurant; Cheffe privat/ehrenamtlich. So weißt Du schnell, wo was steht.

Für den Eingang würde ich mir für alles jeweils zwei Ablagekorb-Türme aufstellen und beschriften. In einen kommt das hinein, was abgearbeitet werden muss und in den anderen das, was fertig ist und in die Ordner muss (wenn Du nicht sofort abheften kannst wie ich).

Wie sind bei Euch die Terminkalender organisiert? Bei mir läuft das übers Anwaltsprogramm. Aber Outlook bietet da viele Möglichkeiten (z.B. Farben etc.).

Schreib ruhig einfach weiter.... uns fällt sicher noch ne Menge mehr ein. :idea:

*knuddälz*
Hildegunst

Skåda mig å. Skådar er ena masken? Eller skådar er mig?

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shiny-diamond2

Mitglied seit
21.06.2017
Beiträge: 1093
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Hi Tamara,

ich habe Geburtstage, Kondolenz, Hochzeiten, Geburten und Jubiläen in 1 Ordner abgelegt, der heißt bei mir Anlässe.

Reklamationen: Da kommt es meiner Meinung nach drauf an, wie oft das vorkommt. Es könnte ein eigener Ordner werden. Bei uns liegen allerdings die Reklamationen beim jeweiligen Kunden. Also in dessen Kundenakte.

Schriftverkehr, der nicht einem (Stamm)Kunden/Lieferanten zuzuordnen ist, hängt in einem Ordner 'allgemeiner Schriftverkehr'.

LG
S-D

Wer mich nicht kennt hat viel verpennt.

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Tamimarkus

Mitglied seit
29.07.2009
Beiträge: 11
Hilfreich: 0

Vielen Dank!!!

Es klappt täglich besser.

Grüße

Tamara

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