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Hilfe! Organisation einer Projektplanung, Eilt!

daydream

Mitglied seit
28.01.2007
Beiträge: 326
Hilfreich: 0

Liebe gute Seele,

vielleicht hast Du ja eine gute Idee, wie ich es in einer Excel Tabelle aufbauen könnte?

Bin total verzweifelt und habe selbe so gar keine Idee.

Bin Dir total dankbar, ich weiß, dass Du bestimmt viel um die Ohren hast...

Hier meine mail addy: daydream252001ätyahoopunktde

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Habe Dir mal eine umgemodelte Vorlage geschickt ... wie gesagt, die basiert auf einer Dienstplanvorlage - also nicht wirklich 1:1 für Deine Zwecke geeignet. Aber allemal ein Denkanstoß

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daydream

Mitglied seit
28.01.2007
Beiträge: 326
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Wow..dankeschön liebe gute Seele! Du bist echt top!!

LG
daydream

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zzx

Mitglied seit
30.10.2006
Beiträge: 312
Hilfreich: 0

Hallo,

hier mal drei Links über Projektplanung mit XL:

http://www.online-excel.de/excel/singsel.php?f=81
http://www.add-in-world.com/katalog/projektplan/
http://www.office-loesung.de/viewtopic.php?t=61096

Wobei das Obige natürlich nicht mit 'richtigen' Programmen konkurrieren kann, wobei diese dann aber meist auch eine erhebliche Einarbeitungszeit erfordern.

Weitere Programme findest du wenn du nach dem Stichwort 'Gantt' googelst. Wenn gewünscht kann ich auch noch ein paar Links zu entsprechenden Programmen posten.

Gruss
zzx

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daydream

Mitglied seit
28.01.2007
Beiträge: 326
Hilfreich: 0

Liebe gute Seele,

vielen herzlichen Dank für die vielen sehr guten Tipps!

Auch ein Dankeschön an Dich liebe zzx!

Vielleicht zum Hintergrund:

Unsere Firma hat einen Firmenkatalog und es sind dort viele Fotos, die für viel Geld eingekauft werden. Um diese Kosten zu senken, haben wir uns gedacht einfach selber solche Fotos zu erstellen.

Hauptsächlich werden Mitarbeiter gefragt, ob sie wollen und wann sie zur Verfügung stehen könnten. Für ein bestimmtes Foto werden bestimmte Typen gebraucht. Da ich noch nicht so lange in der Firma bin, bin ich auch auf die Hilfe der in diesem Projekt mitarbeitenden Kollegen angewiesen.

Bei den Genehmigungen meinte ich die Vorstände, die das absegnen müssen. Es ist ja die Arbeitszeit in der wir es machen müssen. Bzw. vielleicht sind ja auch einige einverstanden es teils am WE zu machen.

Ich habe mir in der Excel Liste verschiedene Tabellenblätter für die verschiedenen Motive angelegt.

Ich habe noch einwenig Schwierigkeiten, wie ich die folgenden Punkte benennen bzw. wie ich diese Sachen gut übersichtlich in die Tabelle einfügen kann:

Es sollen reinkommen:

Motivname
Kurzbeschreibung
Kunstwerke
Personen
Format
Besonderheiten
Requisiten
Hilfe von
Vorher zu erledigen
To do´s
Zeitraum
Verfügbarkeit Modell
" Fotgraf
" Location
Wer muss was machen?
Wer aller pro Arbeitsschritt ist involviert?
Welche Arbeitsschritte hängen von anderen ab, wie lange dauert es?

Schade, dass man hier keine Excel Tabelle als Anhang einfügen kann, denn dann hätte ich einen Vorschlag gemacht.

Liebe gute Seele, ich danke Dir für Deine Hilfe.
Übrigends Dein Handbuch ist klasse. Du verdienst ganz ehrlich den Titel als beste Sekretärin des Jahres.

LG

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Also Fotoshootings habe ich noch keine geplant - aber Projektmanagement ist Projekmanagement. Du hast ohnehin schon eine ganze Liste zusammengestellt *g*

Für das Shooting selbst ist ja ein gewisser Zeitraum vorgegeben, innerhalb dessen alles abgeschlossen sein muss. Das können ein oder mehrere Tage sein.
Anhand von diesem Zeitfenster erstell Dir ein Raster - das ist Dein Zeitrahmen in dem Du alles unterbringen musst.
Wichtig: Wovon hängt das Shooting ab? Verfügbarkeit Modell/Fotograf/Location/ ... Wenn der Fotograf nur ab 13:00 kann und das Licht (z.B. Außenaufnahmen) nur bis 15:30 ausreicht, müssen alle Vorarbeiten bis dahin abgeschlossen sein.

Überlege Dir den ungefähren Personalbedarf (wer muss was machen, Dauer) und teile die Arbeitskräfte entsprechend zu - in Absprache mit den Leuten, damit Du weißt, ob sie überhaupt verfügbar sind.

Dabei ist wichtig festzulegen, wer aller pro Arbeitsschritt involviert ist, welche Arbeitsschritte von anderen abhängen un wie lange sie in etwa dauern. (Beispiel: Bevor die Kulisse nicht steht, kann auch die Ausleuchtung durch den Fotografen nicht erfolgen.) Welche Aufgaben können/müssen parallel stattfinden - und werden dabei die gleichen Personen benötigt (z.B. Techniker, Stylisten ...).

Wenn verschiedene Locations verwendet werden, auf ausreichend Personal achten - damit z.B. die Kulisse bei Ort A schon aufgebaut wird, während bei Ort B noch das Shooting läuft.

Ich erstelle mir da immer ein Excel-Sheet: In Spalte A trage ich die verschiedenen Personen ein - und von Spalte B - ... mache ich dann farbige Balken (wobei eine Spalte einen gewissen Zeitraum darstellt, z.B. 30min) von wann bis wann die Person im Einsatz ist und was sie macht. Dort siehst Du dann auf einen Blick welche Ressourcen Du zur Verfügung hast, wo es zu Überschneidungen kommt und wo Leerläufe sind. Plane lieber ein paar Pufferzeiten ein.
(Meine Vorlagen werden Dir leider wenig helfen, da es sich dabei um Dienstpläne handelt ..)

Es ist bei der Koordination wichtig, dass alle Fäden über eine Person (Dich?) laufen. Erstell Dir eine Liste mit allen relevanten Kontaktdaten, damit Du im Falle einer Umplanung schnell alle involvierten Personen verständigen kannst.
Wenn möglich, lass Dir regelmäßig Feedback/einen Statusbericht geben - z.B. O.K. aus der Maske, dass Modells einsatzbereit sind, dass die Kulisse fertig aufgebaut und ausgeleuchtet ist ...

Falls notwendig, notiere Dir in einer Liste, welche Requisten wann wofür wielange gebraucht werden.

Ad Auswahl Personen - sind es Mitarbeiter oder werden Modells über eine Agentur gebucht? Modells sind es gewohnt in der Maske zu warten *g* - Versuche Dir (sofern vom Budget her möglich) Springer einteilen. Die Person kommt dann zum Einsatz, wenn es anderswo zu Verzögerungen/einem Ausfall kommt. So können Leerlaufzeiten vermieden/überbrückt werden.

Ad Genehmigungen kann ich Dir leider wenig sagen - dazu kenne ich mich a.) damit nicht aus und b.) habe ich zuwenig Infos auf Grund Deiner Angaben.

Hoffe, meine Angaben helfen Dir ein wenig weiter!

LG Gute_Seele

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daydream

Mitglied seit
28.01.2007
Beiträge: 326
Hilfreich: 0

Liebe Kolleginnen,

wir werden ein Fotoshooting machen und ich muss dafür eine Liste zur Organisation erstellen, wie z.B. : Welche Requisiten werden gebraucht, welche Personen kommen für das Shooting in Frage, To Do liste, wer macht was, wann, wer trägt was. Was muss vorbereitet werden, was muss genehmigt werden und und und....

Wie geht man an so eine Planung ran? Man muss festlegen, welche Personen wann können und die Zeitplanung machen. Wenn einige Personen wegfallen muss man dann auch akribisch die Folgeplanung berücksichtigen.

Ich habe sowas noch nie gemacht. Gibt es schon vorgefertigte Tabellen, die ich übernehmen könnte?

Wer hat Erfahrung bei so einer Planung, wie muss ich vorgehen? Würde mich sehr über Antworten von Euch freuen, denn ich muss schon am Montag eine Idee abliefern.

Vielen herzlichen Dank!
Eure daydream

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