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Formulierungshilfe - E-Mail an Kollegen wegen Spesen

blaue*lagune

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30.08.2005
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Lieber am Ende mit 6 Monaten alten Belegen dastehen, die in Ordnung sind, als ständig allem hinterherzurennen. Du hast ja schließlich auch noch andere Aufgaben. Aber dein Kollege möchte doch schließlich irgendwann mal sein Geld haben, oder? Und das bekommt er eben erst, wenn alles seine Ordnung hat.

Kopf hoch

Du bist Herr deiner Worte, doch einmal gesprochen, beherrschen sie Dich.

[img:59a5764521]http://www.cosgan.de/images/smilie/haushalt/g015.gif[/img:59a5764521]

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Nacht

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Ich glaub, du hast mich nicht richtig verstanden. Die Belege sind erst in Ordnung, nachdem ich sie zig-Mal mit Kommentaren wieder zurückgegeben habe. Ich hab für so einen Mist echt keine Zeit und keinen Nerv mehr.

Ich hatte ja grade schon geschrieben: Clarissa: E-Mails wie Deine, also Auflistung welche Daten fehlen, bekommt er von mir ständig. Dann wird darauf etwas hingekritzelt, wo immer noch die Hälfte fehlt. Es geht wieder zurück, dann kritzelt er etwas auf den Beleg und es fehlen noch immer Daten. Im Endeffekt habe ich dann für einen Beleg, den eigentlichen Beleg, eine E-Mail mit Handgekritzel, ein Postit mit Handgekritzel, etc.

PS: Dieser Kollege kann locker auf ein Jahr Spesen verzichten.....

Ich hab die Nacht gesehen, ich bleibe hier.

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Nacht

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24.04.2006
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Hat mal jemand einen Wodka für mich....?

Ich hab die Nacht gesehen, ich bleibe hier.

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blaue*lagune

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30.08.2005
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OK, die Sache ist schwieriger als ich Dachte.

Erstelle im doch eine Checkliste für Dumme, welche Angaben Du für welche Belege brauchst. Und mache ihn darauf Aufmerksam, dass alle handschriftlichen Angeben in Druckschrift zu machen sind, da sonst ein Bearbeiten unmöglich ist. Dazu noch Deine "nette" Mail und die Sache hat sich.

Du bist Herr deiner Worte, doch einmal gesprochen, beherrschen sie Dich.

[img:59a5764521]http://www.cosgan.de/images/smilie/haushalt/g015.gif[/img:59a5764521]

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blaue*lagune

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[quote:98a5196a15="Schmatz"]Hat mal jemand einen Wodka für mich....?[/quote:98a5196a15]

Du bekommst einen, wenn wir uns Ffm treffen

Du bist Herr deiner Worte, doch einmal gesprochen, beherrschen sie Dich.

[img:59a5764521]http://www.cosgan.de/images/smilie/haushalt/g015.gif[/img:59a5764521]

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Nacht

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[quote:f6d7eb65c8="blaue*lagune"]OK, die Sache ist schwieriger als ich Dachte.

Erstelle im doch eine Checkliste für Dumme, welche Angaben Du für welche Belege brauchst. Und mache ihn darauf Aufmerksam, dass alle handschriftlichen Angeben in Druckschrift zu machen sind, da sonst ein Bearbeiten unmöglich ist. Dazu noch Deine "nette" Mail und die Sache hat sich.[/quote:f6d7eb65c8]

Ich hab sogar Vorlagen, die er benutzen kann! Da kann man eigentlich nichts mehr vergessen. Er benutzt sie nur nicht.
Außerdem geben wir im die genauen Gründe, warum wir die Informationen benötigen, damit er das nicht als Schikane sieht.

Ich hab die Nacht gesehen, ich bleibe hier.

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Lieber Kollege,

wir haben das Thema bereits mehrfach besprochen - leider hat sich bisher kein Erfolg eingestellt.

Wenn folgende Regeln zukünftig nicht von Dir befolgt werden, wird keine weiteren Reisekosten-/Spesenabrechnungen von mir vorgenommen.

a) Belege sind binnen einer angemessenen Frist von max. 2 Monaten einzureichen (Die Zeitspanne Juni - Dezember ist daher eindeutig zu lange)

b) Jeder Beleg ist auf einen A4-Zettel zu kleben, mit Projektangaben zu versehen und abzuzeichnen.
Belege, die anders eingereicht werden, werden wortlos retourniert und erst bearbeitet, wenn sie entsprechend aufbereitet sind.

d) Bei Telefonrechnungen ist eine Aufstellung beizulegen, welche die privaten Telefonate aus der Gesamtsumme herausrechnet. Ansonsten werden die Abrechnungen wortlos retourniert.

e) Bewirtungsangaben müssen für die Anerkennung seitens des Finanzamtes die entsprechenden Angaben aufweisen. Diese Angaben können nur von Dir gemacht werden, da ich bei den Meetings nicht anwesend bin! Belege ohne die notwendigen Angaben können nicht berücksichtigt werden!

f) für alle Angaben auf den Belegen/Abrechnung gilt: vollständig & leserlich, ansonsten werden die Belege wortlos retourniert und erst bearbeitet, wenn sie entsprechend aufbereitet sind. Bitte bedenke: Das Hin- und Herreichen nimmt Zeit in Anspruch und Du bekommst Dein Geld später ausgezahlt. Es liegt daher an Dir, wie rasch die Auszahlung erfolgen kann!

Des weiteren möchte ich anmerken, dass die Bearbeitung der Spesen-/Reiseabrechnungen einige Zeit in Anspruch nimmt und daher eine Erwartungshaltung von 2 Tagen nicht realisierbar ist. Sobald die Abrechnung freigegeben ist, wirst Du verständigt - häufiges Nachfragen verzögert mehr, als dass es beschleunigt!

Im Sinne einer guten Zusammenarbeit, ersuche ich ein letztes Mal die Regeln - die für alle gelten - in Deinem eigenen Interesse einzuhalten!

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bramble

Mitglied seit
27.02.2006
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WOW Gute Seele. Ich bin beeindruckt! :shock:

Liebe Gruesse
Bramble [img:c4b134337d]http://www.move2nz.com/member/forum/images/emotions/hehe.gif[/img:c4b134337d]

[color=green]Just relax and have fun... it's amazing what you can achieve![/color]

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Ich auch - anscheinend geht mein Hirn besser, wenn ich krank bin *g* Das war nun also nicht ich, das war mein Fieberrausch ...

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Nacht

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24.04.2006
Beiträge: 1054
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Könnt ihr bitte mal schauen? Mir platzt grad schon wieder der Hals und ich will nicht, dass die E-Mail zu böse wird. Sie soll aber auch sehr bestimmt und deutlich sein.

Kollege,

wieder habe ich nicht nur mehrere Stunden, sondern Tage gebraucht, Deine Reisekosten/Spesenabrechnungen zu bearbeiten.

Es kann nicht sein, dass

a) ich im Dezember Belege für Juni von Dir bekomme
b) Belege so klein zusammengefaltet sind, dass ich erst mal alles mühsam auseinanderpfrimeln muss (Gerne besorge ich Dir eine Brieftasche, in der Du die Belege ungefaltet reinlegen kannst)
c) bei 80% der Belegen die Projektangaben fehlen, sodass ich immer hinterher rennen muss
d) die Telefonrechnungen nie ausgerechnet und private Anrufe vermerkt sind, sodass wir wieder sehr viel Zeit dafür verschwenden, das für Dich zu machen
e) die Bewirtungsangaben bei 100% der Belegen nicht ausreichend sind und ich auch hier immer wieder alles einzeln aus der Nase ziehen muss
f) falls Angaben gemacht werden, sind sie nie vollständig und so klein aufgekritzelt, dass es sehr schwer fällt, sie zu verstehen

Sollten in Zukunft Deine Abrechnungen nicht den Anforderungen entsprechen (diese wurden schon mehrfach kommuniziert), werde ich sie unbearbeitet an Dich zurückgeben.

Schmatz

PS: Mich 2 Tage nach Abgabe eines solchen 'Haufens' zu fragen, wann Du mit dem Geld rechnen kannst, finde ich....

Ich hab die Nacht gesehen, ich bleibe hier.

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